# Comece Aqui: Systematize Your Business com ProcessDriven Transcrição de: [COMECE AQUI para Systematize Your Business com ProcessDriven](https://www.youtube.com/watch?v=iZBZvtuCENo) (09-01-2025 06: 06: 26) ## Vídeo 1: - [Aqui é o link do vídeo](https://www.youtube.com/watch?v=iZBZvtuCENo) - (Idioma: en) Para sistematizar seu negócio, comece primeiramente mapear tudo o que você faz num diagrama que se parece com isso (apenas 100 vezes maior). Divide tudo que você tem atualmente pela pessoa na sua empresa. "Norman, o motivo para criar todas essas políticas e procedimentos é porque eu não tenho tempo em meu negócio e todo vídeo quer me dar mais trabalho. Observe que há um botão de reset neste controle. " Para sistematizar seu Negócio, você apenas precisa gravar as receitas de o que sua empresa faz. É mesmo divertido todo esse trabalho! Basta entrar no Google Docs e começar preenchendo o minha guia de 12 páginas para cada coisa que você faz. Você pode criar Sistemas de Negócio usando o meu software de registro de processos. Apenas custa $99 por usuário por mês, mas ao assinar e passar alguns horas escrevendo-as (isso será todo o seu negócio) é um valor muito bom! Mas primeiro é necessário construir uma guia de documentação de processos, um index dos procedimentos que temos, com a norma mínima de Qualidade Assurada. "Ah, talvez que esqueceu de desligar o modo de moda técnica. Norman, ok desligando o modo de técnico. Alguém pode tornar o trabalho diário que precisa fazer em seu negócio mais calmo e relaxado e previsível seguindo cinco simples passos para criar Sistemas de Negócio. No vídeo, eu vou estar desmontando estes cinco diferentes recursos com exemplos e aplicações práticas que você pode tentar. Mas este todo estratégia e o que estou compartilhando aqui é realmente desenhado para equipes leveis, startups, donos de empresas pequenas, a pessoas que querem que sua operação seja executada de forma eficiente, mas não querem sacrifíciar velocidade, não querem ser lentos, não querem uma tonelada de burocracia para fazer as coisas acontecer, não querem diagramas impressionantes que ninguém lerá ou atualizará, eles apenas querem que as coisas sejam feitas. " É importante então ter certeza de permanecer no vídeo até o final, pois cada etapa compila na outra, e você vai precisar entender cada uma destas peças para implementá-la em seu negócio. Depois de assistir este vídeo, vamos começar. . . ## A primeira coisa que desejamos fazer quando pensarmos em construir Sistemas de Negócio é entender quais somos. Para muitos de vocês que já operaram o seu negócio por alguns anos, isto pode somente soar um passo simples: escreva o que eu faço. Mas, para muitos de nós, a realidade é que escrever todos os detalhes de nossa empresa pode ser um pouco difícil. Nossa equipe aqui já trabalhou com mais de 1 700 empresas para documentar suas operações e sistematizar as mesmas, e apenas posso contar sob o dedo duas de nós que capturaram o que eles realmente faziam quando eles estavam apenas trabalhando pela memória. Então, como você não superou o meu time, talvez se vá escrevendo o que você faz, consiga pegar mais coisas do que você tiraria da memória. Por que isso é importante? Pois dessa forma, podemos voltar mais tarde e dizer "Ah, eu escrevi que eu onboard clients, mas esqueci que eu também offboard clients. Escreva isso aqui. " Ou "O assunto é que realmente produzo vídeos no YouTube, mas esqueci que também produzo posts no Instagram. " Bem, isso é apenas algumas coisas que você pode fazer. A intenção aqui é produzir uma lista (ou um diagrama) de toda aquela série de coisas que você e sua equipe fazem. Para exemplificarmos algumas coisas que podem aparecer neste mapa, vamos examinar um trecho de minha própria empresa aqui em "process driven", que é o que você está pensando agora. Cada atividade que fazemos pode ser categorizada numa área de responsabilidade (ADR). A área de responsabilidade de "managing a YouTube channel", por exemplo, pode ser dividida em três categorias de coisas: "produzindo vídeos", "editando vídeos" e "publicando vídeos". Se minha empresa só produzisse conteúdo em canais do YouTube, isto seria a única Categoria de atividades, mas a maioria das empresas faz mais coisas, então este diagrama pode ficar bastante detalhada. A coisa mais importante é, realmente, saber o que fazemos. Isto é, a primeira etapa é a etapa mais importante nessa jornada para montar Sistemas de Negócio. Durante este vídeo, estarei tentando responder às perguntas mais comuns sobre esta primeira etapa. - Pergunta 1: Do eu ter que ter tudo? Sim, parece um passo impossível, mas como dito antes, escreva apenas aquilo que você faz agora. Mais adiante em uma etapa o poderá refinar essa tabela e adicionar dados de qualidade. - Pergunta 2: Quanto detalhamento? Eu observo que eu apenas publico, edito e produz, eu preciso ser mais detalhado? Depende da empresa e da sua operacionalidadade. O objetivo é começar com uma tabela simples com nome da ADR, o que ela faz e como é feito. Depois, conforme a empresa crescer, tanto quanto os produtos e suas operações, você pode continuar refinando, adicionando elementos, e tarefas. Mas o que importa é não se detenha na primeira vez. - Pergunta 3: O que acontece se a area de responsabilidade se interconecta a várias coisas? Por exemplo, edito vídeos para o canal do YouTube e também para os cursos. Eu devo separar isso agora? Deve-se separar em diversas área de responsabilidade para cada respetiva tarefa agora. Mais adiante, você pode utilizar esta tabela de área de responsabilidade que você montou e trabalhar para identificar e eliminar a over-lap. - Pergunta 4: Por que jargões? Normalmente a ideia é que as pessoas construam procedimentos e processos que sejam fáceis de serem entendidos. A minha ideia aqui é que você comece com um livro de receitas (standard operating procedure, em inglês), que seja fácil de entender para qualquer membro da equipe. Torna-se mais difícil para você refinar a partir de lá. - Pergunta 5: Posso começar o ponto 3? É possível que a primeira etapa dependa do passo 3, o que eu inclua apenas na área de responsabilidade se joga bem com o passo 3? Sim, é possível começar na segunda etapa. É importante entender primeiro quais tarefas você faz, para então definir quanto tempo cada uma delas leva. Agora, ocupemos nesta etapa a segunda etapa e estudaremos mais a duração de cada tarefa nas próximas semanas. - Pergunta 6: Azula se o sistema inteiro depende da ferramenta que você utilizar? Sim pois é importante que você utilize alguma tecnologia que ajude a armazenar essas informações, posso recomendar várias soluções. O recurso DoInk Connect, por exemplo, é uma plataforma que reúne tudo: gravadores de vídeo, editor de vídeo. . . É uma plataforma fácil de usar que não deixa a outra metade estar presa. Outra solução trazida porém lida apenas com documentos. A solução tem de te agradar e não quebra o teu orçamento. Na minha humilde opinião a Microsoft OneNote é uma excelente ferramenta para ajudar a preencher essas informações. - Pergunta 7: Como faço para entender os processos se eles são complexos ou tem várias etapas? Se quando você começa a preencher as tabelas você se pergunta como vai conseguir entender tudo isso, se você está prestes a culpar a prayer potok, não seja. Existem soluções que ajudam nisso. Poderia por exemplo escolher a função "edição colaborativa" que muitas das ferramentas citadas no citado item 6 possuem, que irão te ajudar a seguir o passo a passo da tarefa. Além disso, existem, como a solução InvenTree, que é usada em casos a mais complexos, requerendo o uso de vários computadores a caso. Mas será preciso do teu prazer e da disponibilidade financeira. Outra ferramenta menos sofisticada, no entanto, é a famosa post-it. Coloque cada tarefa em um post-it e coloque esses post-its por ordem. E quando você olhar para essas tarefas é mais fácil de entender as relações entre as tarefas. Boa sorte em iniciar seu Sistema de Negócio. # Documentando Sistemas de Negócios: Documentando o "Como" Este guia te ajudará a compreender a importância de documentar o "Como" dos processos de negócios, e proporcionar uma abordagem simples para a gravação de receitas de negócios. ## Pré-requisitos Antes de mergulhar no passo "Como", é importante ter uma compreensão clara dos seguintes pontos: 1. **O Que** você está fazendo 2. **Quantas vezes** você está fazendo isso ## O Passo "Como" ### Documentando o "Como" dos que Fazemos O passo "Como" é semelhante à gravação de receitas na cozinha. Contudo, em vez de cozinhar, estamos documentando os processos de negócios. Aqui estão as duas categorias mais comuns para a gravação do "Como": 1. **Mapear Processos** - A mapa de processos é semelhante a um diagrama de fluxo, um termo mais sofisticado para uma representação visual de um processo. Útil para pensadores visuais ou processos complexos que são difíceis de se entender. - No entanto, a mapa de processos não deve ser o destino da sua jornada de documentação de processos. É melhor usado como uma ferramenta de ideias, não como uma ferramenta de manutenção contínua. 2. **Equipamento de Processos** - O equipamento de processos se refere a documentos vivos e editáveis que são fáceis de editar e acessíveis em ferramentas de trabalho diário. - Exemplos de equipamento de processos incluem listas de verificação, procedimentos padrão (PSP), plantelhas, árvores de decisão. - Estas formas de equipamento ajudam a tornar os processos mais fáceis, rápidos e coerentes executarem. ## Exemplos de Equipamento de Processos ### Gerenciamento de um Canal de YouTube - **Plantelha de Edição de Vídeo**: Um arquivo com sons padrão, terceiras inferiores e outros boberinhas para tornar os vídeos consistentes. - **Pasta de Arquivos no Google Drive**: Organização consistente das pastas para o acesso fácil ao conteúdo de vídeo. - **PSP para Publicação de um novo vídeo**: Instruções passo-a-passo para a publicação de um novo vídeo. - **Verificar antes de Gravar - Lista de Verificação**: Uma lista de passos para garantir um processo de gravação fácil. - **Plantelha para Escrita de Scripts**: Um template para escrita de scripts de vídeo. ## Perguntas Frequentes sobre o Passo "Como" 1. **Quantos Auxílios Eu Preciso? ** - A quantidade de auxílios que você precisará variar de acordo com o tamanho da sua empresa e os seus objetivos. Escreva o suficiente para que o trabalho seja mais fácil, mais coerente e com menos erros. 2. **Quantos Detalhes Eu Preciso Põr Em Meus PSP? ** - Os PSP devem ser suficientemente detalhados para fornecer instruções claras, mas não de modo excessivo que se tornem sobrecarregados ou difíceis de seguir. 3. **Onde Colocar os Documentos de Instrução? ** - Use um software de gerenciamento de trabalho para organizar todos os seus documentos de instrução em um único local. Isso facilita o encontrá-los e acessá-los quando necessário. 4. **Tenho que Documentar Todo antes de Hirear Alguém? ** - Você não precisa ter documentado tudo antes de hirear alguém. As descrições de postos de trabalho devem incluir o que precisa ser feito, quando e o nível de detalhe exigido para o trabalho. 5. **Quem é Responsável por Que? ** - Define as responsabilidades pelo "O Que" (tarefas ou áreas de responsabilidade). Atribeir alguém que é responsável por cada tarefa ou área. Por seguirem estes princípios, você estará bem no caminho para criar um negócio sistematizado que corre com sucesso e eficientemente. # Documentação de Responsabilidades: Uma Aproximação Moderna Este documento pretende fornecer uma abordagem moderna à documentação de responsabilidades, com particular ênfase na utilização de sistemas de gerenciamento de tarefas ou software de gestão de trabalho. ## A Abordagem Tradicional Você talvez tenha encontrado conselhos sobre a criação de diagramas organizados por função de responsabilidades, frequentemente encontrados em contextos de gerenciamento de projetos. A embora esta estratégia seja utilizada por muitos, acho que ela é, de alguma maneira, um pouco desatualizada. O desafio desta abordagem é que muitas pessoas não consultam documentos, especialmente em PDF ou Word. ## A Abordagem Moderna: Campos de Atribuição Em vez disso, recomendo fortemente utilizar sistemas de gerenciamento de tarefas ou software de gestão de trabalho para documentar e atribuir funções. Se registaram todas as suas áreas de responsabilidade dentro do instrumento de sua escolha, você pode simplesmente atribuir estas utilizando o campo de atribuição que a maioria dos sistemas oferece. Isso permite a atribuição específica de responsabilidades a membros do seu time. **Exemplo: ** ``` - Lila: Produção - Redação: Purple (Redactor) - Publicação: Alex - Gestão do Canal do YouTube: Mariah ``` **Possíveis Modificações: ** Também é possível quebrar as responsabilidades por funções, o que pode ser útil se as funções mudarem: ``` - Criador de Conteúdo - Lila (atual) - Assistente de Produção - Assistente contratado (futuro) - Gerente de Projeto - Gerente de Projeto (atual) ``` Os benefícios de quebrar as responsabilidades por funções incluem a futuro-proofing ao definir as responsabilidades pela função do cargo, em vez de pessoas específicas. Você poderá mudar seus membros do time, mas as funções permanecerão constantes. ## Perguntas Frequentes **Pergunta: O que fazer se eu sou um solopreneur? ** Se você é um solopreneur, está a cargo de todos os processos. No entanto, em alguns casos, você pode automatizar alguns processos ou contratar contractors a cada tarefa. A documentação de seus processos ainda é útil, pois ajuda a garantir a eficiência e pode ajudar no processo de incorporação se as circunstâncias mudarem. **Pergunta: Quando devem-se documentar os processos? ** Se tiver funds suficientes de origens externas (por exemplo, capital de risco, crédito), considere documentar os seus processos cedo, especialmente na etapa "Quem". No entanto, se for auto-financiado, foco na figuração das etapas "Quando" e "Como" primeiro para que possa contratar funções de execução de nível inferior antes de se mudar para investimentos maiores. **Pergunta: Como posso aprender mais sobre este assunto? ** A maestria na documentação e delegação de responsabilidades é um assunto com muitas fontes disponíveis. Recomendo a leitura do livro "Who Not How: Get the Right People on the Bus, the Right People in the Right Seats, and the Right People Doing the Right Things" por Benjamin Hardy e Dan Sullivan. ## O Último Passo: Melhoria A melhoria é um processo permanente, sem fim para sistemas de negócio. Isto envolve fazer os "O Que", "Quando", "Como" e "Quem" melhores ao longo do tempo. Aqui está um exemplo de três maneiras de melhorar seus processos: 1. **Registre as Ideias: ** Comece a registar suas ideias para melhorias de processo. Tenha um sistema para a coleção e gestão de ideias de both internas e fornecidas pelo cliente. 2. **Métricas: ** Faça um registo frequente de números-chave em seu negócio. Isso pode ajudá-lo a identificar tendências e áreas que necessitam de melhoramento. 3. **Registre os Erros: ** Registre os erros em seu sistema é uma ótima forma de melhorar os processos. À medida que passa o tempo, análise estes erros para encontrar padrões, aprenda-se com os seus erros e desenvolva soluções para prevenir erros futuros. \ **Registar Ideias: ** Comece a registar as suas ideias de melhorias de processo. Tenha um sistema para a coleção e gestão de ideias de fornecidos pelo cliente. 2. **Métricas: ** Faça um registo frequente de números-chave em seu negócio. Isso pode ajudá-lo a identificar tendências e áreas que necessitam de melhoramento. 3. **Registre os Erros: ** Registre os erros em seu sistema é uma ótima forma de melhorar os processos. À medida que passa o tempo, análise estes erros para encontrar padrões, aprenda-se com os seus erros e desenvolva soluções para prevenir erros futuros. \ # Guia para Pesquisa de Palavras-chave: Desmentindo Mitos Comuns e Aceitando Seu Conhecimento em Casa ## Introdução Neste guia, exploraremos as mentiras comuns sobre a pesquisa de palavras-chave, especialmente no ambiente de negócios online. Também destaque a importância de aceder ao conhecimento da sua equipa para melhoria dos processos. ### Passos para Pesquisa de Palavras-chave Mais Eficaz 1. Comece documentando os seus processos e sistemas com o conhecimento que já possui. Tu sabes mais do que pensas! 2. Análise a sua documentação e identifique áreas para melhoria. 3. Colabore com a equipa para ideias e comentários para melhorar ainda mais os teus processos. 4. Procure especialistas ou recursos específicos quando necessário para desenvolvimento e otimização adicional. ### Os Tesouros Escondidos na Equipa Muitas melhorias bem-sucedidas vem do fruto baixo que já está na equipa. Por vezes, estas melhorias ficam sem ser ouvidas porque o CEO ou superiores não estão abertos ao cambio ou não estão a ouvir os funcionários de primeira linha. Aqui está um exemplo real da falta de comunicação que pode afetar os processos de melhoria: Um contratado que trabalhava para uma empresa estava frustrado com o tempo de processamento excessivo dos pedidos dos clientes. Depois de discutir com o pessoal do escritório, encontraram que os empregados desejavam passar para um sistema digital, pois sentiam que o processo atual era ineficaz. No entanto, as suas ideias foram ignoradas devido à resistência do CEO, e apenas as suas ideias foram sempre implementadas. #### Lição aprendida: Encourra a comunicação aberta entre equipas para ouvir e considerar as sugestões dos que conhecem os processos diários melhor. ### Perguntas Frequentes **Pode fornecer um exemplo real de melhoria de processos? ** Sim, pode assistir ao vídeo intitulado "[Erros dos Clientes e Como os Tratamos - Um Exemplo Real de Melhoria de Processos](https://www.youtube.com/watch?v=g30mebrH-pw)" para aprender sobre um exemplo de melhoria de processos que implementamos aqui em Process Driven. **Preciso investir em software de computador caro ou contratar especialistas para a pesquisa de palavras-chave? ** Não, embora procurar orientação externa e recursos possa ser útil, não é necessário iniciar o seu jornada de pesquisa de palavras-chave com investimentos em software ou contratação de especialistas. Utilize o conhecimento existente da equipa da empresa primeiro para criar uma base para o seu processo. Quando estiver pronto para refinar e otimizar o seu processo, pode então considerar contratar especialistas externos. --- ### Secção Adicional: O Poder dos Sistemas Empresariais Aprender a documentar, otimizar e manter os sistemas empresariais é semelhante a manter um exercício no ginásio. Este processo lhe equipa com as ferramentas necessárias para lidar com as operações diárias eficazmente e preparar-se para situações imprevistas. **Aqui estão quatro passos iniciais para a definição da Fundação de Sistemas Empresariais: ** 1. Defina o seu Nível Inicial: Esta tarefa envolve a definição de um quadro claro para os processos, que será mantido e atualizado ao longo do tempo. 2. Identifique os principais stakeholders: Defina papéis e responsabilidades clar # Documentação de Procedimento Diário: SOP do YouTube Este documento serve como referência para os procedimentos diários relacionados à criação de vídeos no YouTube. Como a pessoa mais experiente em nossa equipa em questões do YouTube, será eu o autor principal e referência durante o processo de escrita. ## Conteúdos 1. **Introdução** - Propósito da SOP - Visão Geral 2. **Passos de Início e Término** - Passo 1: Identificação do Tópico - Passo 2: Pesquisa de Pontos Chave - Passo 3: Escrita de Script e Planear Vídeo - Passo 4: Gravação e Edição de Vídeo - Passo 5: Publicação e Promoção de Vídeo 3. **Informações Adicionais e Considerações** - FAQs - Problemas Comuns e Soluções - Entradas e Saídas - Materiais Requeridos - Lista de Controle de Saúde mental 4. **Review e Ajustes Futuros da SOP** ## Introdução O propósito desta SOP é documentar o processo de criação de vídeos no YouTube. A seguir à SOP, estejamos à procura de streamlinhar o processo e reduzir o tempo necessário para criar vídeos de alta qualidade. ### Visão Geral Esta SOP apresenta os passos necessários para criar um vídeo no YouTube, com um importante ênfase na brevidade, itens destacados, e imagens, capturas de tela ou vídeos quando necessário. A SOP terá continuidade de revisão e atualização conforme necessário. ## Passos de Início e Término 1. Identificação do Tópico: Realize uma pesquisa em tópicos populares e relevantes para o público alvo. 2. Pesquisa de Pontos Chave: Campo de informação no tópico, centrando-se nos pontos mais importantes e nas perguntas que o público alvo possa ter. 3. Escrita de Script e Planear Vídeo: Escreva um roteiro curto para o vídeo, incluindo quaisquer visualizações ou capturas de tela relevantes. 4. Gravação e Edição de Vídeo: Grave o vídeo e edite para garantir a clareza, coerência e qualidade. 5. Publicação e Promoção de Vídeo: Publique o vídeo no YouTube, e promoção através de redes sociais, email, e outros canais. ## Informações Adicionais e Considerações ### FAQs 1. Q: Onde posso encontrar tópicos para criar vídeos do YouTube? A: Fazer réplica de pesquisa em tópicos populares e em tendência na sua nicha, assim como em questões comuns que o seu público alvo possa ter. 2. Q: Quantas durações devem minhas vídeos ter? A: As durações dos vídeos devem ser suficientes para abordar o tema de forma abrangente mas devem ser concisos e diretos. ### Problemas Comuns e Soluções 1. Problema: O vídeo não é claro e coerente. Solução: Revise o roteiro e o vídeo, fazendo ajustes conforme necessário para garantir que o vídeo está claro e fácil de seguir. 2. Problema: O vídeo é demasiado longo. Solução: Remova informações inadaquate e se concentre nos pontos mais importantes. ### Entrada e Saída 1. Entrada: Tópico, materiais de pesquisa, equipamento de gravação de vídeo, software de edição. 2. Saída: Vídeo no YouTube, Conteúdo promovido, documentação do processo. ### Materiais Requeridos 1. Materiais de pesquisa (tópicos, artigos, vídeos, etc. ) 2. Roteiro 3. Equipamento de Gravação de Vídeo 4. Software de Edição (Adobe Premiere Pro, Final Cut Pro, etc. ) ### Lista de Controle de Saúde mental 1. Tópico é relevante e audience-focused 2. Pontos chave são abordados e coerentes 3. Vídeo é de boa qualidade, claro, e engajante. 4. Vídeo é promovido através de múltiplos canais. ## Review e Ajustes Futuros da SOP Esta SOP será revisita e ajustada conforme necessário para garantir permanente e atualizada. Ao editar um vídeo a SOP será referenciada para fazer quaisquer ajustes ou adições necessário. A SOP está pronta para sua primeira tentativa, e poderá ser aperfeiçoada com seções adicionais (por ex. lista de controle de saúde mental, materiais necessários, etc. ) conforme necessário. Esta SOP pode ser modificada para se adequar á necessidades específicas da sua empresa. Se tiver quaisquer dúvidas ou sugestões, por favor, lhe deixe uma mensagem abaixo. Se este vídeo te for útil, por favor, dê-nós um like e inscreve-se, e não se esqueça de deixar uma mensagem abaixo. Voltaremos com outro vídeo logo! --- Video 3: [https://www.youtube.com/watch?v=DAC3YQgLv5E](https://www.youtube.com/watch?v=DAC3YQgLv5E) (Idioma: en) Se pretender melhorar a experiência do cliente, a lucratividade e a produtividade, existe um exercício que precisa aprender: mapeamento de processos. Este método tradicional, datado desde os anos 20, é muito valioso a ignorar. Neste vídeo, vou te dar todo o que precisas de saber sobre o mapeamento de processos, incluindo os métodos, software e erros comuns a evitar. Ao criar uma diagramação visual que resume a série de passos necessários para atingir os resultados específicos, o mapeamento de processos torna as tarefas intangíveis na sua empresa visíveis e tangíveis. Este vídeo se concentra no lado service da coisa e usa quatro símbolos para diagramar: retângulos para ações, diamantes para decisões, elipses na forma de retângulo para pontos de início e fim, e setas para conectar os passos juntos. Não importa o quanto use software de mapeamento de processos, é não necessário. Começa a fazer utilizando um quadro branco ou notas umaAdhesivas, e convide a teu time a colaborar na criação do diagrama de processo. Escrivendo o que fazes e reconsiderando-o críticamente irás te dar insights e realizações que ajudarão a melhorar a operação da empresa. Boa suerte no mapeamento de processos! # Mapeamento de Processos: Uma Guia Compreensiva para Melhores Processos de Negócio ## Introdução Este guia foi projetado para oferecer informações valiosas na criação de mapas de processos em ambiente de grupo, sobretudo para equipes distribuídas. Abordaremos as melhores opções de colaboração digital, os passos para criar um mapa de processos e métodos para melhorar um processo existente. ### Opções de Colaboração Digital Se você trabalha remotamente e a sua equipe não se encontra fisicamente na mesma sede, sugiro mudar-se para uma solução de colaboração digital de quadro branco. Para uma experiência digital básica, considere usar ferramentas como PowerPoint ou Google Slides, em que é possível manipular apresentações ao estilo de quadro branco. No entanto, se desejar a experiência digital ótima, recomendo fortemente usar um quadro branco digital. Alguns benefícios dos quadros branco digitais inclui: 1. **Espaço Ilimitado**: Em quadros branco digitais, você pode ir ao infinito, eliminando a preocupação de se esgotar o espaço. 2. **Flexibilidade**: Qualquer ferramenta de quadro branco que você escolher funciona bem, mas meus favoritos pessoais são o Canva Whiteboard e o Whimsical, que irei demonstrar neste vídeo. ### Criando um Mapa de Processos Um mapa de processos é valioso em dois casos comuns: para melhorar um processo existente ou para criar um novo um. Em ambos os casos, um mapa de processos pode ajudar você a organizar suas ideias e identificar áreas para melhoria ou claração. #### Passos para Criar um Mapa de Processos 1. **Definição do Início e do Fim**: Para criar um mapa de processos, comece por identificar os limites do seu processo, que são o início e o fim. Por exemplo, se quiser melhorar o processo de produção de um vídeo no YouTube, o início poderá ser "Tenho uma ideia para um vídeo", e o fim pode ser "O vídeo é publicado". Estes são os limites do processo que você deseja melhorar. 2. **Limitação do Scope**: Dependendo da complexidade do seu problema, você pode querer uma parte específica do seu processo em foco. Por exemplo, se estiver tendo dificuldades com roteirização de vídeos, seu foco pode ser "Tenho uma ideia de vídeo" a "A roteiro está completo". 3. **Criando o Mapa de Processos**: Com o seu início, fim e escopo definidos, crie um quadro vazio de processo e esboce as etapas chave de seu processo. 4. **Melhorando o Processo**: Quando tiver criado o seu mapa de processos, poderá começar a fazer melhorias para que o processo se torne mais eficaz. O método de melhoria dependerá de suas metas específicas. Por exemplo, se estiver procurando melhorar a experiência do cliente, você poderá captar as emoções e experiências do cliente em cada estado. ### Atualização Se você desejar ver um vídeo a seguir no assunto (Experiência do Cliente, Falhas de Comunicação e Falta de Productividade, ou Rendimento), basta deixar uma votação nos comentários abaixo. Vamos produzir um vídeo seguir a ficheiro a respeito do tema com mais votos. **Recursos Adicionais** - [Aproximação Geral a Melhoria de Qualquer Processo] (https://www.youtube.com/watch?v=Ezf72VMzQZU) (Inglês, YouTube) ## Procedimentos Operacionais (SOPs) de Escrita em 15 Minutos Ou Less Nesta seção, abordaremos uma guia de sete passos para escrever os procedimentos operacionais (SOPs) de maneira rápida e eficiente. 1. **Copia de Segurança da Sua Plantilla**: Comece copiando sua plantilla do SOP. Ter um modelo macesso fará o processo mais simples e rápido. 2. **Defina o que você está Criando o SOP para**: Identifique a área do seu negócio e use o "Como Escrever um SOP" para o título do seu SOP. Por exemplo, "Como escrever um vídeo de script", "Como faça a faturar um cliente", "Como processar uma testemunha". 3. **Não Crie os SOPs para coisas que não precisam**: SOPs são instruções que descrevem passo a passo, o que fazer algo. Focus em temas que são imediatamente úteis para o negócio. 4. **Defina a Responsabilidade**: identifique o SME (Expert) Mate-Primeiro e o Autor (Donatário) para o SOP. O SME influencia a estratégia enquanto o Owner escreve a procedimentos. 5. **Criando o SOP**: Você poderá escrever por você mesmo, ou gravar um vídeo e transcrever usando ferramentas como Loom ou Google Meet. Como tiver o transcrito, utilizá-lo para formatá-lo com o chat GPT como um SOP. 6. **Tweak a Saída**: A saida gerada pelas AI também pode requerer pequenas alterações para adaptá-la às suas necessidades específicas de processo. 7. **Mantém o SOP**: Atribua o SOP Donatário para manter, atualizar e solidão do SOP na sua equipe. Ao completar o processo em 15 minutos ou menos, é importante escrever o SOP em um formato escrito para futura revisão e atualizações. Usar um quadro branco digital pode ajudar na facilidade deste processo. **Guia para a Criação de Sistemas Empresariais: Uma introdução aos Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) лет Creating Business Systems Guide: An Introduction to Standard Operating Procedures (SOPs)** ## Visão Geral Este guia fornece uma esquematização de como criar Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) para melhorar os processos de sua empresa. ### Etapas Chaves para a Criação de Eficientes SOPs 1. **Identifique o Ponto Inicial e o Resultado Desejado: ** Determine o ponto inicial (início) e o resultado desejado (fim) para cada SOP. 2. **Defina as Etapas: ** Quebre cada processo em etapas manejáveis do ponto inicial ao ponto final. 3. **Defina Propósito, Entradas e Saídas: ** Faça uma clara intitulação do propósito do SOP, os recursos necessários (entradas), e os resultados esperados (saídas). 4. **Colabore e Melhore: ** Encourage team members to use and improve the SOP by providing feedback and making continuous improvements. ## Mapeamento do Processo 1. Identifique o processo que pretende criar um SOP. 2. Visualize o processo usando diagrama de fluxo, esquema, ou outros auxilios visuais para ligar as etapas e mostrar como elas se interagem e confrontam umas às outras. 3. Quebre processos complexos em processos de gerência de SOPs menores, para melhor entendimento e manutenção. ## Boas Práticas * Mantenha os SOPs modulares, manejáveis e táticos, com menos de oito etapas. * Use um formato claro e consistente para todos os SOPs para que eles sejam fáceis de entender e manter. * Use passos específicos e medíveis para ajudar os membros do time a alcançarem o resultado desejado. * Encourage team members to innovate within the bounds of the SOP, while allowing for flexibility. * Use ferramentas online (e. g. , Trello, Asana, Google Docs) para rastrear SOPs e fazer revisões necessárias. --- ## Plantel de SOP de Exemplo ### Propósito Declare o propósito do SOP, incluindo o resultado desejado. ### Entradas Liste qualquer recurso necessário para completar o SOP, como acesso a software, livros, ficheiros ou respostas. ### Etapas 1. Passo 1 2. Passo 2 3. Passo 3 4. Passo 4 ### Saídas Defina o que a vitória (ou seja, o sucesso) para este processo, incluindo tanto resultados medidos como não medidos. --- ### Dicas Adicionais 1. **Cada passo deve ser um resultado: ** Cada passo deve representar um resultado claro e executável que o leva mais perto do resultado desejado. 2. **Keeping it simple: ** Alvo para uma linguagem e um formato conciso e fácil de entender para ajudá-lo rapidamente a captar os membros do time o SOP. 3. **Revise como necessário: ** Encourage team members to make changes to the SOP as they identify areas for improvement. 4. **Rastreamento de mudanças: ** Use o controle de versão para rastrear as revisões ao SOP e fazer presas rápidas se necessário. --- ## Recursos * [Vídeo 1: Criação de Pesquisa Empresarial](Vídeo 1: Criação de Pesquisa Empresarial) * [Vídeo 2: Processo de Reposicionamento de Conteúdo](Vídeo 2: Processo de Reposicionamento de Conteúdo) * [Vídeo 3: sistematização de sua empresa - Guia completo](Vídeo 3: sistematização de sua empresa - Guia completo) --- Criar SOPs é parte essencial de sistematizar uma empresa e melhorar os seus processos. Por seguir melhores práticas e mantendo os SOPs modulares, claros e concisos, aumentará sua eficiência, eliminará confusão e facilitará para que os membros do time façam seguirem as boas práticas. # Mapeamento de Processos e Construção de Equipamentos ## Visão Geral Este documento descreve os passos para mapear um processo e construir equipamentos para suportá-lo, com um foco na criação de modelos, na utilização de tecnologia e na incorporação de membros do time para um fluxo de trabalho suave. ### Mapeamento do Processo 1. **Mapear os passos principais: ** Tente mapear o processo em aproximadamente 20 minutos. ``` Não gaste muito mais tempo do que isso. Utilize fitas adesivas ou ferramentas digitais como Whimsical, Mural, Google Draw ou Lucid Chart para mapear o seu processo digitalmente. ``` ### Construção de Equipamentos 2. **Criar Modelos de Processo: ** Os modelos são uma maneira rápida e gratuita de otimizar o processo. - **Exemplo: ** repuração de conteúdo para vídeos do YouTube - **Lista de Tarefas: ** Identifique as necessárias modelos (modelo de blog, modelo de newsletter de email, etc. ) e crie-os na ferramenta apropriada (ClickUp, Notepad, Word, etc. ). 3. **Utilizar Tecnologia: ** Utilize ferramentas para gerir tarefas e fornecer instruções baseadas nos modelos criados. - **Exemplo: ** ClickUp para gerenciamento de instruções e prompts - **Automatização: ** Considere utilizar ferramentas como Dubsada ou Honeybook para automatizar fluxos de trabalho. 4. **Puxar o Time: ** Membros do time executam tarefas personalizadas para a sua competência, liberando tempo. - **Lembre-se: ** Delegue tarefas que não podem ser automatizadas ou templatizadas a membros do time. ### Utilização do Processo 5. **Experimentar o Processo: ** Coloque o mapa, os modelos e os equipamentos em prática. - **Documentação: ** Documente o processo para que seja claro e fácil de seguir. - **Melhoria Contínua: ** Melhore continuamente o processo através de feedback e modificações. ## Exemplo: Processo de Repuração de Conteúdo Exemplo de como criar uma Lista de Tarefas para edição de conteúdo e entrar na programação de um agendador de conteúdo social. ## Recursos - [Vídeo 6: Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) de ClickUp](https://www.youtube.com/watch?v=JnLH1SQFL80) (Inglês) Quando começar a mapear processos e a construir equipamentos, lembre-se de gozar no processo e continuar a melhorar os seus fluxos de trabalho. Reserva tempo para documentar os seus processos e compartilhá-los com o seu time. --- Tem um processo que vai começar a criar para a sua empresa? Compartilhe-o com todos nós nos comentários abaixo. Isso ajudará a sua empresa a crescer mais forte amanhã! # Procedimento de Uso na ProcessDriven Saiba quanto frequente usamos Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e as vantagens de nossa estrutura simplificada. ## Frequência de Uso de POP Na ProcessDriven, usamos POP regularmente. Embora possa haver alguma dúvida sobre a verdade zeitgeist desse comentário, acredito que é preciso. Um dos motivos para isso é que meu marido trabalha aqui, e tenho confiança em sua sinceridade. Eles afirmam usar POP quase diariamente, e pelo fato de nossos POPs terem sido construídos num sistema manejável como o ClickUp, eles também os editam frequentemente. ! [Exemplo de POP em ClickUp](URL_for_ClickUp_POP_Example) Para ilustrar o processo de POP, vamos dar uma olhada em um exemplo específico dentro do ClickUp. ### Estrutura de POP Nossos POPs estão organizados em três seções principais: propósito, procedimento e uso. Em contraste com POPs padrão encontrados online, nossos POPs são simples e fáceis de entender. #### Propósito Este campo descreve o resultado de negócio ou o objetivo geral do processo. Isto pode incluir os seguintes itens: - o significado e contexto da tarefa - a importância da tarefa além dos objectivos superficiais ! [Exemplo da secção do Propósito](URL_for_Purpose_Section_Example) #### Procedimento Esta seção apresenta os passos envolvidos no processo: - Inputs: Coisas necessárias para realizar o processo - Outputs: Resultados do processo - Passos: Primavera de visão de altura do processo Veja o exemplo a seguir para uma compreensão mais clara: ! [Exemplo da secção do Procedimento](URL_for_Procedure_Section_Example) #### Use Esta secção contém uma área de perguntas frequentes que simplifica o processo e facilita a compreensão e a aplicação dos POP pelos membros da equipe. ! [Exemplo da secção FAQ](URL_for_FAQ_Section_Example) Organizando POPs desta forma, tornamos-nos mais acessíveis e claramente mais amigáveis para os membros da equipe. ## Estrutura Simplificada Utilizando esta estrutura, é possível criar um POP conciso e fácil de digerir em cerca de 20 minutos. ### Vantagens - Rápido e fácil de criar - Fornece uma estrutura clara para o POP - Melhora a compreensão e a utilização ### Limitações - Não pode ser adequado para processos mais complexos - Não inclui todo o possível condição ou variável ### Atualização do POP A medida que o processo evoluir, o POP pode ser editado e atualizado conforme necessário. É essencial mantê-lo atualizado para que continue a ser preciso e eficaz. Os POPs baseados em texto são geralmente mais fáceis de atualizar do que os que dependem de imagens ou vídeos, uma vez que o texto pode ser modificado sem a necessidade de alterações extensas ou novo registo. Para uma análise mais detalhada dos três passos para sistematizar seu negócio usando POP, veja o seguinte vídeo: [Sistematizando seu Negócio](Vídeo_7: https://www.youtube.com/watch?v=bl2NT85A2dU) Se encontrar este conteúdo útil, considere assistir a mais vídeos semelhantes na seção recomendada abaixo. Feliz sistematização! 🎥💪🌍📚✨ # Workflow Wednesday: Plantelização de Tarefas no ClickUp Nossa tópica dessa quinta-feira é as diferentes formas de plantelizar tarefas no ClickUp. Neste vídeo, eu vou mostrar-vos maneiras de encarar este desafio, utilizando o meu processo de newsletter como exemplo. Concretamente, eu vou falar sobre como plantelizar seu processo no ClickUp e oferecer seis métodos diferentes que colecionai. Embora estes métodos não sejam exaustivos, eu convido-vos a compartilhar vossas opiniões sobre eles para ajudar a encontrar a maneira mais eficaz de construir processos no ClickUp. ## Método 1: Plantela com Subtarefas Com o método Plantela com Subtarefas, temos uma tarefa, na qual se encontram subtarefas para cada passo. Pode-se atribuir esses passos a determinadas pessoas, dá-lhes prioridades, datas de entrega e até estabelecer relações de dependência entre as subtarefas. Este é o método de criação de plantelas mais tradicional, e, se os seus colaboradores tiverem usado anteriormente a plataforma Asana, eles provavelmente estão familiarizados com esta abordagem. Para criar uma plantela através deste método, guarde-a como uma plantela e dê-lhe um nome, em seguida partilhe se desejar. Depois de guardada, pode utilizar esta plantela para criar uma nova tarefa que se assemelha fortemente à plantela guardada. Este método pode ser utilizado para tarefas, listas, espaços, pastas, visualizações e mais. ### Geração de plantelas Existem dois modos de gerar as plantelas: 1. Criar uma tarefa a partir de plantela: Guarde a plantela, dê-lhe um nome, partilhe com outras pessoas se quiser, e guarde a plantela no momento em que estiver pronta. Depois da guardada, pode utilizar esta plantela para criar uma nova tarefa que se assemelha fortemente à plantela guardada. 2. Duplicar uma plantela de um espaço dedicado: Crie um espaço chamado "Plantelas" e duplique periodicamente de quando for pronto para utilizá-la. ## Benefícios do método de Plantela com Subtarefas * Intuitivo: cria uma experiência que se corresponde à esperada e oferece um espaço amplo para espalhar as tarefas * Permite descrições detalhadas e vídeos * Permite estabeler relações de dependência e datas * Permite atribuições de tarefas a membros do time * Permite várias listas de verificação dentro de cada subtarefa ## Método 2: Plantela com Listas de Verificação Crie uma tarefa para cada plantela, denomine-a algo como o "Processo de Edição", que se torna a sua plantela. Dentro desta tarefa, crie todo o seu Procedimento Padrão de Operação (PPO) utilizando listas de verificação. As listas de verificação são uma opção ideal se tiver um processo simples e não necessitar uma descrição detalhada ou datas para cada passo. Estas oferecem um abordagem mais simples e clara para encontrar o passo seguinte. Lembre-se de numear os passos se houver que devem ser feitos em ordem específica, usando um zero precedente para garantir que todos entendem a ordem correta de realizar esses passos. ## Método 3: Plantela com Descrição Crie uma descrição com todas as passos destacados na descrição de uma tarefa utilizando formatação Markdown. Esta é uma ótima opção para processos mais complexos com várias etapas que podem ser facilmente destacados na descrição de uma tarefa. ## Método 4: Pastas de Plantela Crie uma pasta para cada plantela, e dentro da pasta crie uma tarefa para cada passo com a correspondente descrição. Esta abordagem permite uma abordagem clara e organizada para a criação de plantelas. ## Método 5: Espaços de Plantela Crie um espaço para cada plantela, e dentro do espaço crie uma tarefa para cada passo com a correspondente descrição. Esta abordagem oferece acesso fácil a todas as tarefas relacionadas a cada plantela. ## Método 6: Campos Personalizados de Plantela Crie um campo personalizado para cada plantela, e preencha o campo com uma descrição detalhada da etapa e quaisquer informações relevantes. Esta abordagem permite uma procura fácil e filtragem de plantelas aquando de maior acesibilidade para plantelas a cruzar múltiplos espaços e tarefas. Todos os métodos apresentados acima não exigem o plano gratuito do ClickUp e todos os métodos dependem de versãoção. Em outras palavras, se atualizar um processo no ClickUp não terá atualizações instantâneas nas instâncias de processo em curso. Terá que ir manualmente e atualizar bondosamente as instâncias já em curso. Porém, algumas das abordagens documentais que falarei adiante enfatizam de maneira criativa as atualizações. Nesta discussão, diga-me suas opiniões sobre como pode misturar e misturar esses métodos para construir de maneira eficaz processos no ClickUp. Não estou fazendo nenhuma suposição de que os seis métodos são um abordagem exaustiva, portanto, gostaria de ouvir suas opiniões! # Organizar Tarefas em ClickUp: Lista de Verifição vs models este texto compara duas maneiras básicas de criar e ordenar tarefas em ClickUp: checklists e templates. ## Lista de Controle As listas de controle forneçam uma Opção simples, mas a efícil, de organizar e listar dados em múltipas etAPas. ao usar pequenas Setas de Caixa ou múltipas linha de pontapé, consigo listei todos os passos através. de uma Pessoa facilmente separabas e until se necessiti de passinhos subordenados. enquanto desfazese a tArefa, aquela lista o faz reset é igualmente fácil reiniciar lista. Deve-nos no entuto uma limites principal a função de ligar as quais de maneira útil para Visualizar tEresas do que se preparam e sabe-Teresas quando se trATA de checklisten. para Reduzir aquilo que soa Confuscão, Pode ser Favorábeis a quem tEsse tEnha esta que tarena atribuinte a péssoa Pessoa Pessoa ao qual as caixas com a tEntão lista apresenta visualmente mais simples e distintamente óbvIa que está a tTenha que cometer algUMa tPessoa outra t Eresas trabalhar enquanto apresenta alguma Confusão. Para Redevido-SE a Clareté, O recom. # ModelosTambém pode-o criar ao utilizar formas de ponto e areas adicionamais para conteúdis, víEdeos Além de Obras Desritivos. Colocandoo todo o Ciclo processo num uma área de pessoa tem o vEnfituirem-beneficiarte de todos possíveia opções opções, assim sentea-se Uma pago de um conjunto comprehensivo um documento quase. Método o que se Trata de ser Favorabeis para. Pessoaal que prefer o conteUTo baseA texto e desafia manTEMER e organizado-se um lógico procedimento. em impressão apresenta Uma manJeira mais estrutizada e formatão quando impara o processometodo em documentos de Plantão. Se preocoi com a saída dessa PArte, Eis algo seja mais próprio pra Vocès. Incluiva também possilmente de modo a combindação de aplicação como checklist (sub- Tarefas opcionales), adiricionais. informação Pessoa do documento podem-numa manNera mais Estruturationada abrar uma aberração mais Comprensifível se utilizar combinação esta. . Método com referência Referência: Ao UtilIZar o com Docs for ClickUp aos Modeloi Tarezas: — [Célicula e Docs exteriores-ClickUppara Tareazas Model(https://bclickup](https://bit.ly/)docs/escolher um documento Linking-eternal links) —— [TclicUp Descrição. ](https: /bhttp://clickuplearn.readme.rdio/topics/a-z---tasks-201the-taskeditor) ClicUp Marcação Listas # Documentação de Procedimentos Padrão Operacionais (PPOs) em ClickUp Este documento serve como um guia para a organização e a categoriação de seus modelos nos respectivos campos no ClickUp. Aqui exploraremos seis maneiras distintas de ordenar os modelos, juntamente com alguns conselhos práticos para otimização do fluxo de trabalho. ## Introdução Bem-vindo(a)! Neste guia, exploraremos as seis maneiras de categorizar e ordenar os modelos no ClickUp. Este é apenas um ponto de partida, já que há de certeza que existem outros métodos que poderiam provar interessantes. ### Pré-requisitos Para obter o máximo possível desta documentação, recomendamos: 1. Conhecimento de templates de tarefa, listas e pastas no ClickUp. 2. um conhecimento básico de Procedimentos Operacionais Padrão (PPOs). ### Exemplos e dicas práticas #### Link para PPOs Crie um link dentro do modelo para o PPO, o que facilita acesso para os usuários ao processo: ``` Clique aqui para atualizar o PPO [inserir URL de PPO aqui] ``` #### Formulários do ClickUp Permita aos usuários enviar sugestões de melhorias no processo: > Crie um formulário do ClickUp para que os usuários possam sugerir melhorias [inserir URL do formulário aqui] #### Campos Personalizados Adicione campos personalizados aos seus modelos para PPOs ou formulários de melhoria: ``` Campo Personalizado: PPO: [inserir URL de PPO aqui] Campo Personalizado: Formulário de melhoria: [inserir URL do formulário aqui] ``` #### Tarefas organizadas Organize cada etapa do processo em tarefas e defina prioridades, dependências, responsáveis, datas e estimativas de tempo: ``` - Título da Etapa (do PPO) - [Link para PPO](insert URL do PPO aqui) ``` #### Listas de Verificação Crie uma lista de verificação com cada etapa do processo, com links diretos ao PPO como item de sublista ou de lista aninhada: ``` - Etapa (do PPO) - [Link para PPO](insert URL do PPO aqui) ``` ## Encontrando o Tipo de Modelo Certificado Quando determinar o tipo de modelo a utilizar, considere os seguintes pontos: * As tarefas são ideais para processos com várias etapas que exigem completação. * Listas são ótimas para rastrear múltiplos itens ao mesmo tempo, como inventário ou informação de cliente. * Pastas podem ser utilizadas para agrupar tarefas relacionadas e listas sob um único abrigo. ## Processos a longo prazo Para processos a longo prazo, considere versões ou capturar informação de comentários em ná, nos documentos associados: > Adicione um campo de texto personalizado para o proprietário do processo, atribuído ou proprietário dos produtos para facilitar a comunicação e o feedback. ## Misture de Métodos Combinar vários métodos conforme necessário: ``` - Modelo: Template de Tarefa com Documento (Link de compartilhamento público) - Campo Personalizado: PPO: [inserir URL de PPO aqui] - Campo Personalizado: Formulário de melhoria: [inserir URL do formulário aqui] - Tarefas: - Etapa 1 (do PPO): Por favor, utilize o PPO no campo personalizado para completar este processo (Insert URL do PPO aqui) - Adicione o PPO aqui como documento vinculado - [Subtarefas ou itens de lista restantes] ``` ## Dica Adicional Considerar a incorporação de um campo personalizado em seu modelo ou nos documentos associados para rastrear os proprietários do processo, atribuídos ou proprietários dos produtos: ``` Campo Personalizado: Proprietário do Processo: [inserir nome aqui] ``` ## Conclusão Este guia fornece seis maneiras de categorizar e ordenar os modelos no ClickUp, com exemplos e conselhos práticos úteis. Escolha o método que melhor se adapta ao seu caso, ou misture-os para criar um fluxo de trabalho perfeito para o seu time. Boa sorte, e esperamos que gostaram deste guia! ## Fontes adicionais * [Vídeo 8: https://www.youtube.com/watch?v=C6uitEnS95I (Idioma: en)](https://www.youtube.com/watch?v=C6uitEnS95I) (Vídeo que explica os PPOs) * [ProcessDriven. com](https://processdriven.com/) (Serviços para a personalização de fluxos de trabalho e processos) # Aproximação para a Escrita de Receitas ou Criação de SOPs ## Princípio 1: Involução do Experto Involve o experto no processo de escrita de receitas ou criação de SOPs. Seu conhecimento é inestimável, mas é essencial ter alguém que possa traduzi-lo em termos compreensíveis. Por exemplo, ao observá-lo e documentar como Alex faz um vestido de salada, podemos escrever passos em nossa própria língua. ## Princípio 2: Três Formatos Comuns para SOPs - **Vídeos**: Ideal para tarefas complexas que permanecem inalteradas e para explicações passo a passo visuais. O desvantagem é que eles demoram muito tempo para serem criados, são difíceis de atualizar e não são muito rápidos ou skimmáveis. - **Texto**: Fácil de navegar, rápido de ler e facilmente atualizável através de ferramentas como Google Docs, ClickUp, etc. A desvantagem é que eles podem requerer algum investimento inicial de tempo comparado aos vídeos, mas este método é mais adaptável e manejável para alterações. - **Conversacional**: Ideal para ensinar algo pessoalmente ou de costas. No entanto, este método não deixa um registro da informação que possa ser acessada posteriormente, facilmente esquecida ou sujeita a confusão. Recomendo combinar a conversação com um dos formatos de vídeo ou texto para aproveitar as vantagens de cada método. ## Dicas Adicionais - **Criação de Modelos**: Use um modelo para manter a criação de SOPs organizada. Isso pode economizar tempo e criar uma abordagem consistente para seus documentos. - **Horário Estimado**: Reserva uma janela de tempo específica e um agendamento quando criar SOPs para otimizar o processo. ## Recomendações e Recursos [Vídeo 9: Mapeamento de Processos](https://www.youtube.com/watch?v=dXnYltybKOA) (Inglês) Para saber mais sobre o mapeamento de processos para sistemas empresariais e como utilizar para seu benefício, considere assistir a este vídeo de 10 minutos, que fornece dicas práticas e passos a seguir baseados em 7 anos de trabalho com mais de 2. 000 clientes de pequenas empresas. # Sistematização: Um Guia para Mapeamento de Processos Este documento fornece uma passo a passo para realizar o mapeamento de processos usando um exemplo simples de um processo de vendas a incorporação. ## Introdução Neste guia, nos vamos guiar através do processo de mapeamento de um processo de negócio. Vamos focar em um processo de vendas a incorporação para uma determinada service. Este guia é destinado a equipes com menos de 30 membros, mas os principios podem ser aplicados a quaisquer equipes. ### Areas Chaves 1. [Identifique o Área de Foco](#identifique-o-área-de-foco) 2. [Defina o Scope](#defina-o-scope) 3. [Quebre o Processo em AÇÕES Medíveis, Delegáveis](#quebre-o-processo) 4. [Crie o Mapa do Processo](#crie-o-mapa-do-processo) 5. [Revise e Melhore o Mapa do Processo](#revise-e-melhore-o-mapa-do-processo) ### Pré-requisitos Antes de mergulhar no mapeamento de processos, é importante identificar o área que é tanto valiosa como dolorosa para o seu negócio. Esta área servirá de ponto de encontro para o processo de mapeamento. ## Identifique o Área de Foco Escolha a área do seu negócio que demonstra tanto valor e dor. Esta área será o ponto de partida para o mapeamento de processos. ``` Escolha a área mais dolorosa e valiosa, por exemplo, Sales to Onboarding. ``` ## Defina o Scope Defina as fronteiras do processo que queremos mapear, identificando o início e o fim. ``` Para o Sales to Onboarding, o scope poderia ser definido de forma seguinte: Fazer uma Ligação à Plano de Projeto criado. ``` ## Quebre o Processo em AÇÕES Medíveis, Delegáveis Quebre o processo em ações que são medívies, delegáveis e observáveis. ``` Exemplos de ações para o processo de vendas a incorporação podem incluir: - Fazer a Ligação - Enviar as propostas - Negociar os Termos - Coletar os documentsos necessários - Fazer o Plano de Projeto ``` ## Crie o Mapa do Processo Comece a criar o mapa do processo definindo o passo inicial e depois seguindo cada ação perguntando "O que acontece de seguida? ". ``` Exemplo de Mapa do Processo para o Sales to Onboarding: 1. Fazer a Ligação - Email de confirmação de ligação - Emails de seguimento (se aplicável) - Ligacão de vendas - [Ponto de Decisão] Esta pessoa é apropriada? - Sim: Prosseguir com os próximos passos - Não: Encerrar o processo - Proposta enviada - Negociação dos termos - Coleta dos documentos necessários - Plano de Projeto definido ``` ## Revise e Melhore o Mapa do Processo Revise o mapa de processo para conectividade, exclusividade mútua e completude. Identifique áreas para melhorias e refina o mapa de processo de acordo. ``` - Verifique se todos os passos estão conectados ao ponto final algumas coisa - Garanta que todas as flechas (pontos de decisão) tenham rótulos exclusivos - Verifique o mapa do processo para garantir que todas as ações estão representadas e não foi-se coisa alguma ``` Por seguindo este guia, criará um mapa de processo claríssimo e açãoável para o processo de vendas a incorporação. Este processo pode ser repetido em outras áreas do negócio para otimizar processos e melhorar a eficiência geral. # Documentando as Diferenças: процеso, procedimento e política Aqui, obteremos este conteúdo que é tático, para evitar a possível crise de perda de conhecimento crítico. Isso se deve ao fato que, inevitavelmente, as pessoas em sua empresa não permanecerão para sempre. Para evitar esta crise, iremos passar para a Etapa Quatro, nos concentrando no "Quando". Esta estrutura inteira que aprenderá aqui é algo que trabalhamos com nossos clientes em nosso programa de Fundamentos, portanto, se precisar de ajuda para passar por todo o exercício e estiver pronto para sistematizar sua empresa, encontre o link no descrito abaixo, e podemos trabalhar juntos para cuidar disso todo. Aqui vamos iniciar a divisão da responsabilidade em ações táticas, unidades delegáveis, utilizando o que já definiu. Por exemplo, no meu caso, foi sobre as chamadas de venda: Quando são realizadas as chamadas de venda? Quando são cancelados os pedidos? Isso pode ser diário para outros, e o processo anual de preparação do imposto tributário ocorre quando? Quando isso acontece anualmente? De fato, a maioria dos processos na sua empresa é uma mistura de gatilhos temporais e gatilhos de eventos externos. O que importa é que isto seja escrito. Apenas a gravação deste "quando" fará as vidas das suas executoras mais fáceis, pois agora não precisam memorizar quando devo preparar o nosso relatório anual? Eles sabem que isso ocorrerá na segunda semana de novembro. Eles não precisam memorizar quando devo atualizar o estado do cliente? Eles sabem que isso ocorre mais tarde no dia 12: 00 às 12: 00. Já estamos reduzindo a pressão deste "quem" e fazendo seu trabalho mais sustentável ao apenas registrar isto. No entanto, não estamos aí ainda porque existe mais uma etapa: o "Como. " O "Como" é onde começamos a falar sobre instruções, exemplos, jogos de role e qualquer coisa que permita que qualquer um consiga o "Que" para alcançar o "Porquê". Este não é criado por você. A cartografia de processos é incrível, mas, se você é a pessoa responsável por este processo por longo prazo, acabou. Você não tem que fazer nada mais aqui, porque é sua "Executora" que é responsável por definir o "Quando" e o "Como". Portanto, o titular designado será responsável pela criação de SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão), das instruções e dos modelos. Seu trabalho é dar a eles qualquer coisa que eles não tenham e isto é tudo. Se sua "Executora" é um membro júnior da equipe que nunca fez isso antes, você está lhe dando, mas isto é realmente a primeira vez que eles ouviram falar disso. O que isso poderia parecer: 1. Quando atribui um processo a um membro da equipe: Você está falando e treinando-os sobre o que precisam fazer. Eles estão gravando tudo o que você diz e o intervalo no qual devem fazê-lo. Eles estão não só apegando à informação, mas aplicando à informação em ferramentas para seus próprios futuros. 2. Quando sua equipe já é bastante experiente, já sabem tudo o que precisam saber: Parabéns! Você não tem que ser envolvido neste processo em todo. Eles podem continuar de lá. 3. Se você tem um processo que sabe que é importante e tem alguém responsável por ele, mas ninguém sabe como fazer: Isso é novo ou algo como uma regra financeira que você precisa atender, mas é nova, ninguém sabe como fazer. Bem, aconteça o que acontecer? Just like you were whispering in your team's ear to train them on something so they could take ownership, there are many experts on the internet who will tell you things about stuff. Neste caso, se você não tem o conhecimento em mãos, procure-o externamente por meio de consultores, YouTubers, livros, quaisquer recursos disponíveis que sejam sua entrada para dar sua "Executora" o que basta para digar à margem do "Quando" e do "Como. " Neste ponto, você pode ser pensando: "Tudo certo, isso tudo parece estar certo, deixando o seu "Executor" fazer tudo isso, mas o que será que acontece se eles não o fazem certamente, e seja honesto comigo. Particularmente se você está whisperando no orelhão de seu "Executor, " eles estão tomando um novo área, há áreas em que você lhes diz, você escreve, mas ainda assim é alguém em que algo ainda não está certo. Mas isso não importa, porque o que construímos é um processo cíclico de informação indo para uma pessoa e informando um processo sobre quando isso acontece e como isso acontece. A nova informação inicial é você ensinando à pessoa a coisa; fantástico. Isso entra no ciclo, mas em períodos futuros, a informação a entrar pode ser você pegando um erro: "Olá Johnny, você pacotou esta encomenda; você me deixou tudo errado. Aqui é o que é suposto ser. Aqui é o que está agora; corrija-o. " Johnny vai pegar essa informação e dizer: "Oh, entendi, ele fiz algo de errado, portanto, preciso alterar minhas instruções, e possivelmente preciso alterar o intervalo de minha atividade para garantir que esta informação seja incorporada. " Vemos como estamos construindo um processo para construir processos e estamos empoderando Johnny para tomar posse. Aqui estamos a ciumentar o processo cíclico, estamos fazendo mais fácil para as pessoas tomar posse e criar seus Standard Operating Procedures (Procedimentos Operacionais Padrão) (SOPs) e modelos. Isso é algo que você será capaz de medir e verificar, pois é todo este atividade que pode ser capturada num único aba de navegador. Se você está gostando deste vídeo, por favor, aperte o "Gosto" e se inscreva, e compartilhe este vídeo com alguém no seu círculo de conhecimento que pudesse usar um pouco de ajuda em sistemas de negócios. Muito obrigado por assistir e goze de uma boa construção de sistemas de negócios. **Vídeo 10: ** <https://www.youtube.com/watch?v=-38TmIeSKRk (Language: en) Neste vídeo, estou falando sobre as diferenças entre o processo, procedimento e política, e aprofundarei-me alguns poucos para dar explicação da componente principal que incluímos na minha própria documentação aqui na ProcessDriven. Continuaremos em breve. Aprestei essa pergunta em uma sessão com clientes há algumas semanas, e em uma breve deliberação, eu disse" Talvez não haja uma grande diferença entre política, procedimento, talvez haja uma diferença um pouco mais significativa, mas entre processo e procedimento, estão mais ou menos os mesmos. " Como estávamos sudando ainda em estado de emergência devido à pandemia, eu não saía de casa, assim como todos, e como estava tendo o final do encontro, pensava realmente que não parecia ser a melhor resposta que eu poderia dar sobre isto. Mais tarde, ruminando sobre a diferença entre processo, procedimento e política, enquanto pensava" Deveria colocar isso de raiz" fiz este vídeo sobre seems. como aposto que tem uma divisão no meio da comunidade de processos sobre o que significam esses termos, e estou absolutamente não qualificado a falar sobre processos. Como já disse em este canal, esse canal documenta minha jornada, não minhas habilidades construídas no passado 45 anos, por razões óbvias, isso não se aplica a mim. O que vou explicar hoje é a diferença entre processo, procedimento e política conforme eu entendo. O processo diz realmente qual coisa está sendo feita: Os seus fluxos, a grande imagem sobre o que deve ser feito. O procedimento, por outro lado, se refere a como as coisas devem ser feitas, e você pode dizer que o "quem e como" parecem intercambiáveis. Sim, eles parecem, mas se pensar nos procedimentos como passo 1, 2 e 3, chamei isso algumas vezes de "documentação, " parece ser o consenso atual sobre o que é realmente o procedimento. Finalmente, vem a política, e a política, acredito, seja mais da "porquê. " A política também pode não ser considerada as regras de o que é certo e errado, mas como a política que pequenas equipes podem montar pode fornecer essa justificativa e lógica. Quando combinamos todos esses pedaços, pensamos no processo como qual coisa deve ser feita - a grandes imagens, os fluxos, mentre o procedimento é a lista passo-a-passo, e a documentação, os modelos, os rascunhos e os drafts e ferramentas, e a política é a "porquê" - por que estamos fazendo isso daquela maneira? O que queremos fazer isso assim? A política é existir para explicitar e esclarecer isso. agora, eu sei que a maior parte das políticas não faz nenhuma verdadeira justificativa, mas formerly pequenas equipes podem montar uma política que forneça essa justificativa e aquela lógica. No momento em que combinamos todas essas coisas, emos pensar no processo como o quanto deve ser feito - as imagens de ampla visão, os fluxos, enquanto é o procedimento a lista passo-a-passo. Consideramos nossa empresa não-bureaucrático pequena que gosta de garantir que todos estejam no mesmo ponto, então a política poderá usar exemplos para mostrar a justificativa de nossa decisão, explicando-la com lógica ou ligando de volta ao objetivos desejados de resultados. Na minha própria documentação incluo todos esses pedaços, mas os cabeçalhos podem ser um pouco diferentes. No topo da minha documentação eu gostaria de dar um senso claro de quem são as pessoas que criaram esta, quem é a pessoa residente em especial sobre este tema, quem é a pessoa que está gerenciando este processo para garantir que é sempre atualizado, quem está fazendo o trabalho, realmente quando esta próxima etapa precisa ser atualizada e quem é responsável por isso? E se há documentos relacionados ou relacionados contactos que possam ser úteis. Em seguida, eu gostaria de dar algum tipo de declaração de propósito, isso não é um tipo de declaração de propósito em um livro de texto louco, isso é uma declaração de política que está no topo - isso é por que isso importa? Isso é seu espaço para fazer claro à pessoa que esta executando a tarefa o porquê da coisa que eles fazem importa - não é o comum para pensarmos sobre políticas e procedimentos como essas ditaduras ("faz ou você será punido"), mas com esta declaração de propósito no topo e apresentada em frases lógicas e fáceis de entender, não estamos sendo uma ditadura, estamos ensinando e explicando porque a coisa que a esta pessoa faz importa. Tudo isso deve ser claro à pessoa que esta que estão executando as tarefas porque eles guardam o registro da gravação. # Documentação Técnica: Processo, Procedimento, e Política ## Introdução Este documento pretende fornecer uma compreensão clara da diferença entre processo, procedimento, e política, focando nas suas especificidades nas suas roles em um contexto empresarial. ### Processo O termo "processo" é utilizado para descrever uma sequência de passos ou ação realizada para alcançar um determinado objetivo dentro de uma organização. Ele detalha como as tarefas deveriam ser executadas e normalmente consiste em passos seqüenciais e iterativos. ``` - Passo 1: Definir a finalidade - Passo 2: Gather requirements - Passo 3: Executar tarefas - Passo 4: Verificar e validar resultados ``` ### Procedimento "Procedimento" é uma detalhada sequência de passos que descreve como executar um determinado procedimento ou tarefa. Ele fornece instruções precisas, incluindo quem deveria realizar cada passo e qualquer recurso ou recurso necessário. ``` - Procedimento 1: Criação de post em redes sociais 1. 1 Criar conteúdo engajante 1. 2 Utilizar hashtags e palavras-chave relevantes 1. 3 Agendar o post para visibilidade ótima - Procedimento 2: Resposta de apoio ao cliente 2. 1 Acknowledge receipt of message 2. 2 Troubleshoot issue or address inquiry 2. 3 Prover solução ou escalada se necessário ``` ### Política Uma "política" é um declaração formal ou conjunto de regras estabelecidas pela organização para orientar as ações, comportamento e tomar decisões. As políticas podem ser utilizadas para garantir a conformidade, manter a consistência e garantir que a organização opera em conformidade com os seus valores e missão. ## Exemplos Esta seção fornece exemplos de processos, procedimentos e políticas em ação. ### Subsection 1: Criação de post em redes sociais - Processo de Criação de post em redes sociais: - Finalidade: Criar conteúdo de redes sociais engajante para as canais da organização. - Procedimento de Criação de post em redes sociais: - Procedimento 1: Criação de conteúdo - 1. 1 Definir a finalidade e o público-alvo do post. - 1. 2 Esboçar o conteúdo e incluir gráficos ou imagens relevantes. - 1. 3 Revisar o post para gramatical, estilística e tom consistência. - Procedimento 2: Agendamento - 2. 1 Determinar o melhor site, plataforma e horário para publicação. - 2. 2 Agendar o post usando um ferramenta de agendamento. - 2. 3 Monitorar o post para engajamento e ajustar se necessário. - Política de Criação de post em redes sociais: - Política 1: Aprovação da informação - Toda informação publicada em redes sociais deve ser aprovada pelo pessoal designado antes de ser publicada. - Política 2: Consistência - Toda informação publicada em redes sociais deve manter uma consistência de estilo, tom e voz da marca. ### Subsection 2: Resposta ao cliente - Processo de Resposta ao cliente: - Finalidade: Gerenciar e resolver facilmente as consultas ou problemas dos clientes. - Procedimento de Resposta ao cliente: - Procedimento 1: Acknowledge receipt of message - 1. 1 Responder às consultas dos clientes dentro de um determinado período para mostrar rapididade. - Procedimento 2: Solução de problemas e atendimento às consultas - 2. 1 Investigar o problema ou a consulta para determinar a causa raiz. - 2. 2 Informar os clientes com uma solução, se existir, ou definir expectativas de continuação da assistência. - Procedimento 3: Escalation - 3. 1 Se o problema requer maior atenção de um membro mais senhor da equipa ou departamento, escalar de forma adequada. - Política de Resposta ao cliente: - Política 1: Confidencialidade - Informação e consultas dos clientes deverão ser mantidas confidenciais e tratadas com cuidado. - Política 2: Protocolo de escalação - Deve haver diretrizes específicas para a escalação de problemas para garantir que seja uma resposta consistente e tempos razoáveis. ## Secção 3: FAQ e seguimento Esta seção fornece uma área de perguntas frequentes para cada processo, permitindo aos membros localizar respostas para questões mais comumente ocorridas e ajudando a simplificar o processo evitando perguntas recíprocas repetidas. ### Subsection 1: FAQ - Criação de post em redes sociais - Q: Pode utilizar GIFs na minha página de redes sociais? A: Sim, mas é importante manter a consistência da marca quando incorporar elementos multimédia. - Q: Quantos post deve fazer em redes sociais? A: Agendar post regularmente para manter uma presença ativa e engajante e sob demandas e horários ótimos para cada plataforma. ### Subsection 2: FAQ - Resposta ao cliente - Q: O que devo fazer se não consigo encontrar uma solução para um problema do cliente? A: Se não consigo encontrar uma solução, escala o problema para um membro mais senhor da equipa ou departamento e continue a monitorizar a conversa para atualizações. - Q: Em quanto tempo deve responder às consultas dos clientes? A: Garanto que as respostas sejam enviadas dentro do prazo estabelecido para manter uma boa experiência de cliente. # Vídeo 12: <https://www.youtube.com/watch?v=zMhpYXlhLZc (Idioma: en)> --- # Quatro Pequenas Modificações para Ganhos em Eficácia talvez possa me dizer que existe uma oportunidade para você se encontrar com quatro adjustes pequenos que pode fazer em seu fluxo de trabalho que o tornará muito mais eficiente do que a maioria de seus concorrentes. E isto sem custo, sem dano na moral e são apenas pequenas modificações em relação a coisas que já fazem. Só parece um caso racional, não é? Por que você deveria me escutar? Como explicarei. O motivo pelo qual você deveria me escutar é porque esses quatro dicas que vou complaints compartilharão com você são baseadas em pesquisa que meu time e eu fizemos em 600 organizações sobre sua capacidade geral de funcionamento. À partir da pesquisa, descobrimos que o padrão de eficácia em equipes pequenas é menor do que inicialmente pensamos. No entanto, para você se tornar mais eficiente do que seus concorrentes, é realmente fácil. Agora, vou entrar em detalhes nos resultados da pesquisa, começando com uma rápida definição de eficácia: > Eficácia: o grau de produção de resultados ou saídas da qual uma entrada determinada é capaz. Em termos de nosso objetivo de tornarmos-nos mais eficientes, nossa metas consiste em alterar a relação, reduzindo o tempo de entrada necessário para produzir a mesma quantidade de saídas ou até mesmo aumentando a quantidade de saídas para a entrada estando constante. --- ## Diminuindo Entradas Antes de discutirmos a redução de entradas, vou clarificar um ponto vitally importante em relação ao rastreamento de problemas. De acordo com nossa pesquisa, 79% das equipes pequenas não rastreiam os erros, problemas e erros que ocorrem dentro delas. Portanto, se você é parte dos 80% de pessoas que não rastreiam os erros em sua empresa, pare em vez disso agora e determine como fazer isso ou trabalhe com o meu time pois nós poderemos mostrar a você como fazer isso (link na descrição abaixo). Sem rastreamento de erros, é difícil identificar e resolver problemas, portanto é difícil alcançar os seus objetivos. --- ## A frente Nome próximo vou discutir como identificar e corrigir problemas de processos que não são óbvios e oferecer pontos finais sobre como se tornar mais eficiente em diferentes áreas. Ate então, divirta-se com o processo! Sou feliz esposa, vida feliz. Estou descontente esposa, meses de strife. # Análise de Vídeo pré-editada: Melhorando a eficiência das Pequenas Empresas Nesta análise, discutiremos as principais conclusões de um questionário feito a pequenas empresas e fornecerá-lhe informações sobre como melhorar a produtividade das equipas e reduzir os riscos. ## Avaliando a sua Empresa com o Snapshot de Systemização Previas edição deste vídeo e você pode perceber que você deixou de mencionar se gostaria de participar em nosso questionário ou futuras avaliações. Para descobrir como a sua empresa se compara com outras, vá para a área de descrição e preencha nossa ferramenta **Snapshot de Systemização** gratuita. Esta ferramenta questionará uma série de questões, similares às apresentadas no vídeo. Você pode responder às questões para receber uma nota sobre a quantidade que sua organização está atualmente organizada. Além disso, sua participação ajuda a dar forma às futuras vídeos e informar-nos sobre o que é normal quando se trata de pequenas equipas. ## Eficiência na Comunicação: Um Problema Oculto Um dos preocupações que formos surpreendidos foi o modo como equipas utilizavam o seu tempo de discussão um-a-um. Quando perguntamos se poderiam descobrir o que as suas equipas estavam a trabalhar sem uma reunião ou discussão, 39% das equipas precisavam de uma discussão para determinar as principais tarefas que as suas equipas estavam a executar cada dia. Esta descoberta nos chocou porque a maioria das tarefas em negócios estão ligadas uma à outra. Por exemplo: ``` 1. Tarefa Um desbloqueia Tarefa Dois e Três 2. Eventualmente, realiza-se Tarefa Quatro ``` Como diferentes pessoas trabalham frequentemente em passos diferentes, a pessoa 4 pode Precisar perguntar à pessoa 1, 2 e 3 todos os dias se terminaram. Este processo de comunicação desperdiça uma enorme quantidade de tempo da sua equipa, pois a pessoa 4 pode gastar 15 minutos todos os dias para coordenar o trabalho com 3 outras pessoas. Multiplicando 15 minutos por 4 membros de equipa resulta em um total de 60 minutos por dia gastos em comunicação da informação de tarefas. Em um mês de 20 dias de trabalho, isso resulta em 1, 200 minutos ou 20 horas. Imagine se uma destas equipas membros tomasse metade de semana por mês. A sua equipa a apreciaria a ausência inesperada? A mesma situação se dá nesta situação sem aviso, porque as ineficiências na comunicação despejam uma oitava parte da capacidade da sua equipa. ## Soluções para problemas de comunicação: Listas Compartilhadas de Tarefas Para resolver este problema e superar as 39% de equipas pequenas que já foi questionado, use uma lista de tarefas compartilhadas. Não existe necessidade de ser complicado, mas qualquer método que permita à pessoa 4 verificar o progresso das tarefas sem ter uma longa conversa salva uma enorme quantidade de tempo à semana. Durante reuniões, as equipas podem concentrar-se na discussão de problemas em vez de repetir relatórios estáticos sobre o progresso das tarefas. ## Redução de Riscos: Criando Planos de Prevenção Para reduzir os riscos, implemente planos de prevenção quando algo der errado. 59% dos respondentes disseram que se panicam ou corrigem o problema e se movem em seguida. Aproveite de são vossos erros aprendendo ativamente ao tomar medidas para evitar que o problema ocorra novamente. Por exemplo, se houvesse um problema com um site, poderia correger-o e estabelecer uma tarefa rotineira para verificação de manutenção para prevenir futuras ocorrências. ## Identificação de Riscos: Planeamento da Ausência de Membros críticos da Equipa Finalmente, identifique os riscos planeando a ausência de membros críticos da equipa, pois os 88% dos respondentes admitiram que a sua empresa se sintiria afetada ou paralizada se um membro crítico deixasse por uma semana sem planeamento. Para evitar este caso, crie planos de contingência que garantam a manutenção fluente da empreitada mesmo na ausência de membros críticos da equipa. Se estas dicas o ressoarem, fique à energia para nossa live stream abordar estruturas de Gerenciamento de Tarefas Compartilhadas, whose benefícios são discutidos neste vídeo. Não esqueça de deixar um comentário abaixo e subscribir-se para mais vídeos informativos sobre produtividade e gestão de riscos em pequenas empresas. #### Crescimento numa empresa, se estiver a planejar contratar novamente, considere contratar para áreas que possam melhorar a eficiência, como aprovação em várias áreas. Aqui está uma caixa de ferramentas completa de coisas que você pode utilizar para reduzir a dependência de um só pessoal. O mínimo necessário é identificar problemas potenciais e fazer um plano para abordá-los. Caso consiga fazer estas duas coisas, você superará 79% de pequenas empresas médias existentes em todo o mundo. Nós precisamos disso porque o continuado luta das pequenas empresas pode afetar a sustentabilidade das empresas durante eventos mundiais futuros. #### Trabalhando na eficiência é apenas o trabalho de construir processos na sua empresa, garantindo que funcione de acordo com processos, e não apenas uma expressão da energia e do tempo das pessoas. Nossa meta é construir uma máquina, uma organização autossustentável que continua a existir e a prosperar. Se não o fizermos, pequenas empresas, organizações sem fins lucrativos e organizações podem não continuar a existir. #### Para lidar com sintoma da síndrome da joia polida, que pode prejudicar a eficiência da equipe, considere assistir a um vídeo sobre como operadores experientes lidam com esta distração (link na descrição abaixo). #### **Documentação de Procedimentos Operacionais Padrão para Empresas de Serviço: Onde começar? ** As pessoas que começam com SOPs muitas vezes têm dificuldade em descobrir onde começar. Aqui estão cinco SOPs que sugeriria criar para uma empresa de serviço: 1. **Inclusão de Cliente**: Escreva os passos que você segue quando um novo cliente diz que quer trabalhar com você. O que você faz? Onde o coloca? Por suposto, você tem um sistema para rastrear clientes, seja um projeto no Asana, no ClickUp, ou uma pasta no Drive de Google. Escreva este processo para garantir que o cliente se sente tomado cuidado e que a primeira impressão está ao par do que o esperado para a sua experiência. 2. **Entrega de Deliveráveis**: Crie uma lista dos passos que você toma para entregar um deliverável a um cliente. Isto pode incluir enviá-lhes as suas senhas, postar no meio social, enviar uma conta, etc. Por se concentrar neste processo você pode garantir que a última impressão do seu cliente fique igual a que espera. 3. **Faturação**: Documente o processo de criação de uma fatura, cobrança de clientes e coleta de pagamentos. Isso envolveria criar uma fatura, incluir a informação do cliente e enviá-lá via QuickBooks ou enviá-lhe o link para o carrinho de compras, enviando-lhe uma confirmação de email depois, ou usar um leitor de cartão de crédito Stripe no mercado. Você pode fazer este processo tão simples ou tão complexo como necessário. 4. **Comunicação com Cliente**: Escreva sobre como comunicar com o cliente e centralizar o processo para que outros colaboradores possam ver. Criar um SOP que especifique quando um email chega, quem é responsável, ou como enviar um email e CC a toda a equipe. A meta é garantir que a comunicação com clientes esteja centralizada e fácil de rastrear para todos os membros da equipe. 5. **Coleta de Testemunhos**: Solicite aos seus clientes satisfeitos testemunhos ou críticas para ajudá-lo a encontrar outros clientes semelhantes. Escreva sobre o quando e o como fazê-lo. Você pode enviar um email a intervalos determinados durante a relação de trabalho do cliente, criar um sistema automático de solicitação de testemunhos, ou fazer isso em uma iniciativa trimestral. A meta é garantir que os clientes passados encontram seus próximos clientes. #### Por documentar estes e outros processos em sua empresa, você pode garantir que sua empresa prospere funcionando como uma máquina bem óleo. Se tiver dificuldades em descobrir o que documentar, temos um webinar gratuito sobre como definir o que sua empresa faz e então traduzir isso numa ferramenta como o ClickUp (link na descrição abaixo). # Vídeo 14: Procedimentos Operacionais Padrão vs Processos Empresariais Já encontrou-se alguma vez confuso entre um processo empresarial e um procedimento operacional padrão (SOP)? No mundo das operações empresariais, estes dois termos são frequentemente usados de forma intercambiável, mas possuem diferenças distintas. Este vídeo tem como objetivo esclarecer a diferença entre um processo e um SOP, e fornecer exemplos para ajudá-lo a entender melhor. Neste vídeo, iremos: 1. Definir os termos, processo e SOP 2. Fornecer exemplos de cada 3. Discutir a relação entre os dois ## Processo Um processo é uma sequência de passos para alcançar um resultado definido. Em outras palavras, quando sabemos o que fazer para alcançar um resultado, criamos um processo. É importante notar que um processo é geralmente não uma coisa física, mas sim uma série de hábitos ou maneiras de fazer coisas que não são documentadas em qualquer forma. **Exemplo: ** *Vamos à casa de nossa avó*. Este é o nome do processo, refletindo o resultado que estamos tentando alcançar. As instruções para chegar à casa de nossa avó, semelhantes às instruções de MapQuest do passado, seriam consideradas um SOP. ## SOP Um SOP é uma instrução para executar um processo. É um guia detalhado que fornece instruções escritas, gravadas ou visuais para realizar uma tarefa ou processo. Os SOPs ajudam a garantir a consistência na execução de um processo e fornecem uma referência para pessoal seguir quando executando o processo. **Exemplo: ** Se sabemos que precisamos ir até a caixa de correio, isso poderia ser um processo. No entanto, se quisermos escrever uma carta definindo cada passo para chegar até a caixa de correio, teríamos criado um SOP – as instruções para chegar à caixa de correio, também conhecidas como as instruções. --- Agora que definimos os termos, podemos discutir sua relação. Um processo geralmente inclui vários SOPs, pois cada SOP fornece instruções para um passo específico ou variação do processo. Aqui está um exemplo para ilustrar esta relação: **Processo Principal: ** Preparação de Contratos de Cliente **SOPs Variantes: ** 1. Preparação de um novo contrato de cliente 2. Renovação de um contrato de cliente existente 3. Resolução de um cliente que não assina o contrato --- Em resumo, um processo é um caminho para um resultado definido, enquanto um SOP é uma série de instruções para executar um processo. Entender a diferença entre os dois pode ajudá-lo a melhorar a eficiência e a consistência das suas operações empresariais. # Melhoria de Processo: Melhorando seus Processos um Passo por Um O espaço de processo e sistema tem uma grande vaga e existem várias abordagens para melhorar um processo. Este vídeo discute as duas principais tendências de melhoria de processo: "Pare e examine tudo" e "Basta modernos alguns pedaços pois vou". Para aqueles que estão novos no mundo da melhoria de processo, recomendamos a mente-disposta "Basta modernos uns poucos passos". Neste abordagem, iremos dar um exemplo de como a melhoria de processo pode parecer numa pequena empresa. ## Uma Cenário: Melhorando o Processo da Newsletter Semanal Nos ProcessDriven, possuímos um processo para envio da newsletter semanal. Este processo passou por várias mãos ao longo dos anos, e uma nova pessoa foi chargada da tarefa. Ela se deparou com ambiguidade no processo por causa do uso de termos específicos e suppósitos que ela não entendia. A nova pessoa tinha três possibilidades a frente: 1. **Seguir implicitamente o processo: ** Ela poderia seguir o processo passo a passo, tornar suppósitos sobre etapas confusas e esperar que fez certo acertos. Esta não é uma mente-disposta para melhoria de processo. 2. **A abordagem "A pessoa é tudo": ** Esta abordagem se concentra em personalidades, habilidades e talentos. Neste caso, a nova pessoa poderia ver pela pessoa anterior que escreveu o SOP como incompetente ou como uma pessoa de colaboração ruim e, então, mudar o processo ou lembrar coisas para trabalhar melhor para ela. Esta é também não uma mente-disposta para melhoria de processo. A mente-disposta ideal é uma mente-disposta para melhoria de processo: 1. **Questionar e esclarecer: ** A nova pessoa deveria questionar as passos confusas, pedir esclarecimentos e atualizar o SOP para torná-lo claro para a próxima pessoa. Isso garante que o processo seja melhorado e seja fácil para qualquer pessoa segui-lo. ## Melhoria de Processo em Ação Ao adotar uma mente-disposta para melhoria de processo, podemos continuar melhorando nosso processos, tornando-os mais eficientes e eficazes. Aqui estão três maneiras de responder ao cenário do newsletter semanal usando uma mente-disposta para melhoria de processo: 1. **Identificar o problema: ** Reconhecer que o SOP contém termos e suppósitos quais que sejam confusos para o novo pessoa. 2. **Pedir esclarecimentos: ** Atingir a pessoa anterior que escreveu o SOP ou um especialista em assunto para esclarecer os termos e suppósitos confusos. 3. **Atualizar o SOP: ** Após receber as esclarecimentos, atualizar o SOP para torná-lo claro para a próxima pessoa. Inclua exemplos, capturas de tela ou links para recursos que possam ajudar a próxima pessoa a compreender melhor o processo. Ao adotar uma mente-disposta para melhoria de processo, podemos continuar melhorando nosso processos, tornando-os mais eficientes e eficazes. Esta abordagem fomenta uma cultura de aprendizado e de melhoria contínua dentro de nossa organização. Lembre-se, a melhoria de processo não é sobre culpar ou repreendendo indivíduos, mas é sobre melhorar os nossos processos para todos. Portanto, melhoro nosso processos, um passo por um. Para mais exemplos de tópicos de SOPs, veja o recurso no link a seguir. Se você gostaria de aprender mais sobre sistematizar o processo além de apenas SOPs, considere assistir ao próximo vídeo. Obrigado por assistir. Disfrute do Process! === Vídeo 15: https://www.youtube.com/watch?v=voDgg6gRFlE (Idioma: en) === # Vídeo 16: Melhorando SOPs para Usar Agora, avançando para a terceira perspectiva. OK, a terceira visão consiste no conceito de que o processo é iterativo. Se considerarmos o processo como uma realidade coletiva, algo que está constantemente mudando e que precisa mudar sempre que encontramos coisas que podem ser feitas melhor, vai acontecer que quando virmos este SOP que possui ambiguidades, eu, como o dono deste processo, consideraria isso como uma oportunidade de deixar minha marca. O que é? Melhorar um pouco a empresa em que me encontro. E deixaria uma citação porque em tais casos, é possível normalmente editar seu processo. Deixaria uma citação e dizeria, "Oi, a pessoa que mais recentemente fez isso, isso não se encaixa. Você quer dizer isto ou esse? " E tentaria solicitar informação da minha colega, se possível, para preencher as lacunas. E se isso não é possível, se perguntar por ajuda não é possível porque a pessoa saiu ou não trabalha mais aqui ou foi atingida por um ônibus, por exemplo, se isso não é possível, o que eu faria é anotar minhas suposições. Então, tomaria este processo e onde houver ambiguidade, como "Para qual email vamos enviar? ", esclareceria isso e talvez colocar um asterisco dizendo, "Oi, estou sendo incorretamente tendo essa suppinição. Vou te informar se está errado. " E modificaria o processo para ao menos documentar o que suposições estou fazendo e por que. A beleza disso é se existir um erro no processo, sabemos por que. Porque as suposições foram documentadas, as coisas que foi impressas. E se houver um erro, também não culpamos a pessoa. Porque vamos ver que o processo é uma entidade coletiva. É uma contribuição de muitas, muitas pessoas que trabalham juntas durante anos em muitas empresas para que o processo realmente ronque. E então se o SOP for seguido e o resultado não for o esperado, não é sua culpa. Realmente é a culpa de todos e é nossa responsabilidade evitar isso no futuro e não ficar atrapalhado pelo que causou o erro inicial. A última e talvez a mais importante detalhe sobre esta perspectiva de ver o processo como um processo contínuo é que a próxima vez que somos encarregados deste processo e passa da pessoa 4 para a 5, a pessoa 5 beneficiará das suposições que foram documentadas pela pessoa antecessora porque não precisará fazer as mesmas suposições. Em vez de dizer, "Envie um email de teste", o tempo que levar para chegar a pessoa 5, ele diz, "Envie um email de teste para este endereço de email. " E teremos estes detalhes adicionais que acumularam de todos antes deles. Portanto, tudo isso para deceivê-lo: o que significa ter um mindset de melhoria contínua? Bem, é ver todo o processo como de donde se está e indo. É como uma nevasca contínua de contribuições do seu time, das suas ferramentas, da sua tecnologia, do seu equipamento, dos lições aprendidas a dor de dente e virando tudo isso e algumas sirenas fora em lições que ajudam seu futuro. Mas espero que isto te ajude a entender como processo de melhoria no mundo real parece, especialmente quando você faz isso pequenos passos no caminho. Estamos no caminho da paralisação, o que está acontecendo além? Esperamos que isto a ajude a entender que o processo é algo contínuo. Melhoramentos mais significativos para um processo costumam ser relativamente pequenos e eles são pequenos passos que você pode fazer, pequenos detalhes que você pode clarear que tem um efeito em cascata. Então, em um esforço para ajudá-lo a entender tudo isso, aqui está uma versão melhorada do que eu falei no vídeo. ## Melhoria contínua no processo Se seu time não utilizar SOPs de forma consistente, achei que é uma boa ideia que táco de repente e tentemos regruparar e pensar sobre as razões possíveis pelo não uso dos SOPs. ### Number 1 - Minha equipe vê SOPs como opcionais Seu time não vê as SOPs como algo necessário, então eles não utiliza-os. Um showstopper assim é um problema sério. Para solucionar isso, devemos nuvens conosco pela nossa comunicação e continuidade no fato de que SOPs são essenciais. O objetivo táctico para resolver esse problema é fazer claro para cada um que SOPs devem ser usados. Bom, isso certamente apresenta algum sentido, correto? Queremos que o sistema seja "Não é possível fazer sem a receita" ou "Nós precisamos seguir a receita" para nosso processo para que ele funcione? É para reforçar que a receita é essential para o nosso processo. Por mais que apresentemos uma "receita" deve ter valor grande para a nossa equipe? Por mais que apresentemos uma "receita" seja importante para nosso processo? Uma vez que tenhamos dito isso, devemos viver nossa comunicação e nossa prática e demonstrar que realmente nunca vamos acreditar no pedido "Engraçado! " de seguir a receita. Focando nas SOPs tem uma importância enorme para nossa prática e vai melhorar imensamente o resultado quando é executado consistentemente. Uma vez que tenhamos conscientização disso, vai melhorar consideravelmente o resultado de nossa prática. ### Number 2 - Minha equipe não sabe que tem SOPs, ou eles estão disposto ao meu escritório Eis uma lógica, meu time nunca tirou conhecimento deles. Em muitas organizações, uma SOP é assim, mas quem tem um no seu escritório, algum formato específico mostrando uma receita de como proceder. Eles são tão importantes que, se pudermos enfatizar isso a máxima e demonstrar ainda que eles devem ser seguidos para que os processos funcionem corretamente. Em muitos casos encontraremos a solução disso compatível com os procedimentos internos. ### Number 3 - "Estou apenas começando aqui" Quando é pequeno o time, as tarefas são simples e o processo é óbvio. Porém ao publicar seu negócio crescer o time e seus processos tornam-se mais complexos. Aqui encontraremos duas técnicas diferentes para resolver esse problema: 1. Criar um SOP para boas práticas gerais e fazer uso da documentação ativa, passar uma documentação rápida sobre as tarefas relacionadas a outros aspectos do processo ou específicas pelo menos por um mês. 2. Criar um sistema de armazenamento para acesso de SOPs através de um repositório de código aberto. Há muitos exemplos de repositórios de código aberto onde poderemos encontrar SOPs sobre certos assuntos específicos, por exemplo, o repositório do rsync ou do vim. Adotaremos um deles, clonaremos e continuaremos evoluindo definindo nossos próprios foco e melhoramentos. 3. Criar um SOP próprio para a disciplina do processo de melhoramento em seus esforços de gerenciar o processo. Lembre-se que estamos aqui para melhorar o código do nosso negócio. ## Resta. . . Eu, Alex, sou o dono da empresa. Eu sou o líder deste time. Eu já gastei tanto tempo cultivando este SOPs, esta política e esses procedimentos e ninguém usa eles. Fez isso me relaciona? Sim, estou com você. Precisamos tomar um momento para regrupar e regnerar pelo de que se você está criando SOPs e eles não estão sendo usados por seu time. Quando peço-lhe isso, na minha experiência, descobri que havia dezenas de razões, mas a lista abaixo é a minha favorita: 1. O time considera que as SOPs são opcionais. 2. O time não sabe que tem SOPs. 3. O time não confia nosso processo. 4. O time acha que o tempo gasto em SOPs se reflecte em algo que eles já sabem fazer mais rapidamente que o capital de SOPs. 5. O time não conhece os SOPs. 6. O time tem medo de erros. 7. O time acha que SOPs têm muita reclamação e que são complexo para ser seguido durante todo o dia, tem medo das penalidades se eles não se adequam a SOP. Assim, vamos começar resolvendo a questão principal disso: por que você esta criando SOPs? Resposta: "Como posso explicar melhor o processo X para o meu time? " A resposta correta é mais do que explicar o processo e reforçar sua importância para os processos da empresa. * No entanto, este impacto se espalha bem além dos procedimentos e reconhecemos que as alterações podem melhorar o desempenho total da empresa. * Universidades e escolas terão seus SOPs. * Áreas de diagnóstico e da doença do processo. * Processo de engenharia de software. * O SOP desenvolvido por outra equipe descobriram o que funciona e é a melhor prática para resolver problemas da engrenia. Um sistema de SOPs significa muitas coisas para o time, principalmente: 1. Sistema de desembarque. 2. Mudança de manuseio. 3. Expansão do know-how e documentação. 4. Baixa necessidade de onboarding. 5. Alta produtividade. 6. Redução de erros. Conclusão: há muito tempo que o uso de SOPs pode aumentar bastante a eficiência da sua equipa e dos processos. # Certificando-se de que as SOPs são Conhecidas e Úteis ## Quando as SOPs são Ignoradas Para garantir que as SOPs não sejam ignoradas, ligue-as a tarefas relacionadas. Independentemente do gerenciamento de tarefas estando em uma ferramenta de gerenciamento de projectos como o ClickUp, Asana ou Trello, ou seja apenas num papel, pode fazer um híperlink para a SOP dentro da tarefa. Por exemplo: "[Vá ao Google Drive para encontrar a SOP aqui](https://drive.google.com/......)" ## Quando as SOPs são Conhecidas mas Não Úteis Se as SOPs forem conhecidas mas não úteis, o motivo é usualmente porque a SOP e as necessidades do colaborador não se alinham. As SOPs devem ser criadas por e para a realização de tarefas, não pelo líder. Os líderes, gerentes e donos de empresas podem beneficiar-se das SOPs para dar orientação para o feedback e personificar coisas estratégicas, mas o propósito principal das SOPs é facilitar a vida dos colaboradores. ## Avisando de SOPs inúteis 1. Garantir que as SOPs sejam feitas por e para colaboradores. 2. Encourage os membros da equipe a deixar comentários sobre as SOPs para facilitar atualizações e melhoramentos. 3. Cultive um ambiente confiável em torno das SOPs. Permita aos membros da equipe perguntarem, apontarem ineficiências e atualizarem SOPs, se necessário. ## SOPs em vídeo Evite criar SOPs como vídeos, especialmente usando as gravações de Loom ou Zoom. Estes são difíceis de atualizar e manter devido à sua natureza, fazendo-os menos eficazes como SOPs. ## SOPs memorizadas Quando os colaboradores memorizam SOPs, há o risco de se esquecer de etapas ou de faltar atualizações. Faça SOPs acessíveis para garantir checagens frequentes para itens clave e implante checklist de sanidade para confirmação de conclusão de tarefas. Por exemplo, um checklist de sanidade para a envio de um vídeo no YouTube poderá incluir: - O vídeo foi enviado - O monetization está correto - Cards de informação estão correto - A descrição está correta Isto permite que os membros da equipe verifiquem a conclusão da tarefa sem ler todo o SOP todas as vezes. # Vídeo 17: Trabalho Eficiente em Equipes com Procedure Operacionais Padrão (SOPs) - Inglês Se pretender melhorar a eficiência da sua equipa, a escrita de Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) pode ser um ponto de partida interessante. No entanto, talvez não queira passar um tempo extremo a criar um extensivo documento para este fim. Nesta sessão aprenderá a usar a AI para simplificar a sua criação de SOPs, economizando-lhe tempo e esforço. ## Parte 1: Registar um Vídeo 1. Use uma ferramenta de registo de vídeo como Loom, Google Meet ou Zoom para gravar-se enquanto realiza a atividade que pretende documentar. 2. Durante a atividade, explique cada passo que realiza para garantir a claridade. Por exemplo, quando criar um SOP para prova de um vídeo do YouTube: - Passo 1: Entre no vídeo e procure erros. - Passo 2: Entra na Frame. io e deixe uma anotação para cada erro encontrado. - Passo 3: . . . [repita passos para toda a processo] ## Parte 2: Usar o ChatGPT para criar SOPs 1. Após registar o vídeo, obter o transcript utilizando a software de registo de vídeo ou utilizar o Loom, que tem esta função integrada. 2. Copie o transcript e colá-lo no ChatGPT enquanto lhe dá as seguintes instruções: "Converta este transcript que estou por meio de dar-me agora em um SOP. Sigam as seguintes directivas. . . " Aqui é onde deseia especificar as directivas únicas da sua organização para SOPs. ## Parte 3: Revisar e editar o SOP Gerado Automaticamente 1. Revise o SOP Gerado Automaticamente e verifique se existem erros óbvios ou correções necessárias. 2. Faça revisões conforme necessário, como a adição de hiperligações, correção de informação errata, ou a incorporação de imagens. ## Parte 4: Armazenar o SOP 1. Quando estiver satisfeito com a versão final do seu SOP, copie e cole-o na sua biblioteca de SOP preferida. Se ainda não tiver uma biblioteca, considere verificar a programação Fundamentos a seguir, visto que oferecemos ajuda na criação de uma que atenda às vossas necessidades. ## Notas Importantes - Quando for fornecer instruções ao ChatGPT, é importante proporcionar instruções claras e específicas, pois o AI irá gerar SOPs conforme a informação for fornecida. - A falta de instruções claras poderá resultar em um documento bureaucrático que não seja útil para a sua equipa entusiástica e eficiente. ## Vídeo 18: Diagramas Rápidos de Referência para a sistematização Empresarial - Inglês Nesta sessão discutimos quatro ferramentas diferentes que ajudam a criar diagramas de referência rápidos para sistematizar a sua empresa sem criar SOPs detalhados. Estas ferramentas são simples de criar e ajudam a tornar a sua empresa mais sistemática em apenas alguns minutos. **1. Chart de Link de Reunião** Criar um chart mostrando localizações diferentes onde você ou a sua equipa pode se reunir, por exemplo para reuniões de clientes ou discussões internas. Certifique-se de incluir os links para estas reuniões, bem como notas sobre o tipo e o propósito da reunião. **2. Guia de Estilos da Marca** Este reconhecimento não é o meu campo de especialidade, mas é importante de todo o mesmo. Crie um guia simples que define o que a sua marca se parece e soa, para ajudar outros a representar a marca da vossa organização de forma consistente. # Documentação da Identidade da Marca Por favor, não me julgue. Este é um pequeno guia para te ajudar a iniciar a documentação da identidade da sua marca no ClickUp. Isto é, início mínimo de onde pensamos quando athinkmos em nossos sistemas. Vamos nos aventurar. ## Dentro do documento do ClickUp Dentro de um documento do ClickUp, deixamos de lado os documentos do ClickUp e passamos a tarefas do ClickUp. Eu expliquei o processo de uso de tarefas do ClickUp em um vídeo separado que pode assistir. Por enquanto, mostrarei a versão do documento aqui, com o título **Identidade da Marca**. ### Sumário O ClickUp permite a criação de sumários clicáveis. Desça até ver as diversas secções da Documentação da Identidade da Marca: ``` - Como nos Referimos a Nós Mesmos - Diretrizes da Denominação Social - Kit de Imprensa - Fotografia e Curriculum Vitae - Logos e Diretrizes de Uso - Assinatura de E-mail - Diretrizes Gerais da Identidade da Marca ``` ### Como nos referimos a Nós Mesmos Especifique corretamente nosso nome para evitar confusão. Nós rompemos as regras de gramática, mas por aqui vão algumas exemplos: - [Nosso Nome Empresarial] - [Nosso Nome Empresarial] Equipe - [Nosso Nome Empresarial] Membros da Equipe Notas: - Não use abreviaturas a menos que sejam comuns entre nosso público. - Evite as variações plural (por exemplo, [Nosso Nome Empresarial]s) ### Diretrizes da Denominação Social Para manter a consistência da marca, aqui tem algumas diretrizes para utilizar nosso nome empresarial: - [Nosso Nome Empresarial] é escrito em caixabaixa, com a primeira letra em maiúsculo e as restantes em minúsculo. - Não insira espaços ou pontuação entre as palavras. - Evite as abreviaturas. - Utilize [Nosso Nome Empresarial] como o nome principal não só [forma encurtada]. ### Kit de Imprensa Se for fazer podcasts, entrevistas ou eventos, precisará de um kit de imprensa que include: - Uma cronologia - Uma fotografia - Um email de contato Considerando a criação de uma pasta do Google Drive e um link para a acessibilidade e fácil acesso. ### Fotografia e Curriculum Vitae Manter fotos de alta qualidade e curricular vitas para um branding consistente, aqui tem um formato sugerido: ```markdown **Nome** *Cargo* [Resumo da Biografia] ``` ### Logos e Diretrizes de Uso Ofereça diretrizes para o uso de nossos logotipos, incluindo: - Tamanhos recomendados de logos - Zona de reserva ao redor dos logos - Variantes de cores aceitáveis - Evitar qualquer alteração do logotipo ### Assinatura de E-mail Padronizar as assinaturas de e-mail para manter a consistência de nossa marca: - Nome da Empresa e logotipo - Informação de Contato - Mascaras sociais ### Diretrizes Gerais da Identidade da Marca Esse tópico fornece uma visão geral das diretrizes da identidade da marca, lembrando a quaisquer novos membros a seguirem essas regras para manter a consistência: - Uso adequado de nosso nome - Uso consistente de logotipos - Fonii e cores recomendadas - Assinaturas de e-mail padronizadas - Ativos da marca de marca, como fotos engraçadas e gráficos de marca - Convenções de nomeação consistente para arquivos, pastas e projetos ### Nomeação de Arquivos Atribuir uma convenção de nomeação para arquivos é essencial para manter a organização e eficiência: 1. Use convenções de nomenclatura consistentes para todos os arquivos, como incluir o nome do projeto, a data e o código do cliente (se aplicável). 2. Evite nomes não intitulados ou nomes padrão. 3. Use os códigos de cliente para identificação facil de rápida identificação e para manter a confiança quando trabalha com vários clientes. --- ### Wiki da Tecnologia Uma wiki da tecnologia é uma ferramenta útil para documentar ferramentas e processos associados à empresa. Embora complexa para criar, oferece uma referência abrangente para quem a necessite. Aqui tem uma estrutura sugerida para uma wiki da tecnologia: - [Nome da Ferramenta] - Resumo da ferramenta - Como acessar e se logar - Como atribuir permissões e dar acesso a outros se eles não estão usuários já - Tarefas ou procedimentos específicos associados à ferramenta - Custo, se aplicável - Acesso de usuários, se aplicável Criando esta wiki da tecnologia, teremos um repositório central para toda a informação tecnológica, economizando tempo e melhorando a eficiência de forma a longo prazo. --- ### Recursos úteis - [Link para a nossa comunidade](https://www.nossacomunidade.com) (somente para os membros da nossa comunidade do ClickingUp onde ensinamos às pessoas como usar o ClickUp e definir o seu processo ao mesmo tempo). Isso é! Aplicando estas orientações, irá estar bem no caminho para a criação de documentação eficaz para a identidade da sua marca em Markdown. Boa sorte e divirta-se a documentar! # Documentação de Sistemas Empresariais: Um Guia Passo a Passo Este guide apresenta o processo de documentação de sistemas empresariais, destacando a importância da identificação da necessidade e escolha do equipamento adequado. ## Identificação da Necessidade A identificação da necessidade é um passo crucial na documentação de sistemas empresariais. Involve identificar os momentos em que o registro ou documentação de processos podem ser úteis. Aqui está como podemos isto fazer: 1. **Procura de Momentos: ** Considere momentos em seu negócio em que possa identificar uma área que poderia beneficiar do registro ou documentação. Isso pode ser tudo desde uma tarefa repetitiva até um processo complexo que é difícil de se lembrar. 2. **Identificação de Momentos Á-Ha! : ** Estas são as vezes em que pensa, "Se eu tivesse escrito isto down/registrado um vídeo/tomado uma captura de tela/fabricado uma moleta, seria mais fácil a próxima vez. " Estes momentos servem como seus pontos de identificação e marcam o início do processo de documentação. ### A Metáfora da Receita Pense na documentação como uma receita. Quando se faz panqueca, por exemplo, pode até encontrar uma situação em que pensa, "Ah, essa receita é demasiado complicada; não vou me lembrar desta maneira de preparar essas panquecas assim bem no futuro. " Escrever o processo (i. e. , documentar) em tais casos lhe aidará a lembrar os passos para o uso futuro. No contexto dos sistemas empresariais, nosso primeiro passo na documentação consiste em identificar a necessidade, justo como imaginedo, "Ah, este processo é demasiado complexo; preciso escrever-lo ou gravar-o para faci-lo mais fácil no futuro. " ### Exemplo Real Veja um exemplo real: nossa equipa recentemente se encontrou em uma situação semelhante durante a preparação da campanha das portas abertas. Estávamos a lidar com fundações baseadas em processos e nossa principal forma de programação requer-nós a alteração de preços em certos pontos durante a campanha. Este processo é surpreendentemente manual mesmo atualmente. A identificação desta necessidade para a documentação é essencial para garantir que não percamos passos e mantemos a informação precisa. ### Identificação da Necessidade vs. Teorização É importante ligar identificação da necessidade a um momento real acontecendo em seu negócio. Muitas pessoas confundem identificação da necessidade como apenas um exercício teórico, mas devem ser baseados em situações reais. ## Escolha do Equipamento Assumido a identificação da necessidade, o próximo passo é escolher o equipamento adequado para tal. Isso pode estar no formato de procedimentos operacionais estandarizados (SOPs), modelos, prompts AI, listas de verificação ou automatizações. Exploraremos mais fundo em tipos de equipamento em passos futuros. ### Disciplina na Identificação da Necessidade É fundamental ter alguma disciplina na hora de identificar uma necessidade versus ação imediata. Não desista de tudo para criar o equipamento quando identificar uma necessidade. Em vez disso, escreva-o e marque quando criar o equipamento. ### Pequeno Controle: Tens Peitos Enchidos? Tens peitos enchidos de abandonar tudo para trabalhar em uma ideia brilhante des que ela popa? Verifique se isto é um ocorrência comum [por favor, responda no chat]. ## Próximas Etapas Na próxima etapa discutiremos o processo de escolha e criação do equipamento para os sistemas documentados. Fique à vada! Em divulgação, existem recursos disponíveis para ajudá-lo no processo de identificação se está esforçando [forneça recursos aqui]. 🇵🇹 # Equipamentos e Procedimentos de Segurança para Motocicletas Pessoas frequentemente incluem equipamentos de segurança para motocicletas apenas ao pensarem em elmo, porém eles não usualmente tomam os passos necessários para organizar este equipamento de forma eficiente. Aqui está um resumo dos passos necessários para garantir que os seus equipamentos de segurança e procedimentos sejam adequadamente organizados: ## Passo Um: Identificar o Equipamento Necessário Assim como você não iría usar vários elmos para dirigir uma motocicleta, é importante evitar ter vários tipos de equipamento para cada procedimento. Aqui estão as categorias de equipamento que normalmente são necessárias para uma abordagem process-driven: 1. **Documento**: Um documento detalhando procedimentos e políticas 2. **Delegate**: Atribuição de tarefas e responsabilidades a membros da equipe 3. **Desenvolver**: Desenvolver procedimentos, listas de verificação e outros documentos remetidos ## Passo Dois: Compreender os Tipos e Categorias do Equipamento É útil entender os diferentes tipos de documentação e como eles se encaixam nas categorias acima: 1. **Desenvolvimento (Aproximado a 3D)**: É a terceira categoria, e inclui procedimentos, políticas e outro conteúdo que possuem conteúdo process-driven para a construção de equipamento. Estão disponíveis vários vídeos para detalhar este abordagem em mais. ## Passo Três: Projetar o Equipamento Assim que você tiver identificado o tipo de equipamento que necessita, é hora de escrever normalmente procedimentos Operários Padrão (SOPs), criar listas de verificação ou qualquer outro documento necessário. Aqui está um exemplo como escrever SOPs: - Utilize um modelo padrão para manter um aspecto uniforme e igualitário. - Estabeleça uma localização padrão para cada tipo de equipamento. ## Passo Quatro: taken o Equipamento Acessível É fundamental tornar seu equipamento de segurança e procedimentos acessíveis e seguros. Isso significa garantir que a documentação seja: - Centralizada: Armazene todos os documentos em um local facilmente acessível. - Editável: Permitir que membros da equipe editem a documentação conforme necessário. - Seguro: Implementar medidas de segurança para impedir acesso não autorizado. Aplicando estes passos e organizando seus equipamentos de segurança e procedimentos eficazmente, você pode garantir que você e sua equipe permaneçam seguros durante a execução eficiente dos trabalhos. # Acessibilidade em Sistemas Empresarialmente: Manter as Coisas Simples ## Importância de Usar SOPs e Gerência de Tarefas Recomendo fortemente o vídeo ["Por Que Ninguém Utiliza Seus SOPs"](https://www.youtube.com/watch?v=dUv2xRmS2_w) pois oferece grandes insights. Neste discussedo, vamos focar no que a acessibilidade significa e por que manter coisas simples é essencial. ### Exemplo de Preços Considerando uma lista de verificação para atualizar os preços: 1. Atualizar os preços no site 2. Informar a equipe sobre as alterações 3. Atualizar o sistema de faturação 4. Atualizar qualquer documentação relacionada Conecte esta lista de verificação a uma tarefa no ClickUp ou SmartSheet se estiver a usar um deles. Se preferir notebooks normais, crie uma nota separada com as passos necessários para atualizar os preços. ### Ligação de SOPs, Tarefas e Equipamento Garanta que os seus SOPs, tarefas e equipamentos são consistentes. Em prática, minha tarefa poderá referir-se a ir para a página 35 da documentação de processos para uma descrição detalhada; idealmente, esta referência deveria ser um hiperlink ou embesado para acesso fácil. ### Processos Pequenos e Modulares Descompacte os processos em peças menores e modulares para facilitar o uso e evitar o reescritório. Utilize uma biblioteca de processos dinâmicos que cobre uma tarefa cada um, como como enviar um e-mail, revisar um e-mail ou garantir que um link está a funcionar. Fazendo desta forma, pode ligar facilmente as tarefas sem criar novo documento. ### Páginas de Referência & Equipamento Considera a criação de páginas de referência ou bancos de dados que contém coleções de informações relacionadas, como como enviar e-mails, newsletters, e-mails de vendas, ou e-mails pessoais. Assim é que economiza tempo e mantém a consistência reutilizando informação estabelecida. ### Testando Equipamentos Enquanto os equipamentos físicos nos mantêm seguros, os equipamentos digitais deveriam ser testados regularmente para garantir a eficiência do funcionamento. Coletar dados para demonstrar se há algum problema e fazeras as justificadas modificações. Utilize conteúdo com problemas passo a passo, fotos ou conteúdo de vídeo para apoiar a utilização eficiente dos equipamentos digitais. ## Q&A ### Pergunta de Gordon O vídeo sobre o [Domínio Completo de Templates de ClickUp](https://www.youtube.com/watch?v=6Fv9_Njo_xw) foi excelente para demonstrar seções menores em um formato mais simples – obrigado! ### Pergunta de Sheila Tenho problemas com links que não contam toda a história. Poderia fornecer mais informação sobre como lidar com este problema? ### Pergunta de Blastoff Labs Por que utilizes o termo "equipamento"? Eu pensava que estavas a referir-se a equipamentos físicos. Em resposta ao Blastoff Labs, desenvolvi o termo "equipamento" para descrever a categoria de ferramentas que ajudam a fazer as tarefas mais simples. A informação escrita pode ser demasiado restritiva, sendo que o equipamento cobre todas as ferramentas digitais e físicas. # Documentação para Recrutamento e Sistematização ## Introdução Este documento fornece recursos e dicas para a criação de procedimentos padrão efetivos (SOPs) e documentação, com uma ênfase no recrutamento e melhoria contínua. ## Recrutamento e SOPs - **Recomendação de Vídeo: ** Um vídeo discutindo como trabalhar juntos com outras pessoas para escrever SOPs. Este vídeo aborda o processo de recrutamento e treinamento, mas se aplica a quem trabalha com seres humanos. Ajudará você com a parte de melhoria contínua se estiver preso nisto. [Link para o vídeo] - **Importância dos SOPs: ** Ter um SOP bem documentado garante que seus processos sejam claros, consistentes e úteis para todos. Isso é particularmente importante ao expandir uma empresa baseada em pessoas ao recrutar mais indivíduos. Quanto mais pessoas pretende ter na sua organização, mais "Cozinheiros" você precisará na cozinha para garantir que seus SOPs, listas de verificação, modelos de documentação e outras documentações funcionem para o maior número de pessoas possível. ## Alojando Pessoas a Seguir Sistemas - **Desafio: ** Ensinar pessoas a seguir sistemas por conta própria pode ser desafiante, especialmente em grandes equipes. - **Soluções: ** 1. Co-autoria: Involvere membros da equipe na criação do sistema para aumentar a adoção. 2. Alinhar incentivos: Garanta que os incentivos, pagamentos e revisões de desempenho estejam alinhados com a utilidade do sistema. 3. Criar uma cultura em torno do processo: Focalize em criar uma cultura que valorize o processo e o faça um componente integral do fluxo de trabalho da equipe. ## Documentação e Links - **Desafio: ** Dar clica em links pode ser um problema, especialmente quando há muitos links em um único documento. - **Soluções: ** 1. Linkar no começo e no final das histórias: Isso ajuda a tornar mais fácil para as pessoas seguirem a documentação conectada. 2. Documentação orientada a resultados: Garanta que a sua documentação esteja focada em resultados, não no passo a passo para atingi-lo. 3. Nomes de tarefa explicativos: Se uma específica ligação precisar ser clicada, garanta que a explique por que no nome da tarefa. ## Sistematização e Automação de Tarefas - **Sugestão: ** Acompanhe um ferramenta de gerenciamento de tarefas pelo menos por dois anos para aproveitar o loop de sistematização. Ferramentas como Trello, Notion, Asana e ClickUp são todas opções excelentes. ## Conclusão Ao seguir estas dicas e criar SOPs eficazes, você pode melhorar a eficiência e a consistência da sua organização. Faça constantes revisões e atualizações da sua documentação para garantir que ela permanecerá pertinente e útil. # Anaálise Comparativa: Trello Setup vs. monday. com e Notion Setups: Uma Discussão Superior Este texto discorre sobre configurações avançadas de Trello, mais aperfeiçoadas em relação às de Monday. com e Notion. Ao pensar nisso, surgiu a ideia que se trata fundamentalmente da forma que sua pessoa explora a ferramenta, ao invés dos recursos específicos do utilitário, principalmente quanto à automatização. Por exemplo, se um utilizador precisa de um banco de dados detalhado com 40. 000 SKUs, comece por considerar o seu caso de uso único. No entanto, as funcionalidades fundamentais que cada ferramenta oferece e pode realizar de maneira eficiente são o que realmente importam, já que qualquer ferramenta pode responder à necessidade. ## Desafios Potenciais Um potencial desafio poderia ser a desconfortabilidade de utilização da Biblioteca SOP (Procedimentos Operacionais Padrão). Outro poderia ser o sesgamento familiar, onde as pessoas percebem algo como não intuitivo ou fácil. O foco inicial seriaevel para se resolveresses estes desafios faria-se para criar SOPs valiosas. ## Solução Example Por exemplo, considere um designer de miniaturas que ignora os SOPs, vendo-os como representinges obrigatórios. Uma solução para este caso poderia consistir em colaborar com este designer e desenvolver um SOP que incorpora: - Uma ligação para o arquivo Canva - As exigências de tipo de arquivo específico de exportação - Um nome de ficheiro de plantilha, eliminando a necessidade de os definir desse zero Isto reduzia de maneira substancial o tempo dedicado à tarefa enquanto oferecia uma solução fácil de utilização, com cópia e colar. ## Benefícios do SOP Quando mostrar o SOP ao designer, poderia enfatizar a dificuldade de encontrar rápidamente soluções similares através de uma busca Google. Isso ajudaria a ilustrar o fato de que os SOPs vão além do que é normalmente encontrado nos resultados da busca Google, capturando o conhecimento que não pode ser facilmente procurado no Google. ## Enquadramento Final Lembre-se de mostrar a pessoa como funciona em seu próprio idioma e ambiente de trabalho como seu SOP pode lhe ajudar. As soluções pre-feitas, às vezes, funcionam melhor nesses casos. Em estréia, considere as seguintes questões e comentários: 1. A overconfiança nas habilidades de memória e capacidade cerebral que criou problemas? 2. Não confunda o sistema com o software. O seu sistema é como funciona, não o software que você utiliza. 3. As cabeças humanas são dotadas de processar informação, mas não sempre são consistentes. É fundamental ter um sistema que possa continuar a funcionar, independentemente das alterações diárias no poder cerebral. 4. Quando trabalha com colegas que têm habilidades memorísticas excelentes e que têm dificuldades no desenvolvimento de sistemas, você poderá ter de apelar ao entendimento e utilizar lógica para demonstrar a importância de um sistema. 5. Esteve sempre pronto, pois a vossa cabeça não funciona sempre à melhor todos os dias. 6. Em alguns casos, reforçando a informação para corresponder ao ambiente de trabalho familiar do membro da sua equipa talvez ajude-o a melhor entender a importância de um sistema. # Documentação de Sistemas Empresariais: Um Percurso para Eficiência Quantificável Nos inícios, uma das desafios principais que costumamos ver as pessoas enfrentar é definir onde começar. Para aliviar isso, criamos um **avaliador gratuito** - um teste de perguntas para medir o seu nível de sistematização e monitorá-lo ao longo do tempo. Você pode encontrá-lo em nosso site (link em branco). Aqui na Process Driven, construímos este teste para auxiliar pessoas que podem pensar que não estão sistematizadas o suficiente para beneficiar do nosso programa de fundações ou aquelas que acreditam serem demasiadmente evoluídas para se juntar. Ele serve como uma ferramenta para ajudá-lo a demonstrar o impacto que a construção de sistemas teve na sua organização, fornecendo ambos as perspectivas quantitativas e qualitativas. Um dos desafios maiores em relação à documentação de Sistemas Empresariais é a falta de um sistema de medida. Isso costuma levar a uma sensação de sobrecarregamento e tornar difícil quantificar o progresso. Nossa esperança é que este snapshot serve como um pequeno mas eficaz meio de ajudá-lo a começar a medir seus sistemas. ## Vídeo 1: Diminuindo a Sensação de Sobrecarregamento No último mês, consegui reduzir o meu trabalho em até 30 horas por semana como dono e gerente de um negócio, passando para o ponto perfeito: 20-30 horas. Este vídeo o levará de um jornado de como consegui isto, esperando proporcionar alguma inspiração e insights para aqueles que se sentem sobrecarregados pelo seu trabalho. Vamos começar por viajar já no primeiro dia quando a sensação de sobrecarregamento chegou a cabo: Sentia-se que estávamos fazendo muito, mas os resultados não estavam a mostrar. Lembo que pensei então: "Se nossos clientes nos aproximassem e dissessem que tenho tanto a fazer que não consigo nem arrancar qualquer coisa, o primeiro que fariamos seria questionar os seus casos: Qual não é o certo que tenho a fazer de tudo o que está a fazer? ". Contudo, nesse caso, estávamos efectivamente a fazer muito sem qualquer progresso visível. Decidi capturar o processo para futuro referencial, esperando identificar as causas radicais deste problema persistente e ajudar outras pessoas que poderiam passar pelo mesmo mal. Depois de todo, sentir-se sozinho e sobrecarregado não deve impedir que encontremos maneiras de melhorar e otimizar nossos fluxos de trabalho. Comecei por estudar o tempo - estimativas de tempo, registo de tempo, rotinas e capacidade da equipa. Isso me permitiu localizar áreas onde podíamos melhorar a eficiência, simplificar os fluxos de trabalho e eliminar tarefas desnecessárias. Por exemplo, descobri que algumas categorias de registo de tempo, como o correio e colaboração, tiveram estimativas de tempo infladas no decorrer do tempo. Também revisei se os membros da equipa estavam a registar o tempo adequadamente, encontrando algumas áreas em que pode haver melhoria nesse aspecto. Em seguida, os focussi nas rotinas. Revitei todas as rotinas para garantir que elas estivessem a valorizar, eficientes e com estimativas de tempo precisas. Como resultado, conseguimos eliminar cerca de 20 horas por mês da nossa lista de tarefas globais. Armado com esta informação, comecei a levá-la aos membros da equipa para que lhes incentivasse a partilhar a minha consciência da questão e colaborar nos problemas. Tive conversas produtivas com gerentes de projectos, líderes de equipa e chefes de suporte, tornando clara a necessidade de ajuda para delegar tarefas e otimizar os processos. Como resultado, tanto tarefas de marketing quanto de engajamento com o cliente estão a receber mais atenção. Consegui simplesmente os rotinos, eliminar tarefas desnecessárias e reorganzer as prioridade de modo mais eficaz. Nesta jornada, este processo me permitiu reduzir significativamente a minha carga de trabalho e colocar a balanza perfeita entre o trabalho e o período livre. A esperança é que esta documentação proporcione-lhe insights e dicas práticas para que possa fazer o mesmo. [Vídeo 1: Estudo de caso (link provisório)](http://example.com/videolink1) Terei um grande fim de semana! --- *Fornecido uma ligação gratuita para o avaliador e o vídeo. *Corrigido o conteúdo gramaticalmente e formatado de acordo com as diretrizes de Markdown. *Incorporado cabeçalhos, listas e blocos de código para melhor clareza da apresentação e das perguntas. *Removido determinado texto do vídeo 1 para reduzir a sua dimensionalidade. # Atualização no Processo de Email e Avaliação da Carga de Trabalho ## Estado Anterior No momento, o processo de email já sofreu alterações e algumas desculpas também podem estar sendo modificadas. Inicialmente, tinhamos seis subtarefas, mas todos os exceto uma tinham uma estimativa de tempo. A tarefa restante não era contada. Com a atualização do processo, vamos ver as subtarefas de perto. Uma das subtarefas anteriormente tinha 23 itens de ação, mas com a nova abordagem ela foi reduzida para apenas dois. Criamos um novo SOP para o pipeline de email, o que significativamente reduziu o tempo antes gasto no processo. O pipeline de email, que originalmente demorava três horas (sem incluir a entrada do VA), agora foi reduzido para aproximadamente 1 hora e 45 minutos. Esta redução de tempo e subtarefas é significativa, especialmente considerando que para esta campanha podemos estar lidando com até 20 emails por mês. Mesmo para um mês normal com 4 a 5 emails, as economias chegam a 8 a 10 horas. ## Estado Atual Durante a reunião de planeamento trimestral, houve uma discussão sobre a carga de trabalho, com enfase no impacto que o trabalho tem em vez do tempo por semana. Foi destacado que o foco atual carecia de um impacto significativo no valor da empresa, o que não é devido a falta de esforço, mas devido a falta de foco. Há vários projetos que estão atualmente bloqueados, e o plano é priorizar projetos de recrutamento que possam aliviá-los, principalmente focando na criação de conteúdo pequeno. Estes tarefas estão sendo escopadas como projetos e serão distribuídas entre os membros da equipe. Além disso, esforços foram dedicados a expressar a necessidade de delegar tarefas e responsabilidades de maneira melhor, aplicando a conceituação do líder servil. A abordagem envolve levantar o peso das responsabilidades até que alguém possa prendê-las, em vez de empurrar tarefas e esperar que deslizem estrepitosamente. ## Atualização do Progresso (17 de Julho) A progressão está sendo feita, apesar de há mais para ser feito. Estamos começando a sentir os efeitos das alterações no processo de email e no processo social, mas estes efeitos podem não ser completamente aparência até a próxima semana. Desejo-lhe um bom sorte a medida que continuamos a fazer ajustes e enfrentar novos desafios. Acompanhe-nos para as próximas atualizações! Se estiver divulgando o conteúdo, não esqueça de deixar um comentário abaixo para me conseguir saber. Seu feedback será crucial para determinar se continuamos a criar vídeos semelhantes. ``` A ser continuado. . . ``` # Abrindo o Gap de Habilidade: Delegação e Melhoria da Eficiência No nosso processo de delegação, identificamos o problema do gap de habilidade. Esta questão emerge quando determinadas tarefas não podem ser delegadas devido à falta de habilidades dentro do time, embora isso não seja uma questão crucial como a educação, e sim envolve habilidades mais criativas e especializadas, difíceis de ensinar sem ser um especialista na área específica. Por exemplo, áreas como o projeto de miniatura de vídeo para YouTube, a criação de itens específicos, entre outras áreas que pessoalmente manijo, foram difíceis de delegar devido ao facto de não termos ninguém no time com competência suficiente nas áreas. Considero-me um C+/B- em termos das habilidades em questão, mas o resto do time carece completamente de habilidades em essas áreas. Assim, por enquanto, essas áreas continuam aí. Porém, para enfrentar isto, iniciamos o processo de subcontratação e procura de profissionais especializados capazes de lidar com essas tarefas e liberar espaço no meu prato. Como empresa leve, é crítico para nós determinar as fontes de rendimento e onde o minuto dos meus horas será reencaminhado se não for mais gasto em tarefas não delegadas. Recentemente, me depararam com uma posição interessante, percebendo que não tinha tarefas para realizar. Como de ontem, todos os projetos em que estou envolvidos estão a antecipar o prazo, o mesmo se aplica aos trabalhos da equipe. Houveram pequenas dificuldades esta semana devido ao jazer de uma nova turma, mas estas não Impactaram o meu horário. Um membro de equipe talvez tenha sido desvialado um pouco, mas durante a última reunião de equipe descobrimos que todos tinham zero tarefas atrasadas - uma realização que é bastante impressionante. Lembrei-me discutindo isto com um membro da minha equipe mais cedo, quando coloquei a minha meta de trabalhar menos horas a semana, e eles expressaram preocupações de que os meus horas reduzidas podiam resultar em trabalho adicional caindo sobre outra pessoa. Inicialmente, partilhai as suas dúvidas, mas depois de passar por este processo, encontro-me estimulado pelo facto de o contrário ter acontecido. Em vez disso, todos os membros da equipe estão a trabalhar com menos coisas no seu prato. É também importante notar que dois dos projetos em que estou a trabalhar à ora são projetos de delegação, concentrados nessa área de contratar profissionais autónomas para ajudar em áreas específicas. Uma bela consequência do processo é que deu ao tempo para reinvestir no meu futuro - gastando tempo valível a fim de trabalhar nesses projetos de delegação, o que levará a economizar horas à semana no longo prazo. No geral, aprendi que alcançar um estado em que todos trabalham eficientemente, com peso de carinha e mais tempo livre, é um processo gratificante. Requer foco, persistência e planificação adequada. Por encontrar meios para comprar tempo, definir rotinas e tirar coisas do seu prato, poderás re-alignar onde gastar o teu tempo na empresa e avançar de forma esmagadora, finalmente obtendo uma experiência de navegação mais suave. # Vídeo 21: Processo de Apoio à Incorporação de Funcionários Saiba como criar um processo de apoio à incorporação de funcionários efetivo que reflete sua marca e conheça o que deve incluir. Neste vídeo, irei passar pela minha processo de apoio à incorporação de funcionários completo e pedirei ajuda de operadores experientes para torná-lo ainda melhor. ## Introdução Tem-se realizado com sucesso um processo de seleção e encontrado o candidato perfecto. No entanto, transformar esse estranho do internet num colaborador valioso é outro desafio. Aqui está um guia passo a passo para aproximar a jornada de incorporação. ### Conhecendo o novo colaborador Ao receber a aceitação da proposta do candidato, é fundamental colectar todos os dados necessários para ele. Isto geralmente inclui o seu nome completo, endereço e outros dados relevantes. Se algum dado estiver ausente, envie um e-mail ou siga-se para colectar. #### Utilizando ferramentas como Gusto Para o apoio à incorporação de funcionários, uso a Gusto, fornecedor de pagamento e Recursos Humanos. A brinqueda de onboarding da Gusto colecta todos os dados necessários automaticamente, facilitando-o para equipas de pequeno a médio porte. Uma das suas funcionalidades principais é a capacidade de personalizar uma mensagem de boas-vindas que inclua detalhes sobre o seu primeiro dia e agenda de reuniões. ### Agendando a primeira reunião Agende uma chamada com o novo funcionário, o gerente e o CEO para discutir passos seguintes e estabelecer uma ligação. Caso seja necessário, convide o seu endereço de e-mail pessoal para garantir que se junte à chamada sem qualquer problemas de acesso. ### Criando perfil do funcionário no ClickUp (ou ferramenta de gerenciamento de trabalho) Crie um diretório humano no seu ferramenta de gestão de trabalho (e. g. , ClickUp) para mostrar informações básicas do novo colega, suas preferências e tipos de personalidade. Este serve como uma introdução à equipa e pode ser preenchido mais tarde uma vez que começar a trabalhar. ### Comunicando à equipa Anuncie a data de início do emprego no chat da equipa para criar expectativa e familiarizar a equipa com a nova chegada. ## Feedback da Comunidade IndiOps Enquanto passava pelo processo de apoio à incorporação, pedi feedback à Comunidade IndiOps, composta por operadores experientes. Uma sugestão foi o uso de ferramentas de automatização para a colecta de dados e a criação de uma tarefa humana no ClickUp ou outra ferramenta de gerenciamento de trabalho. ### Uso de bot para colectar informações Explore a criação de um bot interno para colectar informações do novo empregado antes da sua data de início. Isso pode ajudar a apresentar a cultura da empresa, colectar preferences pessoais e começar a estreitar laços. ### Paralelismo na execução de tarefas Utilize o paralelismo na execução de tarefas para ter várias tarefas acontecendo ao mesmo tempo durante o processo de apoio à incorporação, deixando mais eficiente. --- ### References: - [Gusto](https://www.gusto.com/) - [ClickUp](https://clickup.com/) # Automatização do Processo de Onboarding: Um Guide Este texto irá te ajudar a automatizar o processo de onboarding de seu time. Veja como isso pode ser possível e quais benefícios você pode obter desta prática. A seguir findo resumo do processo de onboarding automatizado. ## Introdução Para automatizar o processo de onboarding, foi feita a seguinte seqüência de ações: 1. **Enviar emails automatizados**: Os emails foram automatizados para informar ao candidato sobre a data do primeiro dia de trabalho, o procedimento para preparação do ambiente de trabalho, a lista de equipamentos ou materiais necessários e a localização da empresa. 2. **Criação de uma Lista de Tarefas para Onboarding**: A lista de tarefas para o onboarding foi criada dentro do software de gerenciamento de trabalho com uma série de tarefas inseridas. Embarrassadamente, as datas de início das tarefas foram ajustadas manualmente, pelo que conhecemos que vamos ter que automatizar esta parte também. 3. **Definição de Datas Limite Automatizado**: A automatização da definição de datas limite para cada tarefa permite um gerenciamento eficiente do processo de onboarding para todos os novos recrutas. 4. **Para Outras Tarefas**: Algumas tarefas de onboarding demandam uma solução mais individualizada, sendo estas trabalhadas com maior proximidade com o candidato. 5. É democrático e transparente até mesmo quando as discussões orientadas a specials (booleanos) ou sexuais (orientações sexuais) deverem ser feitas com discreção. --- **Observação legal**: Alguns aspectos legais associados a processos de emprego podem variar de acordo com legislação de cada país. Em casos de admitir diferenças ou dúvidas dento destas alterações, conheça sempre uma especializadora na área de direito do trabalho. > Para mais informações, consultamos a seguinte fonte: [ Center](URL) --- By following these guidelines, the provided text has been restructured and formatted using Markdown to increase readability and organization. Some content was added for clarity, and unintentional errors were corrected. The original text's technical terms, commands, and URLs were preserved as they were. # Processo de Incorporação na Process Driven ## Introdução Conectar-se com novos contratados e fazer com que eles se sintam bem-vindos e conectados é extremamente importante. Aqui está uma messagem sugerida: > Simplesmente envie uma mensagem rápida, poderia ter o seguinte conteúdo: "Olá, estamos completamente empolgados em trabalhar com você! Aqui está uma mensagem mais pessoal para te conectar ao grupo. " Uma dica adicional de Sam, que não esteve na reunião, é enviar swag. Isso poderá ser um bom método de engajar novos contratados durante o intertemporário. > **Ideia de Swag**: Possuir swag como um método de preencher o período intertemporário também poderia ser um bom método de engajar novos contratados sem requerer trabalho ou esforços adicionais. ## O Poder do Processo em Vida Real O processo de incorporação foi visualizado usando um mapa de processo, uma prática que permite perspectivas creativas, segurança melhorada e melhor comunicação do processo de incorporação. > Visualizando o processo de incorporação usando um mapa de processo: > > ```mermaid > graph LR > A[Tarefa 1] --> B[Tarefa 2] > B --> C[Tarefa 3] > C --> D{Ponto de Decisão} > D -->| Sim | E[Tarefa 4] > D -->| Não | F[Tarefa 5] > ``` Saiba mais sobre práticas de diagramando [aqui](url_for_process_diagramming_practices). ## Características Chave do Processo de Incorporação da Process Driven ### Primeiro Dia - Reunião com o Gerente e o CEO - Check-ins do Gerente - Série de outras reuniões durante as primeiras 3 semanas ### Entre as Reuniões - Lista de tarefas para o novo contratado trabalhar ao seu próprio ritmo ### Chamada de Feedback de Pares - Chamada com as pessoas com quiens o novo contratado trabalha durante as primeiras 30 dias ### Revisões de Progresso - Reuniões para revisar o progresso todos os 30 dias ### Renomeação da Lista de Incorporação - Depois do processo de incorporação de 90 dias, a lista é renomeada para refletir o nome da pessoa e se torna a lista de aprendizagem e treinamento pessoal ## Conclusão A feedback recebido será incorporado ao longo do mês, e revisões no mapa de processo serão compartilhadas na Rede Ops de IND. ## Introdução - **Aleksander Meijer**: Otário pela integração automatizada e Intelligence Artificial com cerca de 40 anos de experiência - **Kate Stanky**: Gestão de operações para negócios e associações de Artes de Fibra - **Sarah Skarky**: Consultoria de Recursos Humanos para pequenas empresas com menos de 25 empregados ### Nota Este texto não representa corretamente quem está presente no vídeo. O número correto de convidados especiais é três: Aleksander Meijer, Kate Stanky, e Sarah Skarky. ## Aprendizado Adicional - [Vídeo 22: Funções e Responsabilidades de Cargo – Uma Estratégia para uma Pequena Empresa](https://www.youtube.com/watch?v=DgIHDxAF5aE) (Idioma: Inglês) # Definindo Funções e Responsabilidades em Cargos: Uma Framework em Três Passos Crizalmente, com a claridade e a perspectiva de hoje, a princípio eu pensava realmente que estava fazendo a coisa certa. Porém, sabendo o que sou conheço agora, realizei que estava fazendo a minha vida muito mais difícil. Através dos anos, desenvolvi este pequeño framework em três passos para definir funções e responsabilidades em cargos que é tão fácil que pensava que todos já o conheciem e não me disseram. Por chances, se ninguém lhe contou ainda, supposei que compartilharia-o neste vídeo para que possa pegá-lo quando tentar definir funções e responsabilidades em cargos para a sua empresa. **Passo 1: Analisar a Empresa** Comece analisando a empresa mesmo. Examine o time e o que gostaria de fazer é identificar o que tudo isto precisa de fazer? Que coisas acontecem? Gosto de tirar as minhas ideias da cabeça e mapear-as num diagrama de organização. No topo deste diagrama, vai querer defini-lo a finalidade geral da empresa, volvendo a se dividir mais abaixo no diagrama. Este exercício é recorrido em detalhe na formação disponível na descrição. É totalmente gratuita, mas se quiser saber mais a respeito dele, veja a descrição abaixo. Chamo este exercício o Diagrama de Organização de Processos porque essencialmente ao escrever tudo o que a empresa faz, está registando todos os processos da empresa. Embora algumas pessoas possam ver a alguém usar a palavra "processo" e começarem a cair no sono, não quero que faça isso. Sim, estamos usando o termo "processo" a aqui, mas não quer que que seja isso que faça com que te deites - é apenas coisas que acontecem, não é o óbvio, mas essencialmente aquilo é o núcleo da coisa. **Passo 2: Resaltar as Funções** Seguinte, leve uma caneta e comece a marcar tudo à mão. O nosso objetivo aqui é garantir que comecemos a marcar as diferentes funções e responsabilidades que são julgadas igualmente importantes juntas. Por exemplo, provavelmente quererá a mesma pessoa fazendo os meus thumbnails do que estremece os meus postagens sociais, talvez eu queria que isso seja feito por uma única pessoa para não ter que mudar e separar os dois entendidos. Eu vou marcar essas coisas com um cor secundário, depois vou levar uma casa e começar a marcar outras funções que são julgadas igualmente importantes juntas. O meu objetivo aqui é colocar cada função e responsabilidade que me aparenta na minha empresa em grupos que sejam coherentes e convencidas na minha mente. Aí vem ser possível uma única pessoa a quem dar a função responsável e ao mesmo tempo dar a idéia de que esta pessoa deverá se concentrar apenas nessa atividade. Isso vai ajudar-me no momento de planejamento e recrutamento de novas equipas. **Passo 3: Mantenha Charts de suporte** A única coisa a acrescentar a este diagrama, é ir manter dois outros diagrama adicionais na minha empresa: o diagrama da função de cargos e o diagrama do título do carga. Estes são dois bags está vezes extras, mas eles são bastante úteis. o diagrama das funções de cargos **tomam todas as cores do Diagrama de Organização de Processos e o tornando numa chart que vai te mostrar todas as funções de cargos na minha empresa e para quem os diferentes cargos relatam-se. Como sou responsável pelo pequeno time da minha empresa, adoro este diagrama - ele é o que utilizo mais do que nada e faz parte da minha rotina diária. ** O segundo diagrama, diagrama da hierarquia do cargos, é apenas um diagrama de HR tradicional - que é a pessoa, que é o cargo, quem Reporta-lhe. Também o encontro necessário ter em mente este diagrama pensando em HR desde que, de forma semelhante, nosso pequeno time tem a necessidade de adotar uma ideia mais estruturada de HR e revisão de performance. **Dica Adicional** Uma forma excelente de determinar qual o cargo que deve ser o próximo que se haja a contratar ou quantas equipas se devem recrutar e como se deve expandir é ir retroceder para os seus dias de trabalho e comparar as suas funções de cargos com as suas titulações. Quando se trata de expandir o equipa pequena, geralmente a melhor maneira de fazer isso e encontrar o seguinte cargo a contratar é por subdivisões - consulte as funções de cargos que já se encontram inseridos num determinado cargo e separe ainda. Espero que este framework em três passos seja úteis! Lembrando que a Clareza é um dos símbolos mais importantes de que se juntam as funções e as responsabilidades para evitar perder dignidades importantes através de furos no fundo do calçado. Se tiver alguma pergunta ou se queira compartilhar alguma dica, por favor, larguem um comentário abaixo. E não esqueça de inscreverem-se no nosso canal para mais conteúdo útil! # Vídeo 23: contratação e delegação de funções de emprego Contrate uma pessoa com quatro funções de emprego e divide-as para que elas retêm duas funções de emprego enquanto as outras duas se tornam seu próprio título de emprego. Isso pode ser uma palavra pronta, e é isso que contratas para o próximo. Minha forma preferida de se fazer isso é simplesmente trabalhar com a equipe que já tenho e perguntar-lhes as seguintes perguntas: - Olá, das coisas que você faz atualmente, as quais são as que você despreza menos? - As quais você não está prosperando? - As quais apenas sentem que são difíceis para você? Estas perguntas podem ajudar-g curlamente nessa identificação das funções de emprego que devem ser eliminadas do prato da pessoa para deixá-la concentrar-se ligeiramente mais e especializar-se um pouco mais nas funções de emprego restantes dentro de seu título. [Dica Bonus] Existe uma grande variedade de utilização do termo 'emprego' neste vídeo, mas aqui é a minha dica adicional para você. Espero seja útil. Se voc influence aprender mais sobre contratação, funções de emprego, delegação e todo isso, deveria provavelmente assistir este vídeo no ecrã final seguinte. Eu realmente me divirtei intrusos no operador e integrador famoso Leila Hearoi e compartilhei com todos vocês o processo de contratação de até 100 milhões de captura que obtive de seus vídeos. Apenas clique no botão aqui no ecrã final, e até a próxima, desfrute o processo. [Link] (https://www.youtube.com/watch?v=yx0oicq1pAQ) (Língua: en) ## Vídeo 24: criação de procedimentos operacionais padronizados (SOPs) **Íngles: ** Olá e bem-vindo, aviões tardáos para nossa transmissão ao vivo se você puder ver aqui, por favor, me avise no chat, e ao mesmo tempo, me avise onde estamos entrando, qual país você está e o que está fazendo hoje e como está aproveitando o tempo para isso? Agradeço a sua presença aqui, e começamos de andar ao scheme. [Música] Obrigado [Música] [Música] [Música] [Música] [Música] [Música] [Música] **Íngles: ** Como recordação, vamos começar aqui no cronografo, se você puder ver aqui, por favor, me avise no chat, e me avise onde estamos entrando hoje, onde você está se juntando a nós hoje, e vamos começar no cronografo em breve. [Música] Obrigado [Música] **Íngles: ** [Música] [Música] **Íngles: ** Bem-vindo de volta a nosso canal ao vivo, agora iremos começar nossa passagem pela criação de um SOP agora, como vou andar isso, vou tentar algumas novidades com alguna música de fundo aqui em uma transmissão ao vivo, espero que possa ajudar-me ajudando comenzar a jantar por evitar que isto seja tão engenhoso. Deixe-me saber no chat, caso tenha algum problema para ouvir ou caso haja eco, por favor, me avise então poderemos garantir que isto seja a melhor experiência possível hoje. **O que vamos passar pelaquila é uma passeata viva de como escrever um SOP. Agora leve nota porque isto provavelmente não será a mais entretenida a assistir, mas eu quero mostrar-vos exatamente como eu faço SOPs em tempo real**. Se você quiser avançar rápidamente selecione as partes que quiser no reprodução posterior, no entanto eu quero mostrar-vos o que isto parece porque o objeção comum que eu ouço ao fazer SOPs - aqueles instruções mentais da sua empresa - é o facto de quando criar esses institutos, você tem que gastar tempo nele, e a medo disso tem de passar sem nunca escrever. Se vocè gostaria de ver como escrevo um SOP, apenas vá embum atual e verá todas as minhas SOPs. Agora, vamos nos concentrar e deixar comecar, antes de nós entremos em nossa primeira SOP viva, vou tentar iniciar uma SOP que eu deveria escrever hoje para que possamos fazer tarefas de minha lista para fazer com Monica, que estava esperando pacientemente por seu turno. deixai-me saber se você precisa de ajuda. **To get us started, and before we dive into our very first SOP live, are there any questions or doubts before we dive in, or is everybody tuned in? ** If you have any questions, please ask in the comments below, but let's try to dive in and get this two-hour training done today, on the side of the SOP subject, I highly recommend this book called "Getting to Maybe" by John Cleary, Richardлюбиler e Francis J. Gross. jr. This book essentially describes a decision process that is used at Pixar to make movies, and it's a fantastic method. However, implementing that process in business can be a lot harder when you're trying to make a 100-page SOP than when you're trying to make a movie with a hundred employees. With that said, let's actually start off with our first SOP, and we'll use this company that I built. It's a bit complex — we are essentially a media company, we focus on everything from video production to animation, graphic design, podcasting, and photography, but for the scope of this example, we will pretend to be a simpler company, like a small consulting firm that provides things like digital marketing, web design, and SEO consulting. So, let's start off with our first SOP by identifying a process, and let's use this process so we can create a beginner friendly SOP. For the purpose of this training session, let's make an SOP for creating a proposal form. Let's think about this in terms of software development. A proposal form is essentially a User Interface for the client, it's the first thing that they should see when they go to your website, click on the "Contact Us" button, or print it out, and we'll have an initial set of questions that would be common for all clients, regardless if you have a manufacturing company or a consulting one. With that said, let me explain the process for creating a proposal form: **1. Identify the Purpose**: The first step in creating an SOP is to identify the purpose of the form and the required information for your business. You should also clearly define the policies and requirements related to the form and its usage. One question that can help you in this early stage is "What's the primary objective of having the form, and why is it essential to seek this information in order to follow up effectively for business growth? ". **2. Form Design**: The next step is to design the form itself. The form should be clean, concise, and intuitive, making it easy for the user to interact with it. It should also be mobile-friendly and should not collect more information than necessary. Here are some key elements to include in the design of your form: - **Title**: Briefly state the purpose of the form and offer the user a means to save, submit or cancel their work. - **Contact Information**: Capture the potential client/user's contact details (e. g. , name, email address, phone number, etc. ). - **Problem Description**: Clearly describe the service/product the client/user needs, and how it can benefit them. - **Potential Solution**: Provide a few potential solutions to the problem described and let the user select their preferred one or offer suggestions. - **Next Steps**: Clearly describe the steps you will take after the user submits the form and explain how the initial proposal will look like. - **File Upload**: At times, it's useful to have the user upload files related to their request, such as documents, images, etc. **3. Test**: Once the form is designed, it should be tested to ensure that it works correctly and is easy to use. This step is crucial for identifying any errors, bugs, inconsistencies, or usability issues that could potentially turn off potential clients. **4. Launch**: Once the form is tested, it should be launched and made available on your website, as well as via other means such as email or brochures. With the initial version launched, it should be monitored closely to ensure that the purpose of the form is being met, and improvements can be made as needed to better serve your clients. With that said, I hope this example of how to create an SOP has helped you understand the process and the key elements that you need to consider when creating SOPs for your company. Creating SOPs can be a daunting task, but it is essential for the growth and scalability of your business, so make sure you allocate the time and effort needed to thoroughly document your procedures. To sum up, an SOP is an essential tool for any business that aims to grow and scale. When creating SOPs, remember to: - Identify the purpose of the process, as well as the required information for your business; - Design your form with clean and intuitive layout, mobile-friendly, and should not collect more information than necessary; - Test the form for any errors, bugs, inconsistencies, or usability issues; - Launch the form and monitor closely. ``` # Como revisar modelos de plantilha ## Descrição Geral O objetivo deste documento é esboçar um processo para revisar modelos técnicos. O objetivo é garantir que nossos utilizadores sejam conectados com modelos de alta qualidade que resolvam verdadeiramente as dor de cabeça problem-centricas, salvando-lhes tempo, energia e estresse. ## Contexto Descrição de antecessores: Este manual demonstra como revisar corretamente os modelos de plantilha. Vamos começar a trabalhar. Só vou começar a escrever isto. Está tudo em ordem. ## Objetivo da Revisão de Modelos de Plantilha O objetivo da revisão destes modelos é identificar e corrigir erros ou inconsistências, garantindo que os funcionem como esperado e ofereçam soluções aos pontos dolorosos a que foram dirigidos. ## Importância da Anotação de modelos A plantilhagem pode ser um passo excitante, mas também desafiador, de qualquer software de gestão de trabalho. Para não ofuscar nossos estudantes e membros, é importante ligá-los com modelos de qualidade altíssima. A anotação é o primeiro passo em obter isto. ## Qualidade Detalhada das Plantilhas Para manter a qualidade detalhada das plantilhas e garantir que todas as plantilhas atendem os padrões necessários, um processo de anotação rigoroso deve estar em vigor. É aqui que começa o proceso. --- ## Começo e Fim 1. Começo - Abra o modelo pronto para a anotação encontrado na nossa base de dados de publicação de recursos. - Insira um link aqui ou mantenha-o simples por enquanto. 2. Fim - As correções, preocupações e edições são compartilhadas com a pessoa responsável pela revisão dos modelos. --- ## Etapas 1. **Experiência o Processo** - Faça a experiência geral do processo, possivelmente através da sua MenteGrande ou trabalhando realmente com o procedimento padrão (SOP, Sistema de Procedimentos Operacionais) em tempo real. 2. **Revisão de Campos** - Verifique os campos personalizados e padrão, cliques em aplicativos, hierarquia vertical e horizontal, visualizações, instruções incorporadas e descrições para acurácia e consistência. 3. **Verifique se as Automtempomatas e Permissões estão corretas** - Verifique se todas as automations estão funcionando corretamente e se as permissões necessárias são atribuídas. 4. **Rastrear Problemas** - Registre os problemas encontrados durante o processo de anotação. --- ## Dicas e Considerações - Personalize os passos com base na plataforma específica com a que está a trabalhar (sistemas como Smart Suite, ClickUp, Notion, Google Docs). - Seja minucioso mas flexível em abordagem, ajustando os passos conforme descobres. - Utilize Ferramentas como Whimsical para uma melhor utilização quando está trabalhando em fluxos diretos. --- [Música] ``` # Documentação para a Criação e Integração de Protocolos Operacionais (SOPs) ## Introdução Todas as informações sobre a criação, a linhação e a revisão de Protocolos Operacionais (SOPs) em várias plataformas. ### Perguntas e Respostas - **Pergunta: ** Depois que o SAP for criado e ligado dentro da tarefa ou modelo de tarefa, a pessoa que precisa de orientação irá procurar no banco de dados de SAP? > Resposta: Em geral, sim. A forma ideal de ligá-los é usando um hiperligame ou um registro ligado. Porém, o método depende do recurso escolhido. ## Ligação de SOPs à Tarefas Para diferentes plataformas (Smart Suite, ClickUp, etc. ), siga as guias de vídeo que criamos para aprender a ligar os seus SOPs às tarefas. ## Atribuição e Revisão de SOPs - Espere uma semana ou rediga esta tarefa para outra pessoa. - Se possível, revisar o SOP após um breve atraso para uma visão mais fresca. - **Atribua** o SOP revisto à pessoa designada com instruções relevantes. - Transmita as suas **modificações** ao revisor através da plataforma de Gerenciamento de Trabalho escolhida. - Garanta que as modificações sejam atribuídas à pessoa responsável pelas revisões. ## Avaliação de Informações Existentes e Adição de Inputs & Outputs 1. **Inputs**: As peças necessárias para iniciar o procedimento. - Ligo um link de instalação provisória do modelo - Acesso ao software onde o modelo está instalado - Acesso de administrador ao software de Gerenciamento de Trabalho relevante (se aplicável) - Guia de voz processa-directiva - Nevigue a importância da ortografia correta e da capitalização adequada. 2. **Outputs**: O estado final de conclusão. - Transmita uma lista de prioridades de edições numa lista numa plataforma de Gerenciamento de Trabalho e **atribua-as** ao revisor do modelo. ## Avaliação de Informações Existentes e Adição de Informações Adicionais 1. **Avaliação de Informações Existentes: ** Releia o SOP para garantir que seja coerente e identifique áreas potencialmente melhoráveis. 2. **Quebra em segmentos**: Partilhe o SOP em segmentos menores para uma compreensão mais clara. - Foco no abordar de grande a pequena - Certifique-se que cada linha começa com um verbo e diz ao leitor que deve concluir ao final. ## Conclusão - Pratique o desenvolvimento de SOPs utilizando exemplos em directo, mas tinha em mente o desenvolvimento periódico e a expansão de SOPs. - Adote uma mentalidade de revisão e expansão periódica de SOPs. - **Repita o processo de revisão e adição de detalhes à medida que seja necessário. ** Observações: - Neste exemplo, o foco foi na demonstração ao vivo. Na realidade, é melhor esperar e ter uma jornada de olhos frescos para concretizar as refinações. - Durante a documentação, tente manter uma linguagem detalhada e fácil de seguir para uma melhor experiência de utilizador. - URLs e referências permanecem inalteradas quando adequadamente indicadas. # Gestão de Processos: Manter seu Negócio em Trilho Esta seção discutirá a importância de SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) orientados por processos e como eles podem ajudar a otimizar o fluxo de trabalho, especialmente na indústria financeira. ## SOPs em Software de Gestão de Trabalhos A implementação de SOPs diretamente em seu software de gestão de trabalhos pode melhorar significativamente a comunicação e eficiência. Isso pode ser feito adicionando seguidores, assinantes ou Watchers aos SOPs para manter-los informados. ### ClickUp para planeamento fiscal e empresas de contabilidade Muitos profissionais da indústria financeira encontraram sucesso utilizando o ClickUp para planeamento fiscal e empresas de contabilidade. > "Temos muitos pessoas que estão na indústria financeira dentro de nossos programas dimensionalizados . . . há algumas coisas que são quirCC3s desta indústria que tornam especialmente SOPs mais desafiadores. . . " > - Allison ### Documentação de Referência Cliente-Específica Devido à natureza única da indústria financeira, muitas vezes é necessário ter documentação de referência cliente-específica. Isso pode ajudar a afrontar os desafios que surgem ao adaptar os processos para clientes individuais. > "**Abby diz que isso é feito com um cronograma** porque o time sabe o SOP. . . Será feito sempre que o SOP é **referenciado e examinado frequentemente**. . . " > -Abby ### Revisão e Atualização dos SOPs Para garantir que os SOPs se mantenham atuais, é essencial ter uma pessoa responsável pela revisão deles. Isso pode ser feito atribuindo a tarefa em seu ferramento de gerenciamento de tarefas ou apresentando o nome do proprietário no topo do SOP. > "**A SOP de Layla** e que proprietário tem um routine para revisar essa SOP. . . Será feito sempre que ele faz a tarefa ou uma tarefa específica, apenas apresentando '**Layla, reveja todas as suas SOPs e garanta que elas estejam ordem**' ou '**Layla, reveja esta SOP específica no dia de sexta-feira primeiro e garanta que está atualizada**'. . . " > -Organic Love ## Aproximação Simplificada para SOP Para um SOP orientado por processo em vez de uma abordagem usuário- específica, é melhor centrar-se em áreas-chave, priorizar erros repetidos e circundar os erros mais custosos. Revisando e atualizando os SOPs frequentemente pode ajudar a manterem-nos atuais e mais precisos, melhorando a eficiência geral. Pequenas empresas podem começar utilizando um documento Google para suas SOP, o que serve como um passo importante em relação a um documento word que está fora de linha. Para informação mais detalhada sobre SOPs orientados por processo, visite nossa nossa principal Canal: [Vídeo 24](https://www.youtube.com/watch?v=-4yrNvmN0mE) . . . === Vídeo 24: [https: //www. youtube. com/watch? v=-4yrNvmN0mE](https://www.youtube.com/watch?v=-4yrNvmN0mE) (Linguagem: en) === Você está sentindo como se todo o seu negócio estivesse numa per hollow mess? As coisas provavelmente se tornaram assim porque de erros repetidos, comunição inadequada ou inefesesiancia. A excelente notícia é que é possível alcançar uma veloz trajeto para terminar as coisas sem erros e caos com passos simples. Este vídeo discute seis passos para sair desta situação e simplificar seus processos: 1. Encontrar o maior incêndio: Identifique os padrões de comportamento repetidos ou áreas onde as coisas dão errado, centrando-se nos erros mais custosos. 2. Focusar no maior incêndio: Inicie documentar o que ocorre quando isto ocorre. Simplifique o diagrama de fluxo, mesmo não utilizando software de diagramação especializado. 3. Medir o que você odia: Atribua métricas para o processo que captura por que é frustrante, como o número de erros ou chamadas de suporte cliente. 4. Fazer mais fácil: Revise os dados coletados e determine a maneira mais fácil de simplificar o processo e torná-lo mais eficiente. 5. Testar e Iterar: Implemente as mudanças e medie o impacto no melhoramento de processos. 6. Treinar e Comunicar: Treine o seu time para o novo processo e faça educar sobre seu proposito e vantagens. . . . # Melhorando os Processos para Melhoria: Uma Guia para Melhorar a Eficiência da Sua Empresa Este documento fornece uma guia detalhada para melhorar a eficiência dos processos, com ênfase em encontrar pequenas mudanças que possam ter um impacto significativo. ## Tabela de Conteúdos 1. [Identificando e Aplicando Soluções](#identificando-e-aplicando-soluções) 2. [Qualidade: A Chave para Satisfação do Cliente](#qualidade) 3. [Priorização de Alterações para Máxima Impacto](#priorizando-alterações) 4. [Conquistando o Apoio de Seu Time](#conquistando-o-apoio) 5. [Mate o seu Peto: Foco em O Que Importa Mais](#mate-seu-peto) 6. [Implementação de Alterações: Pequenas Vitórias para Ganhos Grandes](#implementação-de-alterações) 7. [Repetindo o Processo: Buscando Melhoria Contínua](#repetindo-o-processo) 8. [Transicionando da Gestão de Processos para Estratégia de Processos](#transicionando-da-gestão-de-processos-para-estrategia-de-processos) --- ## Identificando e Aplicando Soluções Nesta fase, tentamos encontrar áreas nos nossos processos que precisam de melhoria. Isto envolve encontrar ineficiências, erros e pontos de encalha que estão levando a resultados subótimos. ``` Identificação de problema → Gathering insights do time → Consulta de recursos externos ``` --- ## Qualidade: A Chave para Satisfação do Cliente Garantia da qualidade nos nossos processos é crítico para a mantenção da satisfação do cliente. Por incorporar passos de controlo de qualidade antes da fase de impressão, podemos reduzir a probabilidade de erros e aumentar a felicidade dos clientes. Exemplo: Prova de design, revisão e impressão --- ## Priorização de Alterações Classificar as melhorias potenciais com base em seu impacto e facilidade de implementação pode ajudar-nos a focar nas alterações que farão a maior diferença nos nossos processos. ```markdown | Impacto | Facilidade | |--------------------|----------------| | Muito Alto | Muito Fácil | | Alto | Fácil | | Médio | Médio | | Baixo | Difícil | | Muito Baixo | Muito Difícil | ``` --- ## Conquistando o Apoio do Seu Time A incorporação de feedback do seu time é essencial para garantir a compreensão compartilhada dos problemas e gerar soluções criativas e eficazes. --- ## Mate o seu Peto: Foco em O Que Importa Mais Isolando e priorizando uma quantidade limitada de melhorias baseando-se em seu impacto e facilidade, podemos fazer grande incorordando significativo avanço em processos com eficiência. --- ## Implementação de Alterações: Pequenas Vitórias para Ganhos Grandes Foco em implementar alterações fáceis de concluir, como pequenas melhorias que possam levar a grandes mudanças no longo prazo. --- ## Repetindo o Processo: Buscando Melhoria Contínua Continuamente revisitando e iterando as nossas esforços de aprimoramento de processos nos ajudará a manter uma vantagem competitiva e evitar a sobrecarga de desafios de eficiência. --- ## Transicionando da Gestão de Processos para a Estratégia de Processos Com a crescida de nosso negócio, devemos transicionar da gestão reativa de processos para a gestão proativa de processos através da previsão de desafios e prosseguindo à adoção de mudanças proativas enquanto continuamos a crescer e aprimorar. # Sua Jornada Aparte: Crescendo o seu Negócio Este texto é da Danielle. Ela compartilha uma sensação de finalmente ser capaz de crescendo o seu negócio sem precisar de se preocupar com a perda de clientes ou com a afeição da reputação. Esta apenas acontece quando começa a dar-se um pouco a trabalhar e dar-se permissão para investir algum tempo agora para salvar tempo e danos na reputação a futuro. Para saber mais sobre a experiência de Danielle em nosso programa Fundamentos, veja o link na descrição abaixo. Se ainda não está muito seguro se o nosso processo é o certo para você, continue e veja este vídeo aqui na tela de fim seguinte. Ele vai te ajudar a começar a identificar se as falhas no processo estão escondidas no seu negócio sem você perceber. --- # Vídeo 25: Gerenciando Novos Augeis (Idioma: en) - [Link](https://www.youtube.com/watch?v=dxZNZh3Ac6g) --- Se gerenciar o seu novo empregado sentir mais trabalho do que fazê-lo sozinho e mesmo se delegar muitas tarefas ainda parece que você sempre está a inteiras no trabalho, então este vídeo é para você. Hoje, vou compartilhar a uma única mudança que aprendi ao longo de 6 anos de contratar e demitir vários funcionários que resolve este problema uma vez por todas. O que precisamos fazer é parar de delegar tarefas no nosso negócios e em vez dos isso delegar áreas. Vou explicar. . . A delegação de tarefas é sobre atribuir ações específicas que queremos que alguém faça, normalmente a uma data específica. Por exemplo, eu poderia contratar Mariah para adicionar índices de tempo no YouTube a cada quarta-feira. Esta forma de delegação é onde as pessoas começam e se sua equipe é composta por autônomos ou contratantes, isso pode ser onde seu processo para. Contudo, como você se torna mais avançado e começa a empregar mais pessoas para o seu time, esta forma de delegação baseada em tarefas não vai funcionar para você. Nestes cenários, você precisa que as coisas sejam feitas que são relacionadas às tarefas de Mariah, mas não são exatamente o que você delegou. A única maneira que Mariah irá saber que precisa fazer estas coisas é se você lhe falar. Você vai precisar lhe dizer que há um erro e "hey, entra e corrige", você vai precisar lhe dizer para adicionar este curso aqui, ou você vai precisar realizar a pesquisa, aprender a tendência, explicar a tendência para Mariah e esperar que ela implemente em todos esses cenários. Você está se tornando uma barragem. Você ainda está envolvido nesta área do negócio mesmo quando delegou. Em contraste, devido ao fato de não fazê-lo todos os dias, pode até parecer que será difícil pular aqui e aqui quando estas exceções são muitas vezes usadas. Por isso, preferimos áreas em vez de tarefas. Quando falamos de áreas, queremos que seções do seu negócio sejam atribuídas à responsabilidade ou à proprietária individual. Neste caso, poderia ser a responsabilidade de Mariah de descrições de vídeo do YouTube. Enquanto em terra de tarefas estamos simplesmente lidando com uma pequena caixa e Mariah só é por ela, quando definimos uma área isso inclui todos os potenciais exceções e mudanças que podem acontecer e tudo isto se refere à aquela área de propriedade. Esta mudança subtil pode fazer uma grande diferença por dois motivos: 1. Quando estas cosas estranhas aparecem, Mariah agora sabe que é responsável porque ela leva a totalidade da responsabilidade por esta área. Como a pessoa que delega, eu não preciso predizer qualquer tarefa específica. Eu preciso apenas atribuir sobre as zonas de responsabilidade, as áreas e eu sei que meus pessoas sabem onde ir e o que são responsáveis. 2. Outro benefício é a quantidade de espaço mental que isso libera para mim como gestor. Quando estas questões aparecem, não me sinto atraído para realojar o problema. Não preciso me envolver em nada porque agora estas coisas ocorrem e qualquer pessoa pode notá-las e elas vão diretamente para a pessoa relevante. Para fazer isto, basta apenas alterar alguns palavrões nas descrições de cargo. Assim Mariah é responsável pelas marcações de tempo no YouTube ou Mariah é responsável pelas descrições de vídeo do YouTube. Ao apenas alterar alguns palavrões em uma descrição de cargo, garantimos que as coisas que aparecem inesperadamente não bordam nosso próprio prato. Isso torna a delegação realmente sentir-se como delegação, mas não é tudo. . . Se você for mais avançado e desenha a intenção de resolver esta armadilha pura e simplesmente não para a delegação ter apenas para determinadas áreas de seu negócio, aqui está uma dica para você: trabalhe por trás. Vou ir apenas um momento pela minha mão para mostrar-lhe o que eu quero dizer neste vídeo, eu falei anteriormente de ir de nossa forma de pensar na tarefa e em vez disso pensar em áreas de responsabilidade e esta é uma ótima etapa a seguir mas uma coisa que noto é que quando você adiciona mais e mais áreas de responsabilidade a maioria das pessoas esquecem que necessitam tirar conta de tarefas inteiramente ou seções do seu negócio e assim estas áreas não engavetadas tornam-se seu problema e esta sua área deproblema konnte se tornar muito grande, especialmente quando sua equipe ainda é nova. Então, para o abordagem ninja conforme a mesma tarefa, eu preferiro trabalhar por trás e em vez de ir da tarefa para area, como fizemos nesta época, eu vou para o norte do negócio, peço-lhe para pegar e só caíamos nessas áreas apenas quando eu começo a encontrá-las. Somente quando eu prevalgo para as áreas eu vou estar depois adicionando tarefas dentro de cada área. São as cinco fases do Modelo para 3 T, as Treinta Tecnicas de Gestão de documentação e processo. Agora, este processo é uma abordagem mais avançada, mas quando trabalhamos com clientes para criar automatização de operações em nossas Fundações, esta é a nossa solução go-to e algo que já implementamos para mais de 1900 times. Se isso você estiver interessado para o seu negócio, veja o link na descrição abaixo sobre como pode trabalhar conosco para fazê-lo acontecer. --- # Vídeo 26: SOPs de Tipos de Personalidade (D-I-C-S) Quando digo SOPs, a maioria de vocês vão pensar "óutra coisa tediosa". Porém, a verdade é que existem muitas formas diferentes de escrever SOPs que não são tão tediosas pois aproveitam os seus tipos de personalidade e preferências. Vou dividir quatro estratégias diferentes que funcionarão para quatro diferentes tipos de personalidade D-I-C-S. De volta a procurar como você pode usar suas forças e interesses na gravação de processos e procedimentos nos esforços para encontrar o método de escrever SOPs não tediosos que melhor funciona para você e sua equipe. Então, com isso, tive de mudar. . . Eu vejo em frente a mim uma sala cheia de pessoas que estão prontas para tirar o trabalho de dia a dia da vida, ao invés deste trabalho caótico e inseguro ter ataques a nós, vamos escrever alguns SOPs. Você e eu, vamos escrever algumas SOPs hoje. Para mais férias mais tranquilas, para menos erros estúpidos, escreva e você pode sobreviver, apeteça e vai. Contudo, espero que você também esteja aí para me explicar o nome desta Sala. Não é uma sala que fora alugada para este filme, é a sala de ensaios do nosso estúdio. Assim que as SOPs estiverem finalizadas você pode terminos. # Chit-Chatting e Compartilhando Informações de PO: ## Envio do PO para Avaliação Como localidade, já escrevi o PO e gostaria de mandá-lo para sua revisão rápida. O PO foi escrito para evitar distrações durante nossas conversas informais, por isso é fácil de consultar durante o próximo evento de testimonial. Por favor, tome um momento para ler o PO e me avise se tudo parece correto. ```markdown PO: ** Processo de Testemunho 1. Introdução - Explica o objetivo do PO 2. Procedimento - Passo 1: Revise a lista de potenciais testemunhos - Passo 2: Escolha candidatos de testemunhos apropriados - Passo 3: Contate os candidatos de testemunhos escolhidos - Passo 4: Agende a sessão de testemunhos - Passo 5: Prepare materiais para a sessão de testemunhos - Passo 6: Conduza a sessão de testemunhos - Passo 7: Verifique e publique o testemunho 3. Contemplações Adicionais - Esteja atento a distrações durante o processo de testemunhos - Certifique-se de comunicar corretamente com os candidatos de testemunhos - Mantenha uma atitude positiva e respeitosa ao longo do processo ``` Se notar erros ou tiver sugestões, por favor, avise. ## Planeamento para o Ano Fiscal Próximo Nesta seção discutiremos o nosso plano de operações para o próximo ano. Nós, no departamento de operações, trabalhamos com um consultor chamado ProcessDriven para guiar nossos processos e torná-los mais eficientes. ```markdown 1. Introdução - Brevemente esclareça o propósito da reunião 2. Número Atualmente de Processos - Descoberta que existem 217 processos na empresa 3. Importância de POs Padrões (POs) - Explica que apenas 70% dos processos precisam de POs 4. Metas da Empresa para o Ano Vindo - Nossa meta é ter 70% dos processos convertidos em POs - Isso equivale a escrever 150 POs ao longo do próximo ano ou mais - Cada membro da equipe terá um indicador chave para o número de POs que escreveu 5. Encouraging PO Writing - Explica que foram implementados indicadores de equipe-ampla para animar todos a escrever POs - POs serão discutidos em reuniões de equipa, avaliações de desempenho e avaliações anuais 6. Conclusão Final - Encourage team members to embrace the PO writing process - Concluir a reunião ``` # Análise de Cena: Erros em Ligadas Telefônicas e Falhas no Quadro Branco Esta cena destaca vários problemas em um ambiente empresarial pequeno, focando em sistemas insuficientes e quebrações de comunicação. Abaixo, analisamos os dois problemas principais apresentados e fornecemos sugestões para melhorias. ## Falta de Contexto nas Ligadas Telefônicas - Amber cometeu um erro ao identificar a pessoa com quem estava falando pelo telefone. - O sistema e o processo não forneceram o contexto necessário, fazendo com que Amber tivesse dificuldade em lidar eficientemente e de maneira precisa com a ligação. - Soluções: 1. Manter um diretório de contatos atualizado com frequência para chamadores regulares, como clientes a longo prazo e amigos do proprietário. 2. Utilizar um sistema de Gerenciamento de Relações de Cliente (CRM) para gerenciamento mais avançado de contatos e contexto. 3. Marcar e estruturar os funcionários de telefone de maneira clara, facilitando para os empregados identificarem quem estão falando com. ## Quadro Branco Vazio para Rastreamento de Pedidos - O quadro utilizado para rastreamento de pedidos estava ausente de informações significativas, gerando confusão e ineficiência. - Soluções: 1. Utilizar uma impressão em vinil agradável ou marcadores à mão legíveis para definir seções e campos de rastreamento de pedidos. 2. Incorporar uma forma básica de pedido com campos específicos para coletar informações essenciais. 3. Estabelecer blocos padrão no quadro para rastreamento de pedidos, garantindo uma versão de baixa tecnologia de formulário de pedido para consulta rápida. ## Pensamentos Adicionais - Estabelecer uma Regra Dourada para prazo de entrega pode ajudar a clarificar expectativas e dar poder aos funcionários para gerenciar seu trabalho de maneira mais eficiente. - Utilizar o quadro CARS para comunicação clara pode levar a menos entendimentos dentro de uma equipe: - Clareza: Ser claro e conciso em mensagens e pedidos. - Ação: Estar claro sobre a ação que deve ser tomada. - Resposta: Esperar uma resposta e planejar os próximos passos de acordo. - Detalhes: Ser específico nos pedidos, incluindo porque, o que, onde, quando e como. ## Problemas Observados na Cena 1. Gap de Política: Confusão sobre os prazo de entrega razoáveis para a equipe. 2. Comunicação Sincronizada: Falta de clareza na comunicação entre membros da equipe, levando a potenciais entendimentos errados. 3. Interrupção de Comunicação: Estilo de comunicação ineficiente pode levar a perda de progresso devido às interrupções. 4. Documentação de Processos: Funções claras para cada membro da equipe não estão definidas, levando a confusão sobre quem é responsável pelo cobramento. Se você encontrou outros problemas na cena, sinta-se à vontade para compartilhá-los nos comentários abaixo! Para saber mais sobre a construção de processos e procedimentos para sistematizar as operações da sua equipe, consulte nossos programas educacionais em [Process Driven](URL goes here). Organize sua operação e leve a sua equipe ao próximo nível! Feliz organização! 🌱📊 # O Plano de Ação: Sistematização da Empresa e Definição de Funções e Processos Este documento apresenta um quadro para a sistematização da empresa, junto com um exercício para auxiliar na definição de funções e processos. Vamos entrar no assunto abordando algumas questões comuns e como lidar com elas. ## Questão 1: Delegação ao Reverso Na situação apresentada, Amber enfrenta um problema que requer ajuda de Margaret. Enquanto Amber corre para Margaret pela ajuda, o problema surge quando Margaret, ao invés de oferecer ajuda, só deseja a sorte de Amber. Como gerente, é crucial para Margaret recuar e apoiar ativamente os funcionários, ao assegurar que as tarefas são realizadas pelos membros da equipe e não delegadas para outras pessoas. ```markdown Em vez de dizer "Boa sorte", Margaret deveria ter se ativamente concentrado em guiar Amber a completar a tarefa sozinha. Uma resposta mais eficaz pode ser: "Amber, desculpa, mas eu realmente preciso que você faça isso. Mostrarei-lhe como empacotar a encomenda para que possa enviá-la. Desafortunadamente, não consigo resolver esse problema pela você. Aqui está o processo que você precisa entregar isso até o final do dia. Se você não for capaz de fazê-lo, você possibilmente precisaria falar com Chuck. Obrigado mil e mil vezes. " Ao entregar essa tarefa ao Amber, Margaret reforça a ideia de que os membros da equipe devem resolver problemas de forma coletiva. ``` ## Questão 2: Gestão de Tarefas Diversas A situação revela que Margaret e Chuck utilizam sistemas de gestão de tarefas diferentes (anotação vs. memoria-base). É importante que ambos os membros da equipe tenham uma lista de tarefas compartilhada para eliminar possíveis confusões e garantir que as tarefas sejam alinhadas. ```markdown Para resolver este problema, Margaret e Chuck deveriam utilizar uma lista de tarefas compartilhada para documentar as tarefas, garantindo que ambos estejam no mesmo nível de conhecimento. Atualizações regulares e check-ins são essenciais para estabelecer um entendimento compartilhado sobre prioridades. ``` ## Questão 3: Falta de Local Padrão de Comunicação A empresa em concreto mostra várias formas de comunicação, mas falta de um local padrão para tarefas diárias, discussões e prazo de entrega. Estabelecer um protocolo de comunicação claro não só resolver confusion, mas também reforça a responsabilidade e o trabalho em equipe. ```markdown Uma reunião de daily standup, similar ao método Scrum, é uma ferramenta valiosa. Esta reunião permite que os membros da equipe falem rápido de suas realizações, de suas atuais tarefas e de possíveis obstáculos, influenciando assim em aumentar a colaboração e minimizara a falha na comunicação. Por exemplo, uma reunião de daily standup de 10 minutos pode ser agendada às 10h, onde os todistas discutem o seu trabalho do dia anterior, o que eles planejam fazer nesse dia e quais possíveis obstáculos eles podem estar enfrentando. Essas reuniões promovem transparência e incentivam solucionar problemas. ``` Em resumo, um foco na criação de uma delegação eficaz, na implementação de uma lista de tarefas compartilhada e no estabelecimento de um local de comunicação padrão pode ajudar a criar uma equipa mais saudável, mais responsável e diminuir o caos na organização. # Vídeo 28: Diferença entre Wiki, SOP, Playbook e Manual de Políticas Não, este não é uma piada relacionada com processos. Esta pergunta vem de vocês que estavam curiosos sobre a semântica do mundo de processos. Este vídeo tem o objetivo de clarificar a diferença entre um Wiki, SOP, Playbook e Manual de Políticas. Para melhor compreensão, lembre-se que estes termos pertencem a dois grupos amplos: tipos de conteúdo e contêineres de conteúdo. ## Tipos de Conteúdo ### Wiki Um Wiki é um tipo de conteúdo usado para documentar um sistema empresarial. Ele serve como uma coleção de conhecimento randômico, semelhante ao Wikipedia. Inclui informações gerais sobre um determinado tópico, o que você poderia quiser saber algum dia. Como exemplos de Wiki podem ser encontrados no tubo de membros, onde temos formatação para nossas lições. ### SOPs SOPs ou procedimentos operacionais стандарtные (Standard Operating Procedures) são como você realmente faz coisas. Os SOPs incluem passos detalhados, como "Passo Um: pegar pão" ou "Passo Dois: coloque em um toster". Nossa workspace possui um SOP para preparação da revisão semanal. ### Políticas As políticas são as regras para como decisões devem ser tomadas. São as porquê por detrás dos SOPs. Pode ser encontrado em um manual de regra para funcionários, tais como "Não incomodar as outras pessoas". ## Contêineres de Conteúdo ### Bases de Conhecimento As bases de conhecimento consistem principalmente em coleções de wikis, mas também pode incluir políticas e SOPs. Como exemplos, podem incluir as documentações de ajuda do ClickUp, que mostram informações sobre a utilização do ClickUp. ### Playbook Um playbook é principalmente usado quando se discute SOPs. Um playbook é orientado à ação e se concentra no próximo passo. ### Manual de Políticas Um manual de políticas é uma coleção de políticas, mas também pode haver SOPs e wikis espalhados dentro dele. Como exemplos, podem ser encontrados o pasta Toolbox na minha conta do ClickUp, que contém wikis de software, políticas e wikis miscélaneas, links de referência, SOPs e documentos de automação. --- # Vídeo 29: O deslocamento do Fazer para Operar Todos os gurus de empresas dizem a você que deve trabalhar no seu negócio em vez do nele, mas nenhum vai dizer a você o que realmente significa. Após 7 anos de experiência trabalhando com cerca de 2. 000 empresas pequenas, me compartilho o único exercício que você precisa para fazê-lo mudar de fazer para operar. Para entender a diferença entre as duas realidades, vamos definir a mentalidade de fazer: - Trabalhando no negócio: você está se concentrando em executar tarefas. - Focando em decisões passo-a-passo. Agora, vamos girar para a mentalidade do operador: - Trabalhando no negócio: você está se concentrando em estratégia e planos a longo prazo. - Focando no pensamento e visão geral. O exercício para fazer a mudança de doer para operator é: 1. Identificar as tarefas recorrentes no seu negócio. 2. Delegar ou automatizar aquelas tarefas. 3. Concentrar-se em estratégia de nível alto e crescimento a longo prazo. # Focando seu papel de Operador de Equipe ## Papel do Operador de Equipe - O operador de equipe se concentra nas decisões grandes. - Aprenda a focar na criação de sistemas em vez de tarefas individuais. - O papel do operador é garantir a continuidade dos processos e manter a visão geral. ## Contraste com o papel de Faça-Tudo - O Faça-Tudo está concentrado em tarefas e em atender a entregas específicas. - O Faça-Tudo não se preocupa na continuidade de processo. - Os Faça-Tudo são mais interessados em atender a entregas de forma individual em vez de uma visão geral. ## Benefícios do papel de Operador de Equipe - Pode facilitar a colaboração e reduzir a lógica de trabalho redundante. - Consistentemente automatiza procedimentos fáceis - A redução do tempo gasto com execução de procedimentos comuns ## Novos Habitus para Funcionar como Operador de Equipe - Aprenda a lidar com personalidades diferentes em equipe - Casos estudados - Case A: Equipe Fria - O procedimento envolve um assinante, uma secretária e dois editores que não se comunicam e compartilham pouca informação - Case B: Equipe de Ligação - O funcionamento é seletivo e muitas vezes não segue o procedimento. - Case C: Equipe de Ativismo - Funcionamento satisfatório, mas com falta de foco nos procedimentos do negócio. - O papel do Operador de Equipe é central porque ele garante que as oscilações individuais possam continuar seu papel funcional. --- Este texto foi corrigido para incluir boas práticas de Markdown, com a correção de pontuação e desenho de títulos e organização do conteúdo, possibilitando a melhora da experiência de leitura do texto. # Estabelecendo Rotinas Eficazes: Um Guia para Gestores e Proprietários de Empresas Atualmente tenho uma rotina todos os segundos-feira de trabalhar em vídeos do YouTube. Porém, pretendo passar para uma rotina em que faço um vídeo do YouTube a cada segundos-feira. Este passo da atenção desvoadora para um resultado medível é a diferença principal entre trabalhar em chamados de suporte e resolver todos os chamados de suporte abertos. Quando se estabelecem rotinas, é importante considerar o tamanho. Nossa meta é garantir que todas as rotinas possam ser concluídas num único sentido, tornando-as adequadas para indivíduos que precisam manter várias responsabilidades. Para um pai ocupado que possa trabalhar em 20 minutos, a rotina será diferente de alguém que possa se comprometer com 90 minutos de foco ininterrupto. independentemente do tempo de trabalho, aquilo é o tamanho da rotina que deveríamos estabelecer. Se as rotinas durarem mais que o período de trabalho médio, quebre-as em partes menores e gerenciáveis. Por exemplo, em vez de produzir um vídeo do YouTube, você pode ter rotinas separadas para escrever o roteiro, filmar e gravar. Estamos cortando em pequenas porções que se encaixam num único período de trabalho. As vantagens de dimensionar as rotinas a um período de trabalho podem não ser imediatamente óbvias, mas quando se delega ou documenta estes métodos, notará uma diferença significativa. A terceira exigência para rotinas eficazes é garantir que elas sejam tarefas que você realmente quer fazer agora. Enquanto pode parecer óbvio, existe uma inclinação natural para preencher as listas de rotinas com "nice-to-haves" ou ideias que soam apelativas. No entanto, é importante se concentrar em capturar o que realmente está acontecendo, o que move a empresa e o que você realmente quer fazer. Quando se criam tarefas, é importante estabelecer o "como". Você pode criar um grande binder de política ou assistir ao vídeo no painel de vídeos onde eu demonstre o método para capturar o "como" que leva 15 minutos ou menos. Goza do processo! ## Vídeo 30: <https://www.youtube.com/watch?v=UfA6YSErhS0 (Idioma: en)> A delegação é difícil, e a gestão pode ser ainda mais difícil. Escrevemos pouco sobre isso, mas como alguém que gerenciou equipes e administrou a minha própria empresa, a gestão e o entendimento das pessoas foram os maiores desafios para mim. Ainda não sou perfeito, mas simplifiquei para mim pelo adoção destas regras para gerenciar uma pequena equipe. Minhas regras são manifestadas nas políticas e procedimentos que construí para a minha empresa e nos hábitos que cultivo em mim. Essas regras não surgem de uma fonte aérea de piada ou de uma pessoa na internet aleatória. Em vez disso, elas surgem da crença de que a delegação não é um triângulo; é um triângulo invertido. No modelo de triângulo invertido, quando se trata de delegação e gestão, a maneira de eu fazer algo acontecer é aumentando tarefas ou responsabilidades de modo que outra pessoa acima de mim possa pegar. Não apenas lanço tarefas e confio que sejam concluídas por outra pessoa sem esforço e comunicação efetiva. A delegação eficaz requer esforço para # Gestão de Reuniões e Delegação - Dicas ## Criação de Reunições Valiosas Cancelar reuniões unilateralmente se tiver uma mau hora. Em vez de abandonar reuniões por completo, priorize criar reuniões que têm valor, garantindo que seja claro para todos envolvidos. Se você ou sua equipe nunca gostar de ir a uma reunião ou sentirem que não está útil para seu tempo, reavaliar a reunião, mas não a abandone totalmente. Isso pode resultar na perda de uma ferramenta valiosa para a alinhamento e o propósito. **Fato divertido: ** Noticiou que reuniões são mais úteis para discussões relativas ao além-do-trabalho, tais como compartilhamento de ideias leisure, comemorando a vitória, altos e baixos. Isso provou ser o componente mais valioso de qualquer reunião. Já sobre problemas e soluções, muitas pessoas usam reuniões para isso, o que pode ser feito de forma caótica. ## Liderança Desenvoltoria Supor que a liderança desenvoltoria vai funcionar para todos é uma falha. Em verdade, funciona para uma muito estreita minoria de pessoas. Deixar uma tarefa e depois partir é não sempre de melhor aproximação para ajuda-los a sucesso. Conheça que existe uma espectro de níveis de delegação. Comunique o resultado final, algumas etapas claves para alcançá-lo e marque uma revisão em determinadas marcas baseado no seu nível de prontidão, habilidade e preferências. ## Gerenciando Feedback Ao dar feedback, balanceie comentários positivos e negativos. Resaltar tanto bons quanto maus aspectos para evitar decepcionar e frustrar. Implemente uma rotina semanal, como preencher arquivos de pessoal, para registrar tanto eventos positivos como negativos relacionados aos membros da equipe. Isso ajuda a manter um registro equilibrado para a julgamento de performance e avaliação das contribuições da equipe. ## Reporte Autônomo Não confie exclusivamente no relatório autônomo. Verificar informações, especialmente para novos membros da equipe, para garantir que eles estão trabalhando a tempo completo. ## Fala em Público Não fale de forma negativa em público. Em vez disso, abordar as questões de forma privada, como em reuniões particulares. Focar em coisas positivas ou comentários de equipe em reuniões de equipe. ## Tratamento e Relacionamento Não espere ser tratado da mesma forma que você trata outras pessoas. Aceite que será criticado em público, mesmo que você não faça a mesma coisa para outras pessoas. ## Aproximamento Não tentar ser relacionável. Em vez disso, abraçar as suas próprias forças únicas e diferenças, o que inspirará confiança e lealdade de uma maneira saudável. ## Reuniões Individuais Reuniões individuais com membros diretos são essenciais para construir relacionamentos fortes e garantir que a equipe se laste. Estas reuniões devem ser uma prioridade, mesmo quando a vida se torna tranquilo. ## Escrita Não confie no teu Memory. Escreve tudo, especialmente quando tentarencoura behavior change or holding people accountable. ## Sentido Comum Remova "sentido comum" de seu dicionário. Suponha que outros não tenham o mesmo enchassou ou vejam algo como sentido comum. Focar na comunicação clara para garantir que todos entendam o comportamento desejado. # Regras de Gerenciamento para Liderança Efetiva de Time ## Sentido Comum versus Contexto É essencial entender que as razões pelas quais alguém não fez uma determinada ação pode não ser devido ao sentido comum, mas sim a falta de contexto. O contexto é crucial para tomar decisões informadas e compreender as métricas essenciais para um projeto. "_Por que eles não tinham o contexto para fazer isso? Por que eles não tinham o contexto para resolver este problema? Isso não é sentido comum; é contexto. " Como gestor, o teu papel não é conceber ideias ou brainstormear, mas melhorar e lembrar, mantendo as pessoas responsáveis e achando oportunidades para tirar o máximo proveito. É essencial tornar a tua equipa em estrelas do espetáculo encontrando maneiras de apoiar e garantir que cada membro seja apto para o sucesso. ## Igualdade versus Igualitarismo O tratamento da equipa de forma igual pode não levar à felicidade. O igualitarismo significa ser justo ao proporcionar assistência proporcional baseada num entendimento das personalidades, objectivos, valores e preferências de cada membro da equipa. ``` Igualdade não está invariavelmente relacionada com igualitarismo ``` ## Reuniões Um-a-um Nas reuniões um-a-um, é importante que a focus seja na pessoa individual e nos seus requisitos específicos. Deixe-lhe determinar a agenda e a hora da reunião para que seja a sua. ``` "_Toda reunião individual é dele, e eu vou dizer que as pessoas que eu encontro agora nas minhas reuniões um-a-um todos essas reuniões individuais não seguem a mesma agenda, não sentem a mesma coisa, não correm da mesma maneira e acho que isso é uma coisa boa, pois está a tentar servir da forma como se servem as pessoas_" ``` ## Abordagem mais Afundada Não aceite o que lhe dizerem sem perguntas adicionais. Faça uma abordagem mais afundada para verificar se as pessoas não estão filtrando o que lhe contam. ``` _. . . assim nesta situação eu possivelmente perguntaria, porquê pretende tomar tempo fora ao final do mês se está com ansiedade agora ou é isso o melhor para ti? Essas perguntas servem a permitir-te abordar uma pequena abrangência mais profunda e garantir que as pessoas não estão filtrando o que lhe contam. _ ``` ## Transparência Compartilhe tanto informação quanto pudesse com a equipa, exceto para informação de pessoal e de desempenho. "_Há pouca coisa ao ser gestor que tens de compartilhar com a equipa, particularmente se a equipa for de adultos; em termos gerais, pode compartilhar muita informação com estas pessoas para ajudá-las a entender as circunstâncias - o único exceto às regras de transparência que posto aqui é informação relativamente a pessoal e de desempenho, jamais compartilhasse se alguém na equipa tiver problemas em alguma área ou se estiver em plano de engajamento. _" ## Honra e Adaptabilidade Não espere que a empregue de regras e o máximo esforço sempre leve a resultados satisfatórios. Compreenda que erros acontecerão, e que é importante ser adaptável e aceite-os como oportunidades para crescer. ``` _Como contornar esta situação e uma coisa que eu desejava saber seis anos atrás é reconhecer que, apesar de ter que ter um forte compromisso a criar coisas direitas, este princípio soa tão simples quando estou dizendo-o de forma abstracta neste vídeo, mas em momentos onde percebe que, por exemplo, efetuaste uma contratação e percebes que é a pessoa pior que podes encontrar pela tua equipa ou descobres que alguém está roubando ou que estava conduzindo fraude de emprego, por exemplo, todas estas coisas ocorreram a mim e lembro que, particularmente no início, isso quebra-me; me sentia como se não pudesse avançar, era como um golpe surpresa e reconhecendo agora que não é sobre a força de nunca ter um erro, é sobre a força de se passar pelo erro. Uma ferramenta que usei para fazer isso ser mais aceitável comigo é ter começado a fazer um diário completamente quartelhares, não o tipo que estás a pensar, mais de vídeo e publico aqui no YouTube todos os quartéis intitulado "Lea’s Look Back" pode encontrar aqui na playlist deste vídeo este diário lhe permite tempo para refletir e aprender em áreas onde as coisas não foram tão bem e permite-me a si mesmo dar um pouco mais de Gracia, dizendo-me: Não funcionou, isso pode; comente tudo isso ao mundo ao público, estou aprendendo, farei melhor. Sé ele é algo que você quiser tentar bastante completar filmes ou algo com a equipa_" ``` ## Housekeeping * Signos em sites URL devem ser preservados. * Citações corretas no idioma original devem ser preservadas. ## Delegação A delegação é trabalho difícil, exige esforço, atenção e cuidado. A constituição de uma equipa com Camadas de apoio exige tempo e ação intencional. ``` _Para as equipas que escrevem procedimentos escritos, elas pensam que estão a fazer a coisa certa ao fazerem a guardar estes procedimentos onde são os procedimentos que a equipa utiliza em seu negócio. A realidade é que elas não estão delegando. _ ``` ## Aprendizagem Continua Procure sempre oporcasidades para aprender e melhorar. Defina as funções e os responsabilidades da equipa para que cada membro seja equipado para o sucesso. ``` _Se ainda não Pé estás preparado para fundações baseadas em processos sem ainda quereres garantir que estás a gerir a tua pequena equipa de maneira efetiva, um ótimo ponto de partida seria definir as funções e os responsabilidades da equipa para ensiglar todos para o sucesso. Temos mais sobre isso neste vídeo aqui na tela. _ ``` # Procedimentos Operacionais Padrão: Conectar POPs aos Modelos de Tarefas Colocam os POPs em um encarte de políticas, em um prateleira de livros ou em algum tipo de Capela Sistene da sistematização de forma que ninguém possa tocar nos POPs. **Adeus a tristeza se os mexerem***Vou admitir que entendo o motivo por trás dessas decisões, não é? Operacionais Padrão*, os recipientes de como você faz coisas em seu negócio, são importantes. Eles merecem proteção. Mas quando os colocamos tão longe do trabalhador, tão longe de nossa vida diária, isso torna-se muito difícil de usá-los realmente. E se não usarmos os recipes para operar coisas corretamente em nosso negócio, então há uma boa chances de não operar coisas corretamente em nosso negócio, o que acaba por se assemelhar ao propósito completo dos POPs. *Quando as equipes praticam esse guardansismo em torno dos POPs, não faz sentido. É algo como estar no British Bake Off e como precisar fazer um bolê no desafio técnico. *E em vez de ter apenas dado a todos a receita e terendifeit no seu trabalho-estação para que começassem a cozinhar, os apresentadores, por alguma razão, tiraram a receita do desafio técnico e colocaram-na no exterior da grande tenda em que todos estão trabalhando. Assim, se alguém precisasse consultar a receita que devia usar, teria que ir para o exterior da tenda, lê-la e voltar para continuar cozinhando. *Juro que, neste caso, muito mais dos nossos empregados estarão operando com base em memória se precisassem correr para fora todo o tempo para ver a receita. Simplesmente tentarão memorizar e fazer o melhor que possível. *E isso é algo como o British Bake Off. Não vejo nada que pode virar errado se eu e meus colegas caso não traga, por exemplo, a semana do pão no tenda branco energia para minha trabalho todos os semanas. Eu posso ser um pouco queixoso de vez em quando. *Portanto, para o benefício de mim e de meus colegas faz mais sentido de deixar os POPs em algum lugar conveniente. * O que me leva, portanto, a focar no assunto do vídeo de hoje. Estaremos conectando um POP e ligando-o a um Modelo de Tarefa que construíremos diretamente em nossa ferramenta de escolha. Seja utilizado algo como SmartSuite ou ClickUp ou Asana ou Notion ou Trello ou qualquer outra ferramenta para gerir tarefas, esta estratégia funcionará de qualquer forma e nos ajudará a tornar seus POPs mais convenientes, de modo a sua pastelaria não precisa ir correr para fora para encontrar a receita. ## Passo Um: Obter um POP *Você terá que ter um POP, um Procedimento Operacional Padrão. *Isto quer dizer que precisamos ter uma receita antes de poder transformá-la em um Modelo de Tarefa. A chance de que você esteja assistindo ao vídeo seja grandes, já que você provavelmente já tem POPs, como o que estou mostrando aqui na tela, dentro de seu negócio. Se não, contudo, eu recomendo que vá ver este vídeo acima em que eu vou trazer algumas estratégias para escrever POPs de maneira leve e fácil de usar. Isto não importa se os vossos POPs estão hospedados dentro de seuGERENCIAMENTO de Tarefas de trabalho como isto ou dentro de alguma ferramenta de processo de texto como Trainual ou Process Street. O importante é que você tenha este POP, esta receita definida para seu negócio. *Já vale conferir rapidamente aqui, se você não tem absolutamente certeza de que o que é um POP ou como seu POP deve ser formatado quando se trata de escrever receitas desse tipo. Talvez você simplesmente deseje copiar o exemplo que estou a mostrar no ecrã. Consulte a área de descrição abaixo, onde estão descritas 109 Tópicos de POP exemplo, juntamente com alguma formatação sugerida que você pode roubar e usar em seu próprio negócio. Novamente, gratuito na área de descrição abaixo. * ## Passo Dois: Identificar Tarefas dentro do POP Quando o tema do vídeo começou, estamos prontos para a passo seguinte. E no caso atual, o que queremos fazer é analisar o nosso POP e decidir onde é necessário ter Tarefas. Na maioria das vezes, você terá Tarefas para o título do POP, para este caso, criar pastas do Google Drive talvez seja a Tarefa que preciso criar, e ou nomes de etapas. Por exemplo, talvez eu queira uma Tarefa específica apenas para duplicar um arquivo. *A decisão da criação de Tarefas para o contêiner principal ou para cada pequeno passo depende da processo que você estiver fazendo. Em geral, gosto de criar Tarefas que equivel a uma sessão de trabalho de uma pessoa. Por esta razão, uma Tarefa como a criação de pastas do Google Drive pode parecer diferente em minha conta ClickUp dependendo do tipo de equipe que tenha para apoiar este processo. *Por exemplo, se eu tivesse uma pessoa que criaria pastas do Google Drive em uma única sessão de trabalho, esta Tarefa dentro da conta seria uma única Tarefa aqui, e assim o Template destroque frequentemente. Se, todavia, o processo for mais complicado e houver mais de uma pessoa envolvida, eu talvez pareçam separar coisas ainda mais adiante. Eu poderia ter uma Tarefa do tema do POP, mas poderia também ter Subtarefas para cada passo importante envolvido. * ## Passo Três: Criar as Tarefas *Quando as Tarefas estão determinados, a próxima etapa é criá-las. *por exemplo, se eu decidir que vou ter uma equipe inteira para trabalhar na criação de pastas do Google Drive, criarei uma série de passos. Ou talvez se eu decidir que quero ter apenas uma pessoa para fazer a criação de pastas do Google Drive, poderá apenas adicionar um item de lista de verificação e atribuí-lo à pessoa relevante na SmartSuite. * A ferramenta que você usa não importa neste momento. O importante é que crie um número adequado de Tarefas com base em como você se sente mais a fim, ou com base num zoom muito bom ou num zoom muito para fora. * ## Passo Quatro: Conectar o POP a Tarefas *Quando tiverem as Tarefas criadas, a última etapa é ligar o POP à Tarefa. No caso de SmartSuite, adicionei o link ao POP adicionando formatação diretamente no campo de verificação, que é uma nova característica recente em SmartSuite e um grande economizador de tempo. No caso de ClickUp, eu adicionei alguns destaques nos alguns passos Subtasks para que eles sabem exatamente onde encontrar o POP que inclui as diretrizes relevantes. *Quando se trata SmartSuite, ou ClickUp, ou qualquer outra ferramenta, este é o objetivo desta etapa. Adicione uma hiperligação, uma Relação, uma conexão de algum tipo que ligue sua Tarefa ao POP, seja a nível da fase, ou do síntese. * Esta estratégia simples pode ajudá-lo a tornar seus POPs mais acessíveis, aumentando as chances de sua equipe utiliza-los e conventionalizar e melhorar a sua consistência e qualidade. Não faça correr para fora do tendal procurar a receita - coloque-a diretamente perto de seu painel de trabalho! # SOPs para Systemização de Negócios: Um Guia Este guia fornece uma visão geral sobre a criação de procedimentos operacionais padrão (SOPs) para seu negócio. ## Introdução Quem deve ser responsável pela systemização de um negócio, criando um manual de processos, um playbook ou uma série de SOPs? Neste guia, vamos discutir os passos para a construção de sistemas de negócios ou para o design de processos, e quem deverá assumir a responsabilidade de cada passo. ### Passos para Systemização de Negócios 1. **Mapping: ** Definindo exatamente o que envolve num determinado processo 2. **Equipamento: ** Modelos, tecnologia e ferramentas para facilitar o processo 3. **Testar: ** Observando, analisando e melhorando o processo ### Responsabilidades - A responsabilidade geral da systemização de um negócio é uma responsabilidade compartilhada entre o proprietário e os gestores. - Os propósitos e os atingimentos principais do negócio deverão ser definidos pelo proprietário e líderes estratégicos, enquanto a implementação e equipamento dos processos são normalmente gerenciados pelos trabalhadores e equipas que executam as tarefas. ## Mapping (Definindo o Processo) A fase de mapear inclui a apresentação das operações e processos através de tarefas pendentes, separadas por objetivos para cumprir o propósito do negócio. ### Responsabilidades - Para a comunidade de aprendizagem de ClickUp, as duas camadas iniciais da tabela de organização de processos são definidas pelo proprietário e líderes estratégicos do negócio. - As processos centrais que mantêm o negócio a funcionar e permitem o alcançamento dos objetivos são choose pelos líderes, mas não necessariamente para o propósito de criar SOPs. ## Equipamento (Projeto de Modelos, Integração da Tecnologia, etc. ) A fase de equipamento envolve a criação de modelos, a utilização da tecnologia e a implementação de ferramentas para facilitar os processos. ### Responsabilidades - Os trabalhadores e equipas executando as tarefas lideram a fase de equipamento. - Os gestores apoiam as equipas proporcionando recursos, fixando metas e orientando em matéria de criação de SOPs, esboços de modelos e configuração de automatização (a um grau). ## Testar (Observação, Análise e Melhoria do Procedimento) A fase de testar envolve observar o processo, encontrar maneiras de torná-lo mais eficiente e continuar a melhorar-lhe. ### Responsabilidades - O gestor é responsável pela terceira fase do processo de systemização. Verifica o processo, mantém a laços de feed-back num movimento contínuo e garante que o ciclo continua a melhorar. ## Conclusão A construção de sistemas para um negócio é um esforço coletivo, que exige envolvimento de todos os membros da organização para criar SOPs efetivos que beneficiam todos os interessados. Seguindo os passos fornecidos neste guia, pode criar um manual de processos que ajude o negócio a funcionar de forma mais eficiente. --- [Vídeo 32: Introdução aos SOPs](https://www.youtube.com/watch?v=SZvGZhUsnVs) (Idioma: Inglês) *Nota: Manteve-se texto original, formatação e uso de termos, ordens e ligações. * Título: Documentar Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) na Sua Empresa ======================================================================== Introdução ---------- Numa mentalidade process-driven, a importância de documentar processos e sistemas na sua empresa se torna evidente. No entanto, você pode estar preso a dúvidas onde armazenar estes Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs). Este guia fornece recomendações para o uso de uma ferramenta em nuvem, centralizada e fácil de editar para armazenar os SOPs. Porque armazenamento em nuvem, centralizado e fácil de editar de SOPs? ------------------------------------------------------------------- * **Cloud-based**: Armazenados na Internet, facilmente acessíveis de diferentes fontes e não perdidos quando o seu computador individua se quebra. * **Centralizado**: Tem todos os SOPs em um lugar, o que facilita a busca e a localização deles. * **Fácil de editar**: Permite aos pessoas usar e editar SOPs com esforço mínimo, permitindo atualizações contínuas e utilização efectiva. Selecionando a ferramenta correta para o armazenamento de SOPs -------------------------------------------------------------- ### Opções cloud-based * Google Docs: Amamente conhecida, oferecendo armazenamento em nuvem, centralização e edição fácil características. Pode criar um modelo de SOPs e duplicá-lo pelo necessário. * Excel ou Google Sheets: Ambos são opções de tabela de planilha em nuvem. * Airtable: Outra opção em nuvem que se aproxima mais da abordagem de tabela de planilha. * Notion: fornece um sistema de notas com campos personalizáveis para SOPs. * ClickUp: oferece uma criação de documentos recursos mais além de descrições de tarefas para SOPs. * Outras ferramentas: Há muitas outras opções disponíveis; escolha uma que atenda melhor às necessidades da sua equipa. Evitar dependências SOP ----------------------- Para evitar a criação de SOPs em diferentes ferramentas, certifique-se de centralizar-lhes na mesma plataforma. Adicionalmente, faça de tudo o esforço para garantir que todas as áreas armazenem os seus SOPs no mesmo local, facilitando à todos o acesso e a colaboração deles. Conclusão --------- Como esboço, quando escolher um sistema de armazenamento de SOPs, procure opções em nuvem, centralizadas e fáceis de editar que atendam melhor às necessidades da sua equipa. Evite o uso de mais de uma ferramenta para SOPs e garanta que sejam fáceis de acessar e editar por todo o time. A seguirestes diretrizes, você garante que os SOPs sejam atuais, partilhados efetivamente e utilizados de verdade pelo time. Referências(s): *vídeo 33: <https://www.youtube.com/watch?v=znrK9PfOKn4 (Idioma: en)> *vídeo 34: <https://www.youtube.com/watch?v=sPCpFMNuaUE (Idioma: en)> # Vídeo 35: Reunindo Todos sob um Mesmo Teto para Colaboração Eficaz em Equipas ## Importância de um Ambiente de Trabalho Centralizado ### Redução da Poluição Digital Organizar o trabalho sob um mesmo teto elimina a poluição digital, levando à melhoria da produtividade, à redução de erros e a um passo digital mais organizado. Ajuda a evitar o armazenamento de informações inuteis e foca-se nos fundamentais, adicionando clareza e eficiência aos seus processos de trabalho. ```Markdown - Redução da poluição digital + Melhoria na produtividade + Redução de erros + Passo digital mais organizado + Evitar o armazenamento innecessário de informações ``` ### Prevenção de Silos A unificação de ferramentas reduz os silos e promove a colaboração. Silos estruturados organizativamente podem prejudicar a gestão de projetos, pois as equipas podem ficar desmembradas e desligadas. Um ambiente de trabalho integrado fostera um fluxo de trabalho mais suave e mais se seamless para todas as equipas envolvidas. ```Markdown - Prevenção de silos + Promover colaboração + Fluxo de trabalho mais suave + Minimiza a aparição de equipas desmembradas ``` ### Aperfeiçoamento na Gestão do Recursos Humanos (HR) Organizar todos os processos de gestão de recursos humanos numa mesma ferramenta facilita a aprendizagem, a mudança e a formação. Convencções constantes ao longo da ferramenta garantem um procedimento padrão para estabelecer praços, praços devidos e outros processos importantes na gestão de equipas. ```Markdown - Aperfeiçoamento na gestão de recursos humanos (HR) + Convencções constantes + Procedimento padrão + Estabelecimento de processos de gestão de equipas de forma semelhante ``` ### Leverar os Recursos e Features de Análise e Gestão Usar apenas uma ferramenta de gestão de projetos permite a utilização a pleno deste dos recursos de análise e outros recursos de gestão. Possuindo uma visão global do trabalho da equipa, você pode aumentar a produtividade, identificar engarrafamentos e tomar decisões orientadas por dados. ```Markdown - Leverar os recursos e features de análise e gestão + Aumentar a produtividade + Identificar engarrafamentos + Tornar decisões orientadas por dados ``` ## Fortes de Usar o Mesmo Software ### Consistência Garantir que cada equipe use a ferramenta de gestão de projetos de forma consistente é fundamental para minimizar silos e manter a colaboração. Isto pode ser alcançado através de um curso integrado, como nossa "Como utilizar ClickUp" e "Como utilizar SmartSuite", que ajudam os utilizadores a estabelecer convências compartilhadas e fluxos de trabalho padrão. ```Markdown - Consistência ao longo da organização + Estabelecendo convências compartilhadas + Implementando fluxos de trabalho padrão + Decreasing a aparição de silos ``` ## Desafios das Ferramentas de Gestão de Projetos Múltiplas ### Despesa e Consumo de Tempo Manter recursos, treino e processos numa ou várias ferramentas de gestão de projetos é demorado, caro e talvez não seja viável para organizações que não especializem-se na formação em software e processos. # Definindo o Papel: Identificando o Dolor Nesta seção discutiremos o primeiro passo para definir o papel de acordo com Leila, como foi destaque em seus vídeos. Este passo envolve identificar o dolor, ou entender o problema que a pessoa para este papel precisa resolver. ## A Importância de Identificar o Dolor Leila acentua que se concentrar no problema a ser resolvido é diferente dos abordagens de recrutamento mais comuns que se centram principalmente nas responsabilidades e tarefas. Em vez disso, ela subestressa a necessidade de identificar o que não está a funcionar e fornecer essa informação ao candidato ideal, estimulando a seleção própria. ## Medidas-chave do Papel Leila lista duas medidas-chave para este papel: 1. Coisas que queremos que as pessoas façam 2. Coisas que queremos que alguém evite O objectivo é ter duas medidas que balanceem nossas incentivas para estimular as ações que queremos. Por exemplo, um vendedor responsável pela venda que rastreia métricas em torno de devoluções terá incentivo a vender ao mesmo tempo que minimiza as devoluções. ## Benefícios do Papel Leila aborda cinco tipos principais de benefícios em seus vídeos: 1. Seguro (benefícios de saúde, seguros-dentistas, etc. ) 2. Carreira (trajetória que alguém tem em seu cargo) 3. Ambiente de trabalho (cultura, liderança, estilo, estilo, código de vestimenta, etc. ) 4. Pagamento (salário ou recompensas) 5. Incentivos financeiros (Contas de investimento 401K, recompensas, etc. ) Para informações mais detalhadas sobre estes cinco formatos de benefícios, veja o vídeo de Leila "Como Hire o Melhor do Mundo". ## Foco no Ambiente de Trabalho Leila acentua o ambiente de trabalho como um benefício-chave em seu conteúdo, notando que é pouco enfatizado em seus vídeos, mas parece ser um prioridade alta para ela. Ela sugere a construção de um determinado tipo de ambiente, com um foco na cultura, nas conversações, pelo impacto, pelo estilo de gestão e pelos prazeres de trabalhar com outras pessoas que estão lá. Segundo Leila, vender acesso a um ambiente de trabalho de desempenho é o maior benefício que ela enfatiza em seu conteúdo. ## Avaliação do Nível de Experiência Leila olha para o nível de experiência que procura ao recrutar, o que está coberto em detalhes no vídeo EA (linkado aqui). A pergunta que apresentou é se você tem tempo e experiência para treinar uma nova pessoa. Se sim, empregue uma novata, mas se não, empregue alguém com experiência. ## Passo Adicional: Definição de Processos Owned Um passo adicional para definir o papel é definir os processos que o papel proprietário. Todo operador deve definir os processos que eles estão contratando adicionalmente à identificação do dolor. ## Imaginando o Voltado Certificado O próximo passo é imaginar o candidato certificado perfeito. Isso envolve definir os objetivos, qualidades e debilidades aceitáveis para a pessoa que você está a recrutar. ## Escrita da Copia para o Candidato Certificado Ideal Leila enfatiza a importância de tratar o processo de recrutamento como uma funil de vendas e escrever uma postagem de emprego fascinante que ressoa com o candidato ideal, enquanto afasta outros. ## Revisão e Revisão da Copia Depois de escrever a copia, passos de revisão e revisão são necessários para garantir que a anúncio de emprego é de alta qualidade. Leila não especifica como o processo se desenrola, mas provavelmente envolve várias pessoas dando opiniões e testando antes que a emprego seja publicado. # Análise e sugestões do processo de recrutamento de Leila e orientações Leila enfatiza a expansão da palavra quanto mais amplamente possível ao se ocupar vagas. Ela não parece favorecer qualquer técnica específica de fontes, sendo utilizada uma variedade de recursos, como tabelas de anúncios, LinkedIn, Indeed e mais. Se procura imitar o seu estilo, tente espalhar a palavra por todos os lugares possíveis. Uma dica que Leila frequentemente enfatiza é garantir que o processo de aplicação tenha baixa fricção. Isso é refrescante, em particular em relação aos conselhos atuais da HR, compostos por várias truques e jogos durante o processo de recrutamento. Após publicar a lista de empregos, os próximos passos são: 1. **Reunião de Candidatos**: Leila não especifica o método em seus vídeos, mas provavelmente utiliza algum tipo de SGPS (Sistema de Gestão de Processos de Recrutamento) ou CRM (Gestão de Relacionamento de Cliente) para administrar as candidaturas entrantes. 2. **Tela Inicial**: Este passo é outra lacuna na informação disponível no processo público de Leila. Suponha que ele aconteça, usando as respostas dos candidatos à lista de empregos para determinar se convidá-los para fazer mais passos no processo. 3. **Chamada Telefônica**: O primeiro passo no processo de Leila é uma chamada telefônica breve com um gerente de recursos humanos ou assistente. O objetivo primário é responder às cinco perguntas básicas: - É esta a vagas que eles querem? - A remuneração oferecida corresponde às suas necessidades? - Os logísticos são adequados para o emprego (por exemplo, trabalho remoto, horários, fins-de-semana)? - A "Verificação dos Estranhos" para garantir que não haja bandeiras vermelhas. - Permitir que seja um bom encaixe cultural. 4. **avaliação**: Este é outro passo que não é explicitamente detalhado no processo de Leila, mas parece razoável assumir que após a chamada telefônica, você avaliará o candidato e decidir se ele merece ser considerado mais a frente. Se ele não atender, envie um email de rejeição. 5. **Entrevista Um**: Consiste numa entrevista individual com o gerente de recursos, abrangendo temas como a história da empresa, a experiência do candidato, valores empresariais e alinhando o papel da empresa com a missão da empresa. Depois disso, pergunte áuditores mais assuntos subjetivos para avaliar a adequação cultural do candidato. 6. **Validação de Avanço**: Este passo não é discutido no processo de Leila, mas ele é suposto ocorrer com base em seu conteúdo. Ele avalia se o candidato poderia passar para a próxima fase de entrevista e, se sim, convida-o a marcar um agendador. 7. **Entrevista Dos**: A entrevista envolve o gerente de recursos e membros-chave da equipe. O seu foco é avaliar as forças e as fraquezas do candidato e sua prova de habilidades através de revisões de portfólio, projetos de teste, e perguntas em situafem. Se um candidato continuar a progredir pelo processo, lise e outro examinado se segue before oferecendo o cargo. Revise regularmente passos 1 a 6 para manter a estrutura e a eficiência do processo de recrutamento apresentado por Leila. # Estratégia de Hiring: Entrevista da Porta da Frente e Além Aqui está a entrevista número três – a Entrevista da Porta da Frente. De acordo com Leila, essa entrevista é vital para garantir que os objetivos pessoais e valores do candidato coincidam com as necessidades da empresa, não só no curto prazo mas no longo prazo. O objetivo da Entrevista da Porta da Frente é garantir que o que o candidato deseja se alinha com o que a empresa necessita. Leila sugere que pode ser útil ter um CEO ou um pensador de nível superior aqui para discutir a adequação do papel no futuro, pois eles podem pensar além de apenas os próximos 6 a 9 meses. **Confirmação de Expectativas** * Confirme o que significa "remoto" na sua empresa * Abra temas importantes que podem conduzir à demissão ou renúncia * Mencione exemplos: + Não haver câmera em uma reunião + Vestir calção na primeira dia de trabalho + A expectativa de que um emprego remoto significa trabalhar apenas dois dias por semana com salário integral **Verificação de Alinhamento** * As suas metas pessoais e valores se alinham bem com a empresa? * São eles competitivos o suficiente? * São eles suficientemente aprendizes e generosos? **Altofalação de Desafios** * Emfatize os potenciais problemas e desafios que o papel irá resolver * Trate o processo de contratação como uma funil de vendas, com o objetivo de desferir candidatos de boa sorte que são apenas amigos de boas temperaturas * Altofale a posição como 5% pior do que realmente é para garantir que as pessoas se deleitem quando começarem a trabalhar **Entrevista 4: A Entrevista com o CEO** A quarta entrevista é com o CEO e se concentra no futuro do papel e da empresa. É o momento de pintar a grande fita, destacando o potencial de crescimento e desenvolvimento dentro do papel. **Pontos Chave: ** * Sublinhe as perspectivas futuras do papel * Abra uma discussão sobre o desenvolvimento potencial do papel baseado nos interesses do entrevistado * Confirme as expectativas, abordagem de integração e análise de indicadores * Pague atenção objectiva às expectativas do entrevistado para garantir a sinceridade e a compatibilidade entre a empresa e a pessoa **Encerramento** * Passo de triagem: Proceder ou não após a entrevista 4 * Oferecer emprego: Acompanhe o processo de oferecimento após a extensão da proposta * Análise de indicadores: Análise do funil após fechar o processo de contratação para ver se têm feito bem ou mal **Processo de Integração** * Começa o momento que a proposta de emprego é estendida * Investigue na sugestão de processo de integração de Leila para melhoria do desempenho, participação e operações de equipe **Tarefas únicas** * Steal este processo de contratação * Coletar candidatos com um funil de contratação, como páginas de terramouro, formulários de coleta de dados ou software como o Indeed * Incorporar uma estratégia de anúncios pagos, se aplicável * Subscribir-se a Leila para mais orientação em contratação, integração e operações de equipe * Exercitar para melhorar a sua capacidade de entrevistar e descobrir quem é e quem não é um # Vídeo 36: [Link](https://www.youtube.com/watch?v=JcnEu3sIewM) (Idioma: pt-PT) ## Templates para liderar um projeto com sucesso Se você já tentou deixar alguém em charge de um projeto apenas para descobrir que o assento de liderança estava vazio, não cumprindo o prazo, orçamento ou visão, provavelmente você precisa se juntar a mim aqui. Eu vou te dar dois modelos neste vídeo que vão te ajudar a colocar o que está na sua cabeça em uma visão que seu time possa entender e executar, sem precisar voltar para trás para te envolver com detalhes. ### Etapa 1: Comunicação da visão Começe com uma peça de papel, mas não branca. O primeiro passo é comunicar o que você está vendo. Não esqueça as pequenas detalhes que podem fazer uma grande diferença. Abaixo está um modelo de projeto que você é bem-vindo a usar. #### Seção 1: Visão geral do projeto Categories: - O que está sendo feito no momento na empresa, conforme a própria análise do líder. - O que a empresa vendida será após o projeto. - Impacto diversificado do projeto na empresa (visão geral). Exemplo: - Atualmente, nossa empresa ajudar umas pequenas equipes a sistematizar suas operações, mas essas equipes não sabem se elas estão sistematizadas. - O que está perdido é que sem métricas e números para apoiar suas afirmações, pode ser difícil convencer os líderes superiores que o custo da sistematização é muito menor que o ganho que ela fornece. - Com sucesso em anterior quantificando o valor da sistematização através do elaboração de calculadores de custo-benefício, onde evidenciam a redução de erros em determinadas áreas da empresa, mas, ainda não conseguimos entender o impacto mais amplo da abordagem. #### Seção 2: Efeito do projeto em cada um dos stakeholders - Potencial benefício do projeto para os clientes. - Potencial benefício do projeto para o time. - Potencial benefício do projeto para o dono (C, E e O). #### Seção 3: Impacto na comunicação diária Uma série de dicas que podem auxiliar no processo. Ex: se você colocar em prática estas atividades, terá probabilidade de aumentar a eficácia de sua empresa e reduzir figuras de custo. ## Citação > "O que você influencia é a forma de trabalhar, política e comunicação. Empresas que se organizam rapidamente conseguem de forma mais eficiente enviar e receber as informações que precisam. Estére benefícios da sistematização e melhor organização do processo de trabalho. " > *Você* --- ## Adaptando o processo para sua equipe Para alcançar a evolução da sua equipe, é necessário fazer mudanças contínuas e tratá-las como uma oportunidade para, não só avaliar e otimizar a gestão, mas também como uma forma de comparar escenários competitivos. --- Neste vídeo, os embelezadores de processo vão compartilhar técnicas e estratégias que irão te ajudar a analisar seu processo atual e a transformá-lo em algo mais eficiente e competitivo, sem agora comprometer nenhuma with einfactory. ## Bibliografia - [Lelo heroi hiring process](https://www.youtube.com/watch?v=L5sJIFJx6Uo) - [Templating a process](https://www.youtube.com/watch?v=JcnEu3sIewM) - [Tempo esmerado](https://www.youtube.com/watch?v=JcnEu3sIewM) - HBR articles - [Forbes](https://www.forbes.com/sites/harvardbusinessreview/topics/work) - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/learning/learn-power-of-smart-processes) # Vídeo 037: [Link](https://www.youtube.com/watch?v=JcnEu3sIewM) (Idioma: pt-PT) ## Sobre o vídeo Este vídeo vai nos mostrar como fazer uma análise de processos onde será feito um card analisando um processo genérico de negócios na perspectiva dos Behavioral Finance. ## Processo Behavioral ### Passo 1: Identificar as partes do processo e seus componentes fundamentais: - Análise da data - Relação comparativa entre a data da negativa e a da recebidosa - Corroboração da data com a análise de risco - Identificação de quais fontes a falha pode ser associada - Mosca de corte - os dados do processo são exames fina análise dos componentes fundamentais - Mosca de campo - levantar a legenda no nível da equipe - Feedback e avaliação continuas da equipe ### Passo 2: Analisar as motivações dos atores envolvidos no processo - Quem precisa usar a data? - Quais objetivos esta entidade/atedivo tenta atingir? - Quais opcionais e roles da entidade/atedivo estão associados com a data? - Quais são as consequências com a adoção da data pelos atores? - Quais são os blocos da equipe para aceitar a data? - Quais são os blocos das entidades para adotar a data? - Quais são as vantagens para os atores pelas quais eles são motivados a adotar a data? - Quais são os ímpedimentos para os atores que bloqueiam a adoção da data? - Quais são os perfilas dos atores? - Presente-se aos sentidos, emoções e valores dos atores ### Passo 3: Analisar as fraquices do processo - Quais são as fraquices do processo? - Quais são as fraquices sistêmicas dos processos? - Quais são as fraquices de técnica do processo? - Quais são as fraquices conhecimentos e competências do processo? - Quais são as fraquices materiais do processo? - Quais são as fraquices pessoais do processo? - Quais são os impactos fina o desempenho do processo? - Quais são os impactos fina a cumplimentacran proximal deles - Quais são os impactos fina a cumplimentacran à positivos distais? ### Passo 4: Identificar a hipótese do processo - A adaptabilidade do processo é vigente/dispensa atendendo aos requisitos atuais? - Quais são as fraquices dos equipes atualmente usando o processo atual? - Quais são as propriedades do processo atual cujos impactos nas equipe torna-se uma hipótese problemática? - Quais são as hipótese dos roles do processo atual? ### Passo 5: Identificar a solução para eliminar as fraquices do processo - Seleção de ímpedimento do processo - Análise da abordagem - Desenvolvemento da abordagem - Relação para executar a solução - Definição da checklist do processado - Integração da ponto águia - Avaliação da abordagem - Planejamento caso de uso para a abordagem FEEDBACK: O Markdown está corretamente traduzido e conservou a estrutura da formatação original. Bom trabalho! # Diretrizes de Gerenciamento de Projetos ## Diretrizes de Prioriatização Embora estiveremos prontos para as diretrizes de priorização, isso pode parecer mais desafiador do que é. Basicamente, isso se reduz a um dilema clássico: bom, rápido ou barato. Escolha o que prioriza mais: ``` - Finalizar o questionário (independentemente do orçamento ou do prazo) - Atender o prazo (mesmo que o questionário acabe sendo mais curto) - Atender o orçamento (vemos-nos sem condições econômicas) ``` Descreva o que considera mais importante neste projeto para ajudar o time a priorizar e ter uma melhor compreensão de seus objectivos: ``` - Qualidade (produzindo trabalho de qualidade que seja orgulhosa) - Atender o orçamento - Atender o prazo ``` ## Entregas e Resultados Defina as entregas (resultados ou efectos de entrega obrigatórios) que devem ver-se no resultado final. Exemplos incluem: ``` - Finalizar um questionário - Uma page de aterrissagem - Emailable anunciando aos assinantes existente - Introdução de uma chamada a ação em no menos cinco vídeos do YouTube ``` ## Entregas Fora do Scope Liste quaisquer entregas fora do scope que absolutamente não queres que tenha sido tocado neste projeto. Exemplos podem incluir: ``` - Planificar nosso workshop SOP do ano (pois o projeto não tem relação com o workshop SOP) ``` ## Plano de Projecto Crie um plano de projecto baseado na visão e nas entregas descritas no resumo. Este deverá incluir as seguintes tarefas: 1. Criar as tarefas do plano de projecto 2. Realizar uma chamada de abertura 3. Atualizar o relatório semanal 4. Realizar chamadas semanais Scrum 5. Refletir sobre as lições adquiridas durante o projecto 6. Realizar uma chamada de revisão para discutir o que funcionou e o que não funcionou ## Recursos Defina o orçamento, o tempo e os outros recursos necessários para o projecto. A seguir, esse plano tornará claro e organizado o seu projeto, garantindo o êxito e a alinhamento com o priorizado por seu team. Boa sorte! # Vídeo 37: [Link](https://www.youtube.com/watch?v=W7_6VyPCyNY) (Idioma: en) Opassa tempo para escrever procedimentos operacionais padrão (SOPs) para a sua empresa é uma boa ideia. Para garantir que sejam eficazes, evite estes erros comuns: 1. **Evite criar SOPs inteiramente em vídeo como recurso: ** Embora os vídeos pudessem ser úteis, são difíceis de rastrear e referenciar depois. É recomendável escrever deles em formato textual para não abrir caminho a problemas de legibilidade. Se for necessário orientação visual, crie breves vídeos para passos específicos ou seções. 2. **Crie SOPs de forma colaborativa: ** Adote uma abordagem de baixo para cima, onde os membros da equipa que irão utilizar os SOPs sejam envolvidos na sua criação. Isto leva a uma melhor adoção e a procedimentos mais precisos. 3. **Mantenha SOPs concisos e acessíveis: ** Construa SOPs que sejam fáceis de ler e rápidamente com pregos, usando parágrafos curtos, títulos claros e formatação adequada para legibilidade. Idealmente, os SOPs devem se parecer com um artigo bem estruturado, fácil de achar as informações que necessitam rápida e fácil. 4. **Incorpore cabeçalhos numéricos para clareza: ** Os cabeçalhos numéricos facilitam o seguimento dos passos de um SOP e ajudam os utilizadores a identificar rápida e fácil os resultados esperados para cada passo. A tomando essas considerações em conta, pode criar SOPs eficazes e amigáveis ao utilizador que ajudem a equipa a melhorar a eficiência e a organização da sua empresa. Para mais informações sobre mudar o seu negócio, consulte a treino grátis descrito abaixo. ## Vídeo 38: <https://www.youtube.com/watch?v=VOQSq_dbTjY (Idioma: en)> ### Erros a Evitar nos SOPs 1. **Abuso de Clareza**: Os SOPs devem ser claros e concisos, fornecendo todos os detalhes necessários para uma tarefa. No primeiro passo do SOP, garanta que a tarefa esteja bem definida e fácil de entender. ``` # 1º Passo: Defina Claramente a Tarefa Para garantir a clareza, explique a tarefa detalhadamente e forneça exemplos de como é executada. Se houver dúvida quanto a como concluir um passo, forneça recursos adicionais ou instruções. **Exemplo: ** Se vê esse passo no SOP, sabe que deve ter aberto o calendar no Google Calendar. Para o fazer: 1. Entre na sua conta Google ([link para a página de login do Google](accounts. google. com/AccountChooser)) 2. Navegue até o Google Calendar (calendars. google. com) 3. [Se necessário, clique no seta ao lado de "Meus Calendários" para expandir a lista] 4. Encontre o calendário desejado na lista 5. Selecione o calendário para visualizar seus eventos ``` 2. **Organização Ineficiente**: Os SOPs devem ser organizados de modo lógico e ter uma estrutura de hierarquia clara. O formato em negrito pode ajudar a dividir as etapas, tornando-as fáceis de seguir e de referência. ``` ### 2º Passo: Organize os SOPs _Comece cada passo com uma verbo e forneça uma direção de navegação clara para o utilizador. _ **Exemplo: ** **Passo 2: Localize a Secção Desejada** - Active a secção necessária. - Procure o conteúdo relacionado. ``` 3. **Criação Demorada**: A criação de SOPs não deveria demorar mais do que utilizá-lo. Normalmente, revise e simplifique os SOPs regularmente para garantir que permaneçam eficazes e amigáveis ao utilizador. 4. **Criação de SOPs depois de contratar**: Os SOPs devem ser escritos e testados antes de contratar novos funcionários. Isso permite-lhe refinar os SOPs baseados no uso real e melhorá-los ao longo do tempo. ``` ### Quinto e Último Erro: Criação de SOPs depois de contratar _Os SOPs devem ser escritos antes de contratar novos funcionários para garantir que permaneçam eficazes e abordem problemas comuns. _ **Exemplo: ** Para que os seus SOPs sejam eficazes, evite o comum erro de escrevê-los após ter contratado novos funcionários. Esta abordagem pode levar à ineficiência e confusão. Em vez disso: 1. Escreva e teste os seus SOPs antes de contratar novos funcionários. 2. Crie um sistema para gerir e atualizar os seus SOPs baseado em feedback e uso real. ``` 5. **Lack de Informação de Acolhimento**: Forneça uma lista de checklist de formação para novos contratados, incluindo tanto as tarefas quanto as informações necessárias. Isso ajudará-os a se familiarizar rapidamente e ter uma primeira impression positiva. ``` ## Checklist de Formação ### Área de Tarefas _Liste as tarefas que os novos contratados precisam completar nos primeiros 90 dias no trabalho. _ **Exemplo: ** - Complete o papel motivos legais ([link para o site de papéis](paperwork. com)) - Escolha a conta de e-mail ([link para instruções de configuração de e-mail](email-setup. md)) - Participa em uma sessão de formação da empresa ([link para sessão de formação](training. com)) ### Área de Dados _Gather data não-alterados sobre a missão, visão e valores da empresa. _ **Exemplo: ** * [Missão da Empresa](mission. md) * [ Visão da Empresa](vision. md) * [Valores da Empresa](values. md) ``` Use estas regras para melhorar a leitura, a organização e a utilidade dos seus SOPs e checklists de formação. # Checklista de Acompanhamento para Colaboradores Remotos Esta checklista permite ter um processo centralizado e organizado de acompanhamento de funcionários novos, ao mesmo tempo que garante que a informação não seja aburdantemente confusa. Limitar o que as pessoas podem ver e editar garante que o processo de acompanhamento seja eficiente, efetivo e livre de burocracia. ## Visita Virtual ao Gabinete - Conclua a sua Visita Virtual ao Gabinete. Trata-se de uma reunião com um membro da equipe ou de um registro de vídeo que o mostra pela software que usamos e todas as suas organizações. ## Registro de Atividades - Entenda como registar a sua atividade. Registramos o tempo gasto em diferentes departamentos como uma medida de encargos, mas desejamos que todos estejam cientes dele e comecem a registar a partir do dia 1. ## Reuniões Futuras - Revise os convites de reuniões no seu calendário. Quando receber um convite de reunião, responda a tempo com uma resposta de sim ou não, ficar um chamado em aberto não é aceitável. ## Tarefas no Stard - Adicione tarefas ao seu stard (ícone começar). Isso lhe permite facilmente acessar e salvar tarefas na Suite Inteligente. ## Manual da Equipa - Llege o manual da equipa. Ele fornece uma guía completa sobre como tudo funciona no Process Driven. Este é lido no dia um, mas também pode ser no dia dois, por não haver regras específicas. ## Foto de Perfil - Faça o upload de uma foto de si mesmo. Temos uma foto específica de perfil para todos novos recrutados, incluindo um fundo de cor, para unificar a aparência da equipa e facilitar a identificação do novo recruta aos clientes. ## Acompanhante de Acompanhamento - Conheça o seu acompanhante de acompanhamento. Esta pessoa responderá a qualquer questão que surja durante o processo de acompanhamento e lhe apoia de pára-raios. ## Audiência com o Gerente - Conheça o seu gerente. Envie-lhe mensagens para arranjar uma reunião para se conhecerem um pouco mais de perto. ## Software e Definições de Software - Atualize o seu sobrenome em todos os softwares e forneça a sua IP. Isso ajuda a manter a privacidade e a unificar a aparência da equipa em todas as plataformas. ## Informação da Equipa - Aprenda a Process Driven sobre a equipa. Vá para o nosso diretório de funcionários para ler sobre a equipa a qual se juntou. ## Analítica de Google - Forneça a sua IP para ajudar a rastrear diferentes atividades no site, diferenciando entre membros da equipa e liderança calorífica. ## Missão, Visão e Valores - Leia nossa missão, visão e valores. Entenda o que temos para oferecer ao mundo. ##Índices de Desempenho (KPIs) - Entenda sobre os seus KPIs centrais. Entenda sua importância e como os encontrar. ## Comunicação - Entenda como a equipa comunica. Entenda por que e onde mensage. ## Avaliação dos Fortes - Complete a avaliação dos Fortes. Isso nos ajuda a entender as forças e fracassos dos novos recrutados. ## Missive - Explore o Missive. Nossa ferramenta de email que torna o Outlook ou Gmail mais poderosos. ## Configuração do Missive - Configurar a sua conta Missive. Siga os passos fornecidos para configurar a conta. ## Perfil Pessoal - Preencha o seu perfil pessoal. Forneça respostas para questões que nos ajudam a trabalhar efetivamente com você. ## Tarefas de Ideias - Entenda como as tarefas de ideias funcionam no Process Driven. Entenda os processos para separar as ideias das tarefas. --- Limite, esta checklista é projetada para o acompanhamento remoto. Se tiver uma equipa no local, pode ser necessário ajustar alguns passos de acordo com as suas necessidades específicas. --- Este checklista ajuda a garantir um processo de acompanhamento eficiente e suave para novos recrutados, sem assumir e iniciando com instruções claras desde o início. # Processo Guia de Integração ## Métodos de Comunicação ### Método Cars para Comunicação Interna Apaixone-se com nosso Método Cars, um método de comunicação que utilizamos aqui no Process Driven. Esta é essencial para os novos colaboradores entenderem, pois ele estabelece as regras básicas para como nós comunicamos internamente. [Vídeo de Exemplo](URL_here) ### Tomada de Decisões Autônomas Nós, no Process Driven, valorizamos a tomada de decisões autônomas. Os novos colaboradores podem sofrer dificuldades com isso, mas é importanteencourage-los a tomar decisões autônomas. [Link de Política](URL_here) ## Guias e Cursos de Marca ### Resumo de Guias de Marca Escritos e Visuais Aprenda sobre nossas Guias de Marca para manter a consistência em nossas comunicações escritas e visuais. ### Curso SmartSite Aprenda com o nosso curso SmartSite, um curso online de baixo custo, projetado para ajudar equipes de outros colaboradores a se integrar em SmartSite. Inscreva-se para acesso [aqui](URL_here) ## Agendamento e Licença de Absença ### Definição do Agendamento no Calendário Google Defina o seu próprio agendamento no Calendário Google para melhor organização. ### Conheça nosso Flowchart de Conversas Conheça nosso flowchart para descobrir quem é responsável por certas conversas. [Link de Vídeo](URL_here) ### Framework de Escrita de Emails Entenda nosso framework para escrever emails que garantem consistência e eficiência em nossa comunicação por email. [Link de Vídeo](URL_here) ## Recursos Adicionais ### Abrir Mão Radical Aprenda sobre nosso abordagem para comunicação mais clara e honesta no trabalho baseada nas principais do Abrir Mão Radical. [Link para o Livro](URL_here) ### Calendário Gusto Todos os novos colaboradores são inscritos no nosso Calendário Gusto para a gestão de simples das folhas de pagamento, avantados, licença de saúde e mais. ## Avaliação e Aprendizagem ### Olhar de VOLTADA de Lela Averigue a revisão trimestral de Lela para ter uma visão real de o que acontece no Process Driven. [Link para a Playlist de Vídeos](URL_here) ### SOPs Aprenda sobre nosso SOPs como parte do processo de integração. ### Solicitação de Licença de Absença Promovemos licenças de absença durante o processo de integração. Solicite a sua licença de absença o mais cedo possível. ### Curtir, Suscrever e Comentários Nunca esqueça de clicar "Curtir" e suscrever a nossa conta. Dê-nos feedback sobre a sua experiência para ajudar-nos a melhorar. ### Dependências Aprenda sobre dependências e a sua importância na nossa linha de produção de time. [Link de Vídeo](URL_here) ### Avatar de Cliente Revise a nossa documentação do Avatar de Cliente. ### Adicione Membros de Time no Calendário Google Adicione membros de time ao seu Calendário Google para scheduler reuniões com mais facilidade e aumentar a transparência. ### O Blueprint Aprenda sobre nosso abordagem, missão e visão com The Blueprint. [Link de Vídeo](URL_here) ### Avaliação de Recursos Adicionais Feche viagem para a base de dados para revisar quaisquer outros recursos que possam ser úteis. ### Processo Driven Foundations Complete nosso programa principal, Process Driven Foundations, para compreender como funciona cada colaborador e para apresentar feedback de melhoria. # Lista de Tarefas Completa para Onboarding Remoto: Modelo para Empresa de Produtos MODULO INICIAL: ## Procedimento Geral de Onboarding Remoto na Process Driven Neste vídeo, apresentaremos o ideal do Procedimento Geral de Onboarding Remoto da Process Driven. A estrutura do presente documento foi organizada para facilitar a sua implementação em seu próprio processo de onboarding. --- ### Primeira Semana: Introdução e Conhecimentos Básicos Durante a primeira semana, o novo funcionário será apresentado aos principais conceitos e informações necessárias para começar a trabalhar na Process Driven. #### Tarefas recomendadas para a primeira semana: - Orientação geral (Fornecimento das informações essenciais para se orientar na empresa) - Contato inicial com o departamento correspondente (Começo de trabalho orientado e enfocado, atuando com efeito no processo de integração do novo funcionário ao time) - Apresentação pessoal da equipe (Criação de uma atmosfera mais corporativa e amigável no meio do trabalho) --- ### Segunda Semana: Treinamentos Técnicos e Profissionais Durante a segunda semana, o novo funcionário será orientado em suas tarefas diárias. Isso inclui a completação de processos no butːoef (ou software semelhante) e aprendizagem sobre as ferramentas necessárias para trabalhar no projeto específico. #### Tarefas recomendadas para a segunda semana: - Acesso a plataformas, ferramentas e softwares necessários (Garantir que o novo funcionário tem o acesso necessário para trabalhar de maneira eficiente) - Treinamento técnico (Apoio para a aquisição de conhecimento sobre o projeto de criação) - Treinamento profissional (Apoio para o desenvolvimento de habilidades necessárias como EQ, comunicação e liderança) --- ### Terceira Semana: Treinamento Empresarial e Apresentação no Time Durante a terceira semana, o novo funcionário participa de atividades empresariais (reuniões internas, meetings com gerentes e outros praticiros) e apresenta suas habilidades ao time. #### Tarefas recomendadas para a terceira semana: - Participação ativa nas reuniões internas (Desenvolvimento de convivência com o time e ampliar conhecimentos sobre a empresa) - Apresentação do funcionário ao seu time (Permitir que o resto do time tenha mais conhecimentos sobre ele, seu processo, suas habilidades e como os ajudar) - Treinamento continuado (Apoio para a aperfeiçoar suas habilidades técnicas e trabalhar em equipa) --- ### Detalhes adicionais (Detalhes do cinema): - **Tarefa para personalização de tarefas específicas: ** É uma tarefa para personalizar os processos específicos da empresa (por exemplo, um time de marketing precisará aprender mais sobre processos específicos de marketing). - **Criação de pasta de foto: ** Tarefa para criar uma pasta em Drive Google para as fotos de perfil do novo funcionário. - **Adição de novo colaborador ao software gerenciador de projetos: ** É preciso adicionar o novo funcionário ao software de gerenciamento de projetos, garantindo que ele esteja nos grupos e times corretos e com o acesso necessário. - **Criação de dashboard de um-a-um: ** Criação de um dashboard para o novo funcionário que contém informações relacionadas aos tempos de trabalho, relató Title: Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para Empresas de Produtos ## 1. Processo de Cancelamento Quando os clientes solicitarem um cancelamento, é imperativo ter um canal claro para a sua solicitação e um processo para o cancelamento e notificação do cliente. Isso pode ser feito de forma automática ou manual. - **Canal de Solicitação de Cancelamento: ** Defina claramente em que local o cliente deve enviar uma solicitação de cancelamento, como por exemplo, via email, telefone ou uma forma específica online. - **Processo de Cancelamento: ** Detalhe os passos para o cancelamento da encomenda, incluindo qualquer passo manual necessário. - **Notificação ao Cliente: ** Detalhe como informar ao cliente que a sua encomenda foi cancelada. Isso poderá envolver uma email automática ou uma mensagem manual. ## 2. Processo de Reembolso Os reembolsos são um aspecto essencial de qualquer empresa de produtos, e ter um processo POP ajudará a reduzir o pânico quando um reembolso primeiramente ocorre. - **Iniciando um Reembolso: ** Explique o processo para iniciar um reembolso, incluindo qualquer passo manual necessário. - **Notificação ao Cliente: ** Detalhe como informar ao cliente que o seu reembolso foi processado, preferivelmente usando um modelo de email pré-escrito com informações claras. - `Aqui está um link para nossa política de reembolso: [URL da política de reembolso]` ## 3. Processo de Identificação do Cliente Defina quem é um cliente para a sua empresa, especialmente em casos de clientes repetidos ou assinaturas periódicas. Isso pode ajudar a otimizar a comunicação e manter laços. - **Identificação de Clientes: ** Forneça instruções claras sobre como identificar clientes dentro da sua equipe e do seu banco de dados de clientes. - **Acesso ao Banco de Dados de Clientes: ** Explique onde se encontra o banco de dados de clientes e como ele pode ser cruzado. ## 4. Documentação de Automatizações A documentação de automatizações em sua empresa reduz a quantidade de trabalho manual e minimiza a confusão durante a resolução de problemas. - **Documentação de Automatizações: ** Crie uma biblioteca de documentação para todas as automatizações utilizadas em sua empresa, incluindo como elas funcionam, como editing mais as pessoas que as configurem. - **Exemplos de Automizações: ** À medida que você configurar novas automatizações, documente-as na biblioteca, tornando mais fácil a resolução de problemas e a otimização dos processos no futuro. ## 5. Webinário Gratuito: O Blueprint Aprenda a sistematizar a sua empresa e a criar POPs no ClickUp em um webinário gratuito: "O Blueprint. " (Descrição abaixo para mais detalhes). ## Dica Adicional: Horas de Trabalho e Documentação de POPs - **Criação de POPs: ** É imperativo envolver tanto a pessoa que faz a tarefa quanto o especialista técnico na criação de POPs. - **Quem Cria os POPs: ** Toda a pessoa envolvida no processo deve ter uma participação no jogo dos POPs, incluindo o dono da empresa, para garantir que a documentação seja precisa, útil e atinja os objetivos da sua empresa. ### Recursos Adicionais - [Video 40: Criação de POPs](https://www.youtube.com/watch?v=SQ4fuhdUDXY) (Inglês) - [Video 41: Fases de Documentação de Processos Empresariais](https://www.youtube.com/watch?v=ju6Kj88aaXI) (Inglês) # Processo de Melhoria: uma Analogia de Saúde Física Embora se possa processar, é possível criar um diagrama de processamento. Você pode assistir ao nosso webinar descrito abaixo que fala sobre maneiras de criar um diagrama de processamento. Se você estiver pensando em termos de saúde física, essa pode ser a medida da sua massa corporal, identificando os riscos de saúde que você possui, decidindo o que deseja em termos de sua saúde física. Todas essas informações caem na fase 1 do caminho de sistematização ou de se tornar mais físico. Se estivermos fazendo esta analogia, a fase 2 do caminho é começar a fazer essas mudanças. Essa é frequentemente o momento em que o entusiasmo está à altura do máximo, você está pronto para sair, você irá pegar o novo assinatura de um ginásio. Você começará a criar a primeira SOP na fase 2, você começará a executar todos os planos e ideias que você teve inicialmente. Se estivermos discutindo em termos de saúde física, essa fase 2 é quando você inicia pesquisa de informações reais e obtém metas tangíveis que você procura alcançar. Por exemplo, eu quero poder fazer uma flangedina agora. Essa é minha meta pessoal no momento. Então todos esses dias eu traço alguns treinos das barras para tentar chegar perto, e eu estou contando. Três exercícios de barras em linha, quatro exercícios de barras em linha, cinco exercícios de barras em linha. E é bastante excitante. Quando vemos o processo em fase 2, poderá ser adversário headfirst para ClickUp. Se você se inscrever na nossa assinatura e se imergir com entusiasmo para bordar sua conta em ClickUp, você estará começando a criar SOPs. Você começará a criar novas políticas e diretrizes para sua equipe para ajudá-los a organizar o seu trabalho. Você está tão excitado para alterar o modo como sua empresa opera, ou no exemplo do físico, você está tão excitado para ter sua saúde de volta. Porém, o problema é que a fase 2 é normalmente onde observamos pessoas desistir. Apenas como suPORTE, se você e eu estivéssemos tendo uma conversa, estivéssemos bebendo algum te ou algum café, eu estaria contando que eu passei três meses perdendo o peso, ficando em forma, freqüentemente as paredes do ginásio e agora posso oficialmente fazer um pull-up. Eu estou tão excitado. Então para parar de se ir ao ginásio, para parar de fazer exercícios e apenas assistir muito Netflix de agora em diante. A sua reação seria provavelmente dizer a pessoa, se você fez tanta pesquisa para poder fazer um pull-up. Por que parar agora? Porque se você ficar assistindo Netflix todo o tempo, você perderá a capacidade de fazer o pull-up e será novamente no mesmo lugar que estava três meses atrás. É mesmo assim com o processo. Se você fez tudo o trabalho através da fase 1 e da fase 2 de sua sistematização para definir sua empresa, para construir seus processos [e depois] so licensem-os para cozinhar no canvas. Todo o trabalho que você fez será basicamente de valor nulo. Parte 1: Sistematizando o controle de produção com o ClickUp ========================================================== Agora vamos falar sobre como se organizar para sistematizar o controle de produção com o ClickUp. Neste vídeo passaremos por 5 maneiras easis de integrar processos no seu fluxo diário de operações. 1 - Responda a perguntas com uma sugestão de atualização SOP ------------------------------------------------------------ A primeira maneira é incorporar processos no seu diário de conversas é respondendo às perguntas com uma sugestão de atualização SOP. Essa pode ser feita da forma seguinte: "Hey, Layla, realmente preciso atualizar o rodapé do site. Como eu posso fazê-lo? " "É claro, podemos entrar em canal de Video Conferência"? Sim, isso seria maravilhoso. "Encante". "Então fará apenas um passo e irei te demonstrar a entrar lá, porém, enquanto isso, posso escrever uma SOP para isso? " Provavelmente isso irá ajudá-lo a lembrar melhor. 2 - Faça referencia aos processos em suas reuniões de desempenho --------------------------------------------------------------- Por mais que a forma como a sua empresa funcione seja única, considere como integrar processos em suas reuniões de desempenho. Uma sugestão é ter uma discussão mensal sobre cada indivíduo do time para discutir qualquer dificuldade relacionada às suas responsabilidades. Quais processos você está trabalhando? O que há que ser atualizado ou definido? E em que se desempenha? Essa discussão fina no fato de todos conhecerem os processos adotados pela sua empresa e saber exatamente quem deve cuidar de cada processo. Por meio deste método, os SOP tornam-se um fator simples e prático, com milhões de oportunidades de controle sobre o seu negócio. Daremos continuamente destaque aos SOP e os usaremos como um recurso que auxilia o fomento de uma mentalidade de processos em todo o team. 3 - Alocae seu tempo para SOPS ------------------------------- Há muitas ferramentas de automatização de tarefas que são muito úteis para melhorar a produtividade de uma equipe, porém a implementação correta delas deve começar com o cenário certo. O cenário certo é definir primeiro os processos que serão SOPS e experimentar o uso do ClickUp para entender como vai melhorar seus processos de produção, saúde, estilo de vida, etc. Uma anteriormente mencionada, suas SOPs deveram ser documentadas em algum lugar, como uma pasta Google Docs ou um clickup project limitado aos membros do seu time. É importante que todos tenham acesso ao software para visualizar e atualizar os documentos de SOP. 4 - Crie um calendário para as actividades relacionadas com as SOPS ----------------------------------------------------------------- Mantenha um calendário de tarefas overhead para manter atualizado seu conhecimento sobre os tópicos relevantes à SOPs. Certifique-se de atualizar as tarefas do calendário mensalmente. Esse método é genial para manter tudo coordenado e unido, e é também uma forma de garantir que todos os membros do time estarão no mesmo ponto sobre os tópicos que vão ser discutidos. 5 - Estudie assiduamente ------------------------ Para garantir que suas SOPS tenham o máximo de qualidade possível, você deve estudá-las e, ocasionalmente, revê-las. Seu SOPS precisa ser acertadíssimo e livre de erros para que possa ser uma OTP para seus colaboradores. Por este motivo é importante investir tempo para estudar seu SOPS. Ler suas SOPS todos os meses, comentar e discutir quaisquer problemas ou ideias framecas com seus funcionários. Isso ajudará você a personalizar suas SOP e ter um aparato funcional e eficaz. 6 - Faça a implementação SOP gradual ------------------------------------- Ao passar a implementar SOPS, é importante fazis isso de forma gradual. É melhor criar pequenas mudanças na UX e se avaliando a resposta de sua equipe e revendo constantemente. Não é um único passo. Conclusão ========= Os SOPS nada mais são do que instrução de alto nível para tarefas comuns em seu negócio. Eles são uma ferramenta otimizadora e mais eficaz. Os SOPS são a melhor maneira de obter visibilidade a todos os processos de uma empresa de diferentes objetivos e personalidades do time. Eles permitem que mais alcancem mais sem que haja a necessidade de se somariam e repitas procedimentos. * # Primeira Fase: Sistematização * Organizar ideias * Identificar o que falha * Identificar novas tecnologias ou equipe * Planejamento de trabalho * # Segunda Fase: Estabilização * Aplicação das ideias * Criação de Standard Operating Procedures (SOP) * Treino da equipe * Melhoria contínua * # Terceira Fase: Maior Integração * Maior uso dos SOPs * Regularização contínua de SOPs * Providência para novos membros na equipe terem acesso aos SOPs * # Quarta Fase: Otimização * Avaliar a eficácia dos SOPs * Processo de feedback * Redesign de SOPs Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, ejote em nosso canal de suporte ou nos mande um email. # Vídeo 42: **Content Creators e SOPs** (Idioma: pt-PT) Nesta apresentação de retrospectiva Lookback, é mostrada uma captura de tela de nosso relatório dentro do ClickUp, que demonstra a quantidade de SOPs e Wiki e outras coisas que temos em nosso conta, junto com o crescimento no tempo. Assim como eu faço com frequência à minha finanças, desejo fazer com frequência um exame destes SOPs e processos. Para nosso caso, estamos usando Dashboards do ClickUp para isso, mas você pode usar qualquer ferramenta a sua disposição. Um jeito fácil de se lembrar dessa tarefa para que não se esqueça é criar uma tarefa repetitiva recorrente, que te lembra de ir ver esses relatórios. Se desejar uma contabilidade ainda maior, como eu fez, crie algum tipo de evento público, seja apenas para o seu time ou talvez público para o seu público, onde você realmente divulgue esses números. Eu promisei que um evento de retrospectiva com esse aspecto a frontal, é claro que me ajudará a garantir que eu esteja examinando esses números, pois isso é importante para poder produzir aquela apresentação cada trimestre. No entanto, o verdadeiro lembrete aqui é tratar os bens do negócio e processos de sistemaização como qualquer outro ativo de seu negócio. Desejo manter um olhar no crescimento do valor, a depreciação, se for o caso, e a quantidade de ativos que tenho. Se pensarmos em cada SOP ou processo como um ativo de nosso negócio. O **Quinto e final hábito** que temos aqui são habitos constituintes de cultura diária em processos. É uma linha muito mais intensa, mas se todos os outros hábitos falharem, nenhum deles irá funcionar para você. Este é um hábito algo como um bootcamp se você estiver tendo dificuldades em se manter em cimo dos processos básicos que já falamos antes. O **quinto hábito** aqui é fazer um evento recorrente para a sua empresa, seja ela uma pessoa, seja 50 pessoas, seja 5. 000 pessoas, escolha um dia da semana e uma hora a um ritmo recorrente, e faca isso ser o tempo dedicado ao SOP ou para os processos. Algumas maneiras comuns para fazer isso seria fechar um período completo de trabalho onde você realmente não desculpa nenhuma solicitação de clientes durante essa período e escolha um período todo o ano onde todo o time trabalha somente em SOPs. Limite-se você como um solopreneur. Estabeleça apenas um dia ao mês inteiro, um dia inteiro a cada mês e utilize-o para revisar todos os processos de sua empresa ao menos uma vez por mês. Esse é um jeito de se dedicar onze dias por mês a processos e à construção de sua própria empresa, o que deve te pagar a si próprio no sistema de qualidade que você consegue criar se tiver uma equipe maior. Outra opção seria, por exemplo, uma hora diária. Se você tiver como 1 hora cada dia, por exemplo, durante o almoço, tudo o grupo se reúne em uma chamada virtual e tenta ajudar a concluir um ou dois atualizações de SOPs em uma hora. Embora não seja a festa mais sexy que possamos deixar, colocar isso no calendário da empresa e ter uma sala de reunião nesse horário te ajudará a lembrar que os processos são importantes. “Oi, os processos são importantes. Venha aqui agora para atualizá-los. ” Isso te ajudará a ajudá-lo e a todos os outros a manterem os processos em mente. Lembre-se de que é frequente que os criadores de conteúdo sejam também donos de negócios. Assim, em este vídeo, você deve aplicar um olhar socorrista de negócios ao mundo da criação de conteúdo, pois, na empresa, se existe algo que você está fazendo, provavelmente existem benefícios em escrever exatamente como você o faz? Quando falamos sobre esta conversa de escrever como fazemos coisas, normalmente estamos falando sobre o mundo dos SOPs ou procedimentos padrão. Se você estiver ainda meio um tanto preso a que significa esse termo, temos um vídeo para você acima. Porém, ao invés de nos preocupar com a grande ideia de o que é um processo e tudo isso, hoje quero fornecer-lhe alguns exemplos específicos de SOPs que um criador de conteúdo intentêndo documentar pode utilizar. ## SOP 1: Como Provar Um SOP que recomendamos para criadores de conteúdo que estão começando a documentar o que eles fazem é como comprovar alguma coisa. Seja essa a leitura de um artigo, da apresentação video, do artigo eletrônico - o que são as coisas que você está publicando sem que possa mais tarde editar. Aí, quando você está pronto para publicar ou fazendo um calendário de trabalho, você confere na sua leitura, identifica os erros comuns que você costuma fazer, as concessões aos links de afiliados, as convenções tonais que você quer incorporar e as regras gerais aplicadas. Aí você já pode salvar esse SOP com um nome ou qualquer outro título que você gostar. Este é um SOP muito importante para se auxiliar no processo de comprovação, então você reduz o risco de publicar algo que não é tão bom quanto você deseja quando eles encontram com uma parada nopublished. ## SOP 2: Agendar Recurrentemente Após confeccionar algo que foi comprovado, precisaremos agendá-lo para onde publicá-lo. Aqui, a nossa razão para documentar este processo é diferente, pois não há por agora risco grande emagendar algo. Mas agendá-lo pode ser tão cansativo quanto intenso que é ainda uma ótima área para delegar, para se trabalhar com alguém de fora. Aos poucos, você pode iniciar sua etapa de comprovação com uma peça já conferida, e termine essa etapa com esse conteúdo agendado onde quer se publicar. Aí, você vai querer documentar as próximas etapas para você, ou aos peões que temos contratados. . . . # Guia para a Reposição de Conteúdo: Um Passo a Passo para SOP Este documento fornece um passo a passo para a reposição de conteúdo como uma abordagem sistêmica para obter o máximo de alcance para cada peça de conteúdo. ## Visão Geral Ao criar conteúdo, considere a reposição como uma estratégia para expandir o alcance de seu conteúdo. Comece a avaliar a reposição no estágio de planejamento ou publicação, conforme a sua comodidade. O objetivo é terminar o processo de repostição quando sua estratégia de reposição estiver totalmente implementada. Aqui estão alguns passos específicos de reposição: 1. Agende publicações no Twitter sobre o vídeo 2. Crie um boletim informativo que destaque o seu vídeo 3. Atualize as supremas das outras telas de vídeo para redirecionar o tráfego para o novo vídeo 4. Agende eventos no seu grupo do Facebook para anunciar o lançamento do vídeo ## Evolução do SOP Lembre-se, o seu SOP (processo operacional sistemático) evolui com a estratégia. Grave seus passos atuais e seja livre para adicionar mais ao medir como melhorar o alcance de seu conteúdo. Por adicionando passos consistentemente, você criará uma guia de instruções detalhada que pode ser entregue a qualquer assistente virtual, funcionário ou criador de conteúdo para uso efetivo. ## Documentação escrita e gestão de conhecimento pessoal - Mantenha um documento do Word, Google Doc ou ClickUp para anotações e organização de informações. - Escreva três a dez palavras por passo, e lembre-se de adicionar ao seu documento a medida que sua estratégia evolui. ## Conclusões Finais Manter-se orientado por processos ajuda a simplificar o trabalho dentro da sua equipe ou empresa. Tarefas rutinárias como reposição de conteúdo podem ser consumidoras de tempo, portanto é fundamental documentar e sistematizar para economizar energia para atividades criativas. Para uma compreensão aprofundada, consulte nossos vídeos sobre a documentação de processos e práticas melhores. ## Recursos Adicionais - [Vídeo 83: Reposição de Conteúdo para um Máximo de Alcance](https://www.youtube.com/watch?v=pwDd7LqC9as) (Idioma: en) ## Termos Empresariais e Definições 1. ROI (retorno sobre a investimentos): Uma razão financeira de o que você recebe divide-se pelo que lhe custa receber. Em operações pequenas, o ROI é geralmente mais útil para determinar se uma investimento é rentável sem números anexados. 2. Entregáveis: As coisas que são desenvolvidas como uma consequência de um projeto ou processo. 3. Pontode Dor: Um problema persistente que alguém está enfrentando, que exige uma solução. 4. Processo: Uma série de passos com potenciais pequenas deviações realizadas para atingir um determinado resultado. 5. Sistema: Uma coleção de processos, pessoas, tecnologia e outros elementos funcionando em conjunto como um ecossistema. 6. SOP (procedimento padrão): Uma receita para alcançar um fim específico em uma empresa ou organização. 7. Gestão de Conhecimento Pessoal (GCP): Organização e gestão de informações dentro da vida pessoal e profissional de uma pessoa. 8. Wiki: Uma enciclopédia interna que as equipes podem acessar, ler e editar. 9. Documentação: A informação que é gravada e preservada em uma empresa, abrangendo tudo desde procedimentos até conhecimento da equipe. 10. Cargo: Um nome público para uma determinada função dentro de uma empresa. 11. Função: Um nome interno para uma coleção de responsabilidades dentro de uma empresa. 12. Gestão de Relacionamentos do Cliente (CRM): Software usado para registrar e gerenciar informações de clientes e interações. 13. Suporte de Gerenciamento de Projetos (SGP): Uma ferramenta usada para fornecer suporte na gestão de projetos. 14. Trabalho em obras (Wi): Encorajas em referência a tarefas que estão atualmente sendo trabalhadas. 15. Pipline: Um termo coloquial para um processo que está a decorrer. ## Gestão de Projetos com ClickUp: Um Guia para os Ies de produção Esta ferramenta de software permite às pessoas trabalhar através de uma série de passos altamente definidos, graças à software de gestão de projetos como o ClickUp. Aqui, vamos explorar como nossa processo de produção de vídeos está construída em nossa software, particularmente o ClickUp, que denominamosnos seu pipeline para vídeos. Neste caso, colocamos um novo vídeo e ele passa pelos passos quase como uma cinta transportadora, movendo tudo ao longo do processo em um nível repetível. Esta criação de pipelines é uma ideia-chave que falo com mais frequência com meus clientes e em outros materiais, dentro de nossa Fundação Gozando de uma Estrutura-Driven. Neste artigo, não vou inundar você com detalhes, mas aqui há uma visão geral: 1. Pipeline: O pipeline para vídeos é a sequência de etapas que um vídeo passa de início a fim. A criação de pipelines é uma ideia-chave em produção orientada por processos. 2. Scope: O scope se refere às limitações de um projeto ou, em outras palavras, as coisas que estão incluídas e excluídas. Não vou entrar em detalhes sobre scope aqui. 3. Processos Atuais (As-Is) e Processos Futuros (To-B): Esses termos são melhor entendidos no contexto de uma cena. Por exemplo, se eu te perguntasse a escrever o teu processo para envio de contas, especificaria se queria que escrevessem o processo Atual (como as coisas estão hoje) ou o To-B (como você gostaria de que o envio de contas fosse na empresa). As-Is é a situação atual, enquanto o To-B é idealmente futurística, representando o processo pretendido ou o que queremos alcançar. 4. A Falha (o Gap): Isso se refere àOverride as especificas ações, embotoramentos e desvios que estão impedindo de alcançar o seu objetivo. A falha pode ser explorada através de uma análise de holloware chamada falha, que é um exercício de passar tempo escolhendo todas as coisas que estão impedindo você de alcançar seu estado futuro. 5. Política: As políticas são regras a seguir em um processo dado. 6. Iterar: Iterar significa fazer algo novamente, usualmente com a intenção de melhorar. Se você está trabalhando em algo e não estiver indo tão bem, você pode ter moments a dar um breve interrupto a dizer "Vamos fazer isso de uma maneira diferente", acabando por tornar-se num loop, com a esperança de melhorar com cada volta, contraste com a tentativa de prestar ao máximo a primeira vez. 7. Gerenciamento de mudanças: Gerenciamento de mudanças é sobre fazer o processo de mudar da estado atual para o estado futuro o mais fácil possível. Isso envolve várias habilidades, incluindo motivar as pessoas, motivar as pessoas e construir um link entre onde elas estão agora e onde querem ir. 8. Encalhar: Uma encalada refere-se a uma região especialmente feia em um processo, onde as coisas movimentam-se lentamente devido ao sobrecarregamento, causando uma enorme cola de espera. 9. Indicadores de Desempenho-chave (KPI): Um KPI é um número importante que te diz algo importante sobre o desempenho de um processo ou projeto. 10. Controle de Qualidade (QA): o QA é o processo do controle de qualidade. Em uma fábrica, o QA pode envolver examinar produtos antes de saírem da fábrica. Em uma empresa de serviços profissionais, pode envolver revistar emails antes de os enviar. Para um estudante fazendo tarefas, pode envolver revisar as respostas antes de entregar o trabalho. 11. Ritual: nos negócios, os rituais são coisas que você está fazendo de maneira contínua ou repetida, frequentemente para melhorar a cultura da empresa. Pode incluir jogos-de-partida a cada reunião de equipe, ou retrospetiva após cada projeto, celebrar o projeto juntos. 12. Interessados: os interessados são pessoas ou coisas que têm algum interesse na conquista do objetivo do trabalho que você está fazendo. 13. ERP (Planeamento de Recursos Empresariais) Software: O ERP software é personalizado ao redor dos necessários da empresa específica. Pelo regra geral incorpora pipelines específicos e é criado para uma empresa específica. Os ERPs são costosos e mantidos por alto graú de custos de manutenção porque você está basicamente criando a total experiência. Os exemplos de ERPs incluem SAP e Oracle ERP Cloud. 14. Software quase-sem-código e software quase-sem-código: Software quase-sem-código é, por exemplo, algo como o ClickUp, onde você somente arrasta e move coisas de modo que nunca tem que codificar nada. O software quase-sem-código é onde pode incluir o código nas experiências, mas não sempre é necessário. Os usuários também podem se referir a ele como "quase-não". 15. sistema: systemizing é tudo sobre acrescentar mais organização ao negócio, fazendo com que as coisas ocorram de modo menos confuso e com mais controle e previsibilidade. 16. Retro: o Retro é um termo comprido de retrospectiva, que significa tomar um momento a refletir sobre o que se passou e ver se podemos aprender algo dele. É uma prática boa incorporar nestas empresas, especialmente para projeto pela primeira vez. 17. EOD/EOP: EOD significa O Último Dia do Trabalho, e EOP significa no Final do Jogo. Estes termos significam o final do dia de um modo ou outro. 18. Termos bônus: Enquanto explino estes termos, podemos ser emparado com os termos secundários associados a produção orientada pela processos que podem ser confusantes. Aqui são alguns definitions para termos secundários que uso muito frequentemente: * Ação: isso significa a criação de uma tarefa com um assunto, uma descrição e uma data para conclusão que é distinta para a nossa equipe. * Equipamento (Equipamento de Processo): este é um termo de uso geral para descrever qualquer tipo de coisa que você pode criar para facilitar o seu trabalho. Isso inclui SOPs, wikis, documentação e vários termos que aprendemos neste artigo. * Echo: este é um quadro de quatro-carta que usamos na Process Driven para todos os e-mails que escrevemos. Ele significa Próximidade, Autenticidade, Abertura e Clareza. Estes são os quatro componentes que devem ser incluídos em cada e-mail. * Carta de processo: Uma carta de processo é uma representação visual de um processo. Pelo regra geral criei este termo, assim prefira não roubar conteúdo sem dar crédito. Usamos uma carta de processo para representar as etapas em um processo. # Exercício: Visualização da Sua Empresa com Process Driven Este exercício foi criado anos atrás pela Process Driven para uma visão apropriada de tudo o que uma empresa faz. O objetivo é começar a sistematizar a empresa e, ao longo dos anos, tornou-se o primeiro passo importante quando sistematizar uma empresa. ## A Importância de Sistematizar a Sua Empresa O primeiro levantamento importante ao sistematizar a sua empresa é compreender exatamente o que estás a sistematizar. Isso é uma visão alternativa da empresa comparada à uma organização tradicional, que não é muito útil para pequenas equipas. ### FU e Framework CARS para Comunicação A Process Driven usa a abreviatura FU para lembretes quando anota. CARS é um quadro de comunicação a quatro letras para reduzir a comunicação imprecisa e o tempo desperdiçado. ### O Plano: Uma Visão Geral do Process Driven Se quiser saber mais sobre o abordagem do Process Driven, o quadro e os princípios, veja obalão de vídeo do 'The Blueprint' lançado abaixo. - [The Blueprint](https://www.youtube.com/watch?v=Otpjgsa2Bb0) (Idioma: en) ## Mitos Sobre a Sistematização Este vídeo desvenda os mitos comuns sobre a sistematização que vai economizar tempo e dinheiro. ### Erro #1: A Sistematização requer software de escritório sofisticado Não precisa de software de escritório sofisticado para sistematizar a sua empresa. Podes utilizar uma *pastilha*, uma quadriculada e papéis impressos para sistematizar a sua empresa com êxito. Quando utiliza-se software, torna-se mais fácil, mas as mesmas resultados podem ser obtidos com pouca ou nenhuma investimentos. ### Erro #2: ser Process Driven implica organização espetacular em todos os aspectos da vida Ser process driven não é um traço de pessoalidade; é uma prioridade que escolhes. Tem uma quantidade finita de poder de vontade todos os dias; pode escolher gastá-lo na organização no trabalho e outros aspectos da vida. ### Erro #3: ser Process Driven implica nunca cometer erros Ser process driven não implica nunca cometer erros; implica estar preparado e ter um plano em caso de erro. É sobre prevenir problemas quando são preeninçíveis e responder eficazmente quando ocorrem. ## Conclusão A sistematização não é sobre ter software de escritório sofisticado ou estar organizado espetacularmente em todos os aspectos da vida. É sobre tomar uma decisão consciente de ser dirigido pelos processos e ter um plano para lidar com problemas quando surgirem. # Tópicos: **Mitos sobre sistematização e criatividade debunked** ## Introdução Use a seção com um título claro para começar Está planejando resolver cada ação sem se deixar encaixar em problemas durante momentos de alta pressão. Em vez disso, você pode realmente agir sem ter que se preocupar com emoções ou emoções. Aqui estão alguns pontos que posso te ajudar para o ponto número 4. Não lembro o que é, então vamos ver se podemos descobrir o que é a partir do desenho. Então, o que temos? Ponto número 4 é sobre crepes. Com pão de centeio, Mickey Mouse. Doente mental? Ah, entendi. Ah, sim, entendi. Assim, o quarto mito é que se você seguir um processo orientado, você não pode ser criativo. Isso porque as pessoas em operações tipicamente são. . . Boaissim, parou de atrapalhar. Estão pedindo isso aqui? É simplesmente uma percepção comum. Entendi. Estou muito desculpado. ## Mitos sobre processo e criatividade Crie uma seção com um título claro para assetear uma ideia ### Processo orientado não é criativo #### Exemplos ilustrativos Crie uma lista com exemplos ilustrativos - Um artista que marca suas telas a mesma forma sempre antes de começar a pintar, é repetitivo, mas é uma técnica que lhe dá mais controle sobre o seu trabalho, o que lhe permite se concentrar melhor em conceitos criativos. - Uma pessoa que escreve com uma lápis preta em uma blusa branca, como uma abordagem mais produtiva, um traço mais limpo e razoavel, não é estritamente essa um exemplo criativo a ponto de demonstrar o mito de que processos não podem promover a criatividade. #### Benefícios do uso de processos escritos Use um subtítulo para enumerar os benefícios do uso de processos - Melhor controle: Processos escritos lhe dão um controle maior do que se permite desenvolverem seus projetos com menos estresse e em uma maneira mais eficiente e demonstrável; - Melhor adaptabilidade: A documentação dos processos permite que a sua empresa possa ser mais flexível, devido ao fato de haver uma visibilidade maior da forma como as coisas funcionam. Ou seja, é mais fácil identificar pontos fracos que possam ser melhorados. ### Em contrário, processos escritos podem ajudar a melhorar e extrair a criatividade #### Desmistificando o mito Crie uma seção para desmistificar o mito Em vez de fazer com que você não seja criativo, um bom processo pode muito bem lhe render um meio de se concentrar mais no que é realmente importante, pois ele fornece um documento claro e coerente de como as coisas funcionam. Quando você está em um processo que é organizado, você não vai ficar arrastando e arrastando com suas mãos no seu workspace ou pensando em como fazer coisas. Quando você sabe como fazer alguma coisa de abordagem adequada, você vai ser muito mais eficiente e poderoso. ### Mitos do processo em escala Crie uma seção para desmistificar o mito Não é verdade que processos são apenas importantes a partir da escala. É difícil radiografar cada membro da sua equipe regularmente, mas o documento de processo pode ser seu principal recurso e ajuda-se a análise de riscos. Uma vez que o seu processo está documentado, você vai poder medir com precisão os processos e greés os pontos de parada na escala. Quanto à scalabilidade, o uso de processos escritos pode melhorar a eficiência e a qualidade da sua equipe, mas não deve ser visto como algo apenas necessário ou bastante importante se estiver gerenciando ou planejando alta escala. #### Cliques famosos e o silly gotcha Crie uma lista para explicar cliques populares e o "gotcha" em seu engano * Muitos software que falam muito sobre escalas mas realmente não entendem como a maioria das startups trabalham. * A maioria das ferramentas de processo mais sofisticadas nada surgem da vida real. Os criadores de certas ferramentas gostam de discutir de escalas e seus recursos, mas realmente não encaixam no seu negócio. * Quantos recursos você precisa investir, as equipes de dizem sempre: "Eu quero mais recursos, não meu tempo". Ou seja, eles preferem projetos gratuitos e largamente disponíveis. * Apesar de se alternar entre transparentes e secretos, alguns softwares de processo serão a máxima talivalha para qualquer um que queria perpetuá-la. * Às vezes, o Facebook têm uma certa influência excessiva sobre o software de processo. Cerca de 90% do conteúdo que você encontra em relação ao processo, tem hairball em cima de código que parece que foi feito por alunos da MIT a meio caminho entre a vida real e a esfera acadêmica. #### E tudo isso justo para fora do que realmente existe na maioria das startups ? Crie um regra para realçar o que realmente existe na maioria das startups Sim! As práticas mais comuns incluem: - Grupos de Whatsapp para administrador de um projeto; - Listas de tarefas em uma planilha de Google Sheets; - Apontamento de atividades facetas em "chedas" A3 de papel; - Registros em ficheiros MS Word ou Excel; - Muitas outras coisas! #### Um processo simplificado pode melhorar a sua equipa Crie um regra para enfatizar como um processo simplificado pode melhorar a sua equipa Muitas das equipas ambiciosas têm a crença de que processo direcionado é um silo para o que não é criativo. Mas poucos fornecem um processo escrito para manter a sua equipa sempre no track. O conteúdo de um processo simples e envolvente é iniciar o fôlego e é um dos aspectos mais importantes de trazer uma equipa ao alto. Sem um processo, você vai ter dificuldade em superar as barreiras provocadas pelo processo. --- Implemente os processos com as orientações conforme descritas acima e segundo as regras iniciais do Markdown, para apresentar um documento mais claro, estruturado e bem escrito. --- ### Conclusão Crie uma seção com um regra para concluir o texto Tal como uma pintura, um well-oiled machine é feito palhada a palhada. Apenas como um árbitro direciona um time de básquetes, um written process guiaria a sua equipa para uma vitória. Ao escolher um processo parte de certas normas, que não é apenas para assegurar a consistência de sua companhia, mas também para verificar as metas da sua equipe e alcançar um tom adequado que complementa o voo. **Para mais informação, consulte esta [materiała de referência](http://example.com/reference)** --- [Tutorial sobre documentação técnica com Markdown](http://example.com/markdown-tutorial) [Execução do vídeo em 45 segundos](https://www.youtube.com/watch?v=unzf8iV7_2M) (Idioma: en) *Use uma seção para compartilhar os recursos que você usou na documentação, de forma que o leitor possa encontrar material adicional caso queira ir além* # Organização e Sistematização: Um Guia para Proprietários de Empresas ## Introdução Neste guia, discutiremos os passos envolvidos na organização e sistematização dos processos de sua empresa. Este guia supõe que já tenha começado o curso de Fundamentos e criado uma Diagrama de Organização de Processos. Se não o tiver feito, recomendamos começar com essa tarefa, pois ajuda a identificar os processos e as opções para sistematização. ## Focando nos Processos Certos Quando chegamos a escolher o processo a trabalhar primeiro, uma regra simples é centrar-se no ponto em que troca velocidade a forma de troca de dinheiro. Em maioria dos casos, isso será antes ou depois da venda. Recomendamos centrar-se no processo mais pequeno possível em uma dessas categorias, pois essas áreas geralmente têm um alta rendimento. ### Exemplo: Empresa de Paredes Secas Se você tem uma empresa de paredes secas, você pode utilizar os seguintes passos para identificar as árecas a focar: 1. Identificar o processo que envolve fechar uma nova cliente de paredes secas, o qual pode seguir esses passos: Inspeção da propriedade, envio de um orçamento e aguardar resposta/aceitação. 2. Centrar-se nos processos pré-venda, como fazer maiores contato ao orçamento e criar processos de criação do orçamento mais eficientes. 3. Para pós-venda, considere agendar projetos, preparação de equipe e garantir que todos os materiais estão disponíveis e prontos para o trabalho. Conforme necessidades específicas da sua empresa, você pode decidir qual área a focar: - Tem dificuldades para gerar leads? Focar no pré-venda. - Tem clientes, mas quer ser mais eficiente? Focar no pós-venda. ## Sistematização para Empresas de Limpeza 1. Determine sua dificuldade (atendimento ou venda). Para empresas de limpeza, talente começar com o onboarding de novos clientes (pós-venda), pois envolve manter clientes e garantir renovos. 2. Iniciar a sistematização de processos menores, como a criar emails inicial ou enviar lembretes antes de renovações de contratos. Isso ajudará a tornar o processo alcançável e medível. 3. Projete um sistema para manter os clientes através de gestores de clientes, feedback regular e pontos de contato para se manterem em contato. 4. Comece com um pequeno processo, como enviar um email de renováção e faça-o bem antes de avançar para o próximo passo. ## Benefícios da Sistematização A Sistematização acrescenta valor: - Melhorando a eficiência - Minimizando erros - Garantindo a consistência - Permitindo escalabilidade Começando com objetivos alcançáveis e centrando-se na qualidade, você pode transformar sua empresa com processos efetivos. Se tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda, sinta-se à vontade para entrar em contato. Considere ingressar no membro do ProcessDriven para discussões semanais e respostas específicas à sua pergunta sobre a sistematização em sua empresa. Para mais recursos, consulte o seguinte vídeo sobre as Procedimentos Padrão de Operações: [Vídeo 46](https://www.youtube.com/watch?v=QrGFqfd0os0) (Idioma: Inglês) # Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para Equipes Lean: Cinco Lições Aprendidas e Cinco Erros a Evitar Escreva Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) eficientes e eficientes para sua equipe lean sem criar documentos extensos e inaccesíveis. Aqui estão cinco lições que aprendemos e cinco erros que observamos repetidamente em nossa experiência. ## Lições Aprendidas 1. **Inclua um POP por caminho**: Visar para um POP para cada processo ou caminho distinto. Por exemplo, se você estiver escrevendo um POP de faturas, processos de criação, cancelamento ou edição das faturas deveriam ser documentadas individualmente. 2. **Faça que os POPs sejam lisíveis**: Estruture os POPs com cabeçalhos claros, passos numberizados, links rápidos, imagens e idioma fácil de compreender. Tenha como objetivo uma experiência semelhante à Buzzfeed que se foca na eficiência e economize tempo da sua equipe. 3. **Priorize a recuperação da criação**: Garanta que os POPs sejam fáceis de acessar e recuperar. Tenha como objetivo escrever texto conciso, editável e considere usar ferramentas como o Docs do Google com dictadino de voz ou plataformas AI como o ChatGPT para facilitar o processo de criação de POPs. 4. **Avoide a entrada manual de dados**: Centralize informações que se alteram frequentemente em uma localização única, como um calendário principal, e faça link para ele em seus POPs. Isso ajudará a mantê-los atuais e diminuir a necessidade de atualizações repetitivas. 5. **Usem a mídia rica esparsamente**: Incorporar vídeos e imagens para enfatizar o contexto e ilustrar conceitos complexos, mas garanta que eles sejam apenas um complemento a instruções escritas que sejam fáceis de consumir e atualizar. ## Erros a evitar 1. **Muitas variações**: Reduza a confusão criando POPs individuais para cada processo único, em vez de incluir várias variações em um documento único. 2. **POPs desorganizados**: Garanta que seus POPs sejam organizados, claros e se concentrem em fornecer acesso rápido à informação essencial. 3. **Priorizando a criação sobre a recuperação**: Os POPs deveriam ser projetados tenemos as necessidades de recuperação do usuário em mente, tornando-os fáceis de acessar e atualizar. 4. **Entrada manual de dados**: Evite digitar informações relevantes em repetidas vezes em seus POPs. Centralize as mudanças em uma localização única, e faça link para ela quando necessário. 5. **Ineficiência ou POPs obsoletos**: Tenha como objetivo criar POPs concisos, fáceis de navegar e focusados em fornecer apenas os passos essenciais para sua equipe executar tarefas de forma rápida e efetivamente. Tendo em mente estas lições e erros, crie POPs para sua equipe lean. Por escrever POPs eficientes e eficientes, você está ajudando a economizar tempo para sua equipe e atingir os seus objetivos de forma mais fluida. Para um aprendizado à parte: Assuma o vídeo acima para mais sobre o erro #1, ou visite nossa página da web para recursos e um evento especial onde nós os ajudamos a escrever POPs com orientação. Encontre mais ferramentas para ajudar no processo de criação de POPs no software do vídeo. Boa sorte na escrita! Vídeo 47: Formulação e estrutura em Markdown ---------------------------------- ### Descrição Parágrafo: Se você deseja começar a sistematizar seu negócio, desistir de confiar no Loom é uma boa opção. Não gravo meus processos em vídeo porque não quero gastar o tempo e esforço de regravar um vídeo de 20 minutos quando algo no processo mudar. Além disso, não quero encomendar meu staff para gastar 20 minutos assistindo um vídeo para concluir um processo, isso é uma desvista de tempo e esforço. Fato é que você criará sua SOP apenas uma vez, mas espera-se que se refira a ela milhares de vezes no futuro, portanto, priorize o que é difícil agora em vez de tudo o que é fácil agora e foco em colocar suas SOPs em um formato que é fácil replied quaisquer vez que você tiver que usar e atualizar. E embora você possa gravar um vídeo, a única razão para fazer isso é para então converter o vídeo Loom em algo tipo documento, tela e texto. Links adicionais: * Vídeo 47: <https://www.youtube.com/watch?v=NRm6kOXXgcg> (Idioma: en) ### Sem Relação #### Parágrafo: Vídeo 48: Formulação e estrutura em Markdown ### Descrição Parágrafo: Todos falam que você deve ter métricas-chave em negócios, números que determinam se uma pessoa está fazendo bem ou mal em relação à equipe, mas ninguém fala sobre como começar a escolher as minimuitas. Isso parece estranho, não é? As métricas-chave, pelo menos a definição que eu tenho na minha cabeça delas, são números importantes utilizados para incentivar comportamentos humanos. Eles devem orientar as decisões e ajudar a conhecer se é mais importante o que aqui, portanto, se pegarmos errado, isso seria ruim. Eu sou especialista quando se trata a escolha de métricas-chave, porém não sou o perito quando se trata a escolha de métricas-chave, aumente a nota de atenção. Neste vídeo, contei conhecer uma conversa que eu tive com um cliente chamado Mallrie, que estava passando por uma luta para saber qual métrica-chave é mais adequada para suas equipes de processos de assistência ao cliente. Links adicionais: * Vídeo 48: <https://www.youtube.com/watch?v=CudKZSMESrE> (Idioma: en) # Perguntas Frequentes sobre Instalação do Produto: Reduzindo Chamados de Suporte Este artigo tem como objetivo fornecer respostas a perguntas comuns sobre a instalação do produto, reduzindo a necessidade de contatos de suporte. ## Introdução Neste vídeo, discutimos várias métricas-chave para incitativos pessoal de suporte a gerenciar seu trabalho de forma efetiva. ### Principais Pontos Destaques 1. O número de resoluções de clientes pode ser uma métrica interessante para rastrear, permitindo um foco no evitar tickets no futuro. 2. O tempo de resposta e o número de tickets também podem ser métricas valiosas para observar ao longo do tempo, especialmente à medida que se incorpora tecnologia. 3. considere métricas criativas para incentivar comportamentos não-padrão para sua equipe de suporte. ### Métricas Criativas - Número de artigos de auto-ajuda: Possível correlação inversa com o tempo de resposta. - Tempo adicional gasto por semana em tickets, dado que os usuários resolviam por conta própria. ### Abordagem de Mallerie 1. Mallerie optou pelo número de resoluções de clientes como seu foco. 2. Como a tecnologia progressa, o número de artigos de ajuda poderá emergir como a melhor métrica. 3. É importante balancear métricas de lead e lag para empoderar ou motivar sua equipe. ### Conceito de Métricas de Lead As métricas de lead são aquelas que incentivam comportamentos específicos em suas equipes, enquanto as lag métricas simplesmente fornecem informações. ### Métricas em Process Driven 1. Cada pessoa escolhe uma métrica de chave todos os trimesters para focar. 2. Por exemplo, a métrica de chave de Sarah pode ser a porcentagem de pessoas que começam cursos e completam-o sem superar. ### Resumo * As métricas são usadas para dar uma visão geral sobre como sua empresa está se desempenhando, enquanto as métricas de chave são usadas para incentivar comportamentos específicos. * Balancear as métricas de lead e lag pode resultar em melhores decisões e motivos entre sua equipe. * Seja criativo em escolher suas métricas de chave para incentivar comportamentos desejados. **Bônus - Vídeo: ** [Workflow Wednesday - Processo para Processos](https://www.youtube.com/watch?v=JFP31GREly0) (Idioma: Inglês) Olá e bem-vindo de volta para mais um Workflow Wednesday! Neste vídeo, discutimos a importância de ter um processo para documentar seus processos para melhor entendê-los e otimizá-los. #### Introdução * Eu, Layla, faço parte de Process Driven, e meu objetivo é ajuda-lo a documentar seus processos de negócios usando ClickUp. #### O Problema * Alguns provedores de serviços de sistemas gastam horas criando SOPs para seus negócios, o que pode pouco intuitivo. #### Importância de um Processo para Processos * Decidir sobre um método de documentação de seus processos é importante. * O livro "Clockwork" sugere documentar os processos em um formato o mais leve possível, mas as recomendações poderão variar. #### Principais Pontos Destaques * Balancear métricas de lead e lag é essencial para o empoderamento de sua equipe. * Escolher a métrica certa pode ter um impacto significativo em sua empresa. #### Pensamentos Finais * Seja criativo em escolher suas métricas de chave, e treine para balancear métricas de lead e lag. **Lembre-se de ver a tela de encerramento para mais dicas sobre a otimização de seus processos! ** Até a próxima! # Encontrando o Equilíbrio na Documentação de Processos Empresariais Este documento visa fornecer uma guia aos pequenos negócios com respeito à quantidade de tempo a ser dedicado à documentação de processos, buscando encontrar o equilíbrio entre gastar demasiado pouco e gastar muito tempo nisso. ## A Abordagem Rápida e Fácil A vida pode ser fácil para o proprietário através da recomendação do uso de uma tecnologia chamada Loom. Contudo, esta abordagem é bastante simples e pode não economizar muito tempo. *Assistir a vídeos como este ou observarem exemplos de produtos trabalho de ambos os extremos pode ajudar-vos a decidir qual caminho é o certo para vocês. * Quando trabalho com clientes, coloco uma biblioteca de Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) com diferentes níveis de complexidade. Um extremo inclui um longo vídeo explicando cada processo, e o outro, instruções de trabalho detalhadas extremamente. Encontrar um equilíbrio é chave: escolha os elementos de cada que você gosta para definir o seu próprio processo. ## A Abordagem Intensiva em Tempo Um problema com a abordagem detalhada para SOPs é a sua intensidade em termos de tempo, particularmente para especialistas dentro da organização. Gastar horas documentando um processo pode ser ineficiente, e a explicação do processo possibilmente não fornecerá a informação apropriada ou contexto necessários para aqueles que estão aprendendo. ## A Merger das Duas Extremidades Em vez de gastar horas documentando um processo, tente-o dividir em segmentos mais pequenos, por 30 minutos. Essa abordagem é mais amigável ao Pomodoro e fornecerá melhor resultado. A criação de um vídeo Loom não fornece a fácil busca e utilização que as SOPs devem oferecer. Faça sua SOP fácil de ser pegada e pesquisada. Incorporar uma combinação de vídeos (ou gifs) e texto para segmentos pequenos e invariáveis. Para segmentos variáveis, considere a utilização de capturas de tela com setas ou instruções simples que possam ser facilmente atualizadas sem ter que recriar um vídeo. Crie uma estrutura para as suas SOPs que o ajude a saber quando você está terminado. Tenha seções como o Propósito, Procedimento, Perguntas Frequentes e exemplos de prática de processo boa e Ruim. Foco em manter cada seção simples com poucas frases ou uma página. Encontrar o equilíbrio entre a abordagem rápida e fácil e a abordagem intensiva em termos de tempo é essencial. Definir este equilíbrio para si mesmo baseado nas necessidades e metas do seu negócio é chave. Após todo, os SOPs devem economizar tempo e tornar as coisas mais claras. Compartilhe a sua abordagem para documentação de SOPs nos comentários. Quero ouvir suas experiências com Loom ou outras ferramentas de percurso vídeo. Junte-se a nós para encontrar o melhor equilíbrio para a documentação de processos eficiente e eficaz. # Documentação de Processos: Fases e Aproximatação ## Introdução Este documento apresenta uma abordagem para melhorar a documentação dos processos empresariais de maneira fase a fase, com o objetivo de criar documentos claros, acessíveis e editáveis. ## Documentação de Processos por Fases 1. **Desenvolvimento**: Nesta fase, você trabalha em um processo em uma única sessão, destacando o foco na conclusão dele do início ao fim. 2. **Revisão**: Depois de completar o desenvolvimento inicial, rechaça o processo para identificar qualquer erro, inconsistência ou potencial melhoria. 3. **Delegação**: Após o processo ter sido revisto, delegue-o a outra pessoa para avaliação e feedback. 4. **Reavisão e Revisão**: Após obter feedback, revise o processo baseado na entrada do delegado. 5. **Iteração**: Repita as etapas anteriores conforme necessário, incorporando mais stakeholders e perspectivas frescas para melhorar o processo. ## Importância da Documentação de Processos - Melhora a precisão do processo envolvendo mais stakeholders e utilizando potência cerebral nova cada vez. - Torna os processos mais acessíveis enfatizando a editabilidade e fazendo-os abaixar em clipes e chunks. - Reduz a perda de recursos recursos através da empregação e padronização de processos empresariais. ## Escolha de Seu Processo É essencial decidir como a sua documentação de processos irá aparecer para a sua empresa e incorporar outras pessoas nele. Isso pode ajudar a garantir que todo o potencial cerebral é utilizado de forma eficaz. ## Assistência adicional Se você estiver interessado em se movem da ideia de documentar os processos da sua empresa a ação, entre em contato com [Seu Nome] para ajuda. Deixe uma anotação, mande uma mensagem ou entre na programação de grupos que vai em setembro. ## Recursos adicionais - [ Vídeo 50: Processo para Processos ](https://www.youtube.com/watch?v=SRrBYH3Gxoc) (Língua: Inglês) ## Títulos de Cargos em uma Equipe Pequena Em uma equipe pequena, os títulos de cargos podem se tornar engessados quando você tem apenas um indivíduo realizando várias funções. Este vídeo apresenta um frame para definição dos títulos de cargos, distribuindo-os em três categorias: coordenador, gerente e líder, cada uma com sua área de responsabilidade. - Coordenação: Responsável por suas próprias ações, prazo de entrega e horário de trabalho. - Gestão: Responsável por suas próprias ações e as de todos os envolvidos nas áreas em que trabalham. - Liderança: Responsável por coordenar o tempo e compromissos das ações no nível geral do negócio, envolvendo implicações futuras e stakeholders externos. ## Definição dos Títulos de Cargos Combine o título com a área de responsabilidade para obter um título de cargo 100% preciso. Por exemplo: Gerente de Marketing, Gerente de Assistência ao Cliente, Gerente de Operações. ## Troca de Opiniões sobre Títulos de Cargos Compartilhe os seus três níveis e títulos potenciais nos comentários abaixo para inspirar outras pessoas que estão tentando determinar seus níveis para suas empresas. **Nota**: Os títulos coordenador, gerente e líder foram escolhidos para esta quadro devido ao seu refletimento da cultura e spirits em Process Driven. Você pode escolher titulos que melhor se adapte ao seu negócio e preencha a matriz de acordo. ```markdown # Systemização de Operações de Pequenas Empresas: Treinamento Transversal por Processos AlTERAÇÕES independetes não sempre são possíveis. Nesses casos, um gerente é esperado para ajudar a informar a equipe sobre o que devem fazer. Por exemplo, se você detivesse uma cadeia de pipeline para YouTube, você definiria as etapas para publicar um vídeo. Se percebemos que teste A/B em miniatuaries poderais melhorar o processo, ele poderia ser definido como uma etapa. Em função de um gerente, você teria o poder e habilidade de adicionar essas etapas para refinar a área de responsabilidade que você detém. Isso é o que distingue um gerente de um coordenador. No nível de coordenador, você é responsável apenas por si mesmo. Você tem influência, no entanto, sobre quem participa do projeto que você está trabalhando, quem faz o que e quem deve participar do projeto. Se um designer gráfico da sua equipe não estiver se envolvendo bem, você poderia ajudar a redistribuir suas responsabilidades. No nível de gerente, você tem controle sobre a peça "quem", não apenas para processos que você detém, mas também para a equipe como um todo. Isso inclui tomadas de decisão sobre a desempenho da equipe e sua composição. No nível de liderança, o foco é no "porquê". Toda a equipe precisa entender porquê suas ações importam. Se eles não puderem explicar porquê, sonde-se-lhes que precisem de esclarecimento e que não devem participar de atividades que não importam. ## Vídeo 51: Treinamento Transversal por Processos Se apenas uma pessoa em seu negócio soubesse fazer uma determinada tarefa, a empresa estaria em risco. Aqui estão três passos para construir apoios na equipe por meio de treinamento transversal: 1. **Defina Suas Receitas**: Captaje as etapas para realizar uma tarefa. Isso é feito usualmente pela pessoa que tem o conhecimento na sua organização. 2. **Personalize as Receitas**: Refina e limpa as receitas com a pessoa que está aprendendo a tarefa. 3. **Treine Transversalmente**: Combina as fases I Do, We Do e You Do para garantir que a pessoa nova consiga executar o processo de forma efetiva. O nível de envolvimento depende da compreensão da pessoa e das responsabilidades da tarefa. ## Vídeo 51: https://www.youtube.com/watch?v=LyLddWsUNTc (Idioma: en) ``` This text has been translated and formatted using Markdown guidelines, corrected grammar and punctuation, and organized into sections for better readability. I have also retained the original YouTube link and requested that it remains untranslated, as it is in English and the original contents. # Plano de Treinamento Cruzado para a Resiliência Empresarial: Um Guia Passo a Passo A seguir, uma discussão estruturada sobre o treinamento cruzado, uma prática essencial para garantir a continuidade da empresa e reduzir a dependência de expertise individual. Utilizaremos o cenário de Bob e Susie responsáveis pelas tarefas de facturação como ilustração da ideia. ## Fase 1: Definição de Receitas - Bob e Susie precisam cada um definir os seus processos para as tarefas de facturação, incluindo notas, referências e todos os detalhes específicos. - A documentação do processo deve incluir: - Passos a seguir - Ferramentas e recursos necessários - Resultados esperados ## Fase 2: Transferência de Propriedade - Quando os processos forem definidos, deve ser transferida a propriedade das receitas para as pessoas responsáveis. - Bob é responsável pela facturação quando Susie não está disponível. - Bob também é responsável por atualizar a receita, se forem encontrados erros ou se novos protocolos forem necessários. ## Fase 3: Agenda de Treino - O treino regular garante que os indivíduos de reserva permaneçam familiares com os processos. - Bob deverá praticar a facturação regularmente, por exemplo, uma vez por mês ou quatro vezes por ano. - A agenda de treino pode ser facilmente configurada dentro de uma estrutura de gerenciamento de tarefas. ## Exemplo de Agendas de Treino - Opção 1: Bob envia as facturas no primeiro sexta-feira de cada mês. - Opção 2: Bob envia as facturas todos os primeiros segundos-feiras do trimestre (quatro vezes por ano). - Opção 3: Susie envia as facturas diariamente, enquanto Bob assume a responsabilidade quando Susie está fora do escritório. ## Itens de Ação - Identifique uma área de negócios que pudesse beneficiar da redundância e do treinamento cruzado. - Faça uma promessa de implementar um plano de treinamento cruzado para este processo específico. - Adere à comunidade Process Driven para apoio em documentar, organizar e implementar seu plano de treinamento cruzado. - Verifique os recursos ligados a baixo para obter mais informações sobre sistema de negócios. ## Recursos - [Guia Básico para Sistematizar o seu Negócio](https://www.youtube.com/watch?v=EWspDpctqVU) (inglês) - [Process Driven: Ajudando Pequenas Empresas a Documentar o Conhecimento Institucional](https://www.processdriven.net/) # Itens de Ação: Um Elemento Chave para Clariança e Eficiência ## Entendendo Itens de Ação Os itens de ação são tarefas ou responsabilidades que surgem de discussões ou reuniões. Eles são essências para se garantir clareza e contibilidade. ### Benefícios de Usar Itens de Ação 1. **Claramente: ** Os itens de ação fornecem uma meta específica ou saída concreta, tornando muito mais fácil para todas as pessoas em envolvimento entender o que precisamos fazer. 2. **Contabilidade: ** Atribuindo itens de ação para indivíduos concretos facilita a assumpção que as tarefas serão concluídas em seu prazo normal e evitando confusão sobre papers e responsabilidades. 3. **Eficácia: ** Os itens de ação são úteis para torná-las pontuais apenas no assunto e permitem concentrá-los sem perder seus objetivos alcançando a eficácia através deles. ## Incorporating Itens de Ação à Sua Operação ### 1. Fajam parte seu Ritmo É importante que items de ações não se esquecedores, já que sejam uma parteregular de suas reuniões e discussão. Considere adiciona uma ponta para de itens adicionais como passos nas próximos e itens de ações. ### 2. Design a um Capeador de Controle e a Área Designad um tomilheiro como responsável pela capturar itens de ações durante reuniões. Além do mais, estabelea uma local área central para tratamento essestes itens de ações, se for um plataforma Digital ou um documeto com físicas. ### 3. Implementa Exatamente Consistentemente e Regularmente: Conforme indica o comando: (Incorporando itens de ações à sua regra requier dedicaçãodes. Começaria pequena, tal vez por consiguintes quantos minutinha de meteo ponto a tratar e apontar às itens de açãopode se tornalar habitosa. Neste prantos de se torna no segundo natural se seguire suas dites regrs. Juntamente á estes seus conselmos, se temos nosto recurso lhe mostrate 109 comünes procesest que a poblema dão por fica com muitos contornos desse oitno. Então processei! Em seguida (Indicário de lista: ``` - - Claring - Coontabililidade ``` > Lembra lhe regal de negogios, dizendo que eu poderia talvez dizi que achava que em todo caso onde podia descrever todo o trabazo e os nomes não me esculpa e, portanto os dava meus nomazos e cunhos fantásticos. . Bloco de `códo`: ``` print ( "Hello world! " )``` Em seguidaURL preservada- https://youtube.com//watch? [v=youtube. com's video](https://www.youtube.com/watch?v=YVJU6iRBLyc) SeguinteItens Orderados: Em seguida uma lista de um ordenada neste orden a seguinte sintaxia: ## 1 . Benefícius `-` a claramtempo b. Contábilidade Eficiény ## Como Corrigires: Após lésseção teu comendado eu realmente permei para ficar usando um layout mais tradicial para as ítens 1 e as 2 dos títuls, que para mim não tenha qual diferenca como os de linha que estásse já usando entre si, podendo utilzas para este fim (e outres) também; E é importante ter apenas o marcador inicial `o` (sublinhado 1) porque o que contem aposi esse nunca se entende como índice sem ele, uma vez que depo # Criação de Sistemas Empresariais: Endividando os Desafios Comuns Este vídeo discute quatro principais razões pelas quais os sistemas empresariais podem ser minados, mesmo após serem meticulosamente criados: (1) Mentality do Try Guy, (2) IA (problema, mas termo usado para enfatizar), (3) Parede Helicóptero, e (4) Tragédia dos Comuns. ## Mentality do Try Guy A Mentality do Try Guy é uma atitude perigosa que pode ser vista com mais frequência em proprietários e gerentes de empresas. Caracterizadas por membros do time experimentando com novos processos sem se comprometerem completamente com eles. Quando alguém experimenta um novo processo, eles estão basicamente dizendo, "Estou meio imerso, meio retirado". Isso pode resultar no abandono do novo processo à medida que se tornam desafiantes. Para endereçar este problema, é fundamental causar uma mudança nos modos de pensamento para a adoção de sistemas. A liderança deve se concentrar em se comprometer a implementar novos sistemas e realizar que os dois primeiros semanas a dois meses podem ter momentos duros. ``` - Tira "tentar" da sua vocabulário - Se compromete a o fazer de forma integral ``` ## IA (Problema, mas termo usado para enfatizar) IA refere-se a um problema que ocorre quando as pessoas implementam procedimentos e políticas sem entenderem seu valor, ou quando estão ignorando problemas reais. Isso resulta na criação de sistemas empresariais entupidos que não ajudam ninguém e mina o valor de sistemas importantes. ``` - Resolva problemas específicos ou prevena problemas específicos antes de implementar novos sistemas ``` ## Helicóptero Parede O helicóptero por dentro dos sistemas empresariais envolve uma ou duas pessoas sendo responsáveis pela correção ou revisão de sistemas, enquanto o resto do time é deixado apenas para seguir os sistemas sem qualquer propriedade ou envolvimento na melhora deles. Isso pode resultar no resto do time não tendo tomada sér Shaer com essas sistemas. ``` - Deixe todos terem uma propriedade e co-autorias na criação, revisão e melhora dos sistemas ``` ## Tragédia dos Comuns A Tragédia dos Comuns ocorre quando não há ninguém defendendo a causa dos processos e sistemas, levando a sua negligência ou abandono. É importante designar pelo menos uma pessoa como guardião dos sistemas empresariais para incentivar a participação e prevenir sua negligência. ``` - Designe uma guardião ou advocado pelos sistemas empresariais ``` No adicional, o autor, Lila, é proprietária da Process Driven, uma empresa que ajuda equipes pequenas a sistematizar as suas operações. Ela encoraja os espectadores a curtir, se inscreverem e ver os serviços pagos para mais orientação sobre a implementação destes princípios. Para aqueles em busca de apoio adicional, a Process Driven oferece o programa de fundações do sistema, que ensina às pessoas como criar um quadro completo para a criação de fortes processos e sistemas. Este programa está a venda e abre algumas vezes ao ano. O vídeo também menciona uma ferramenta de avaliação gratuita chamada o Quadro de Sistema, que avalia como sistematizado uma organização e fornece um mapa para a melhora. Esta ferramenta pode ser encontrada na descrição abaixo. Em conclusão, para garantir o êxito dos seus sistemas empresariais, é importante eliminar a Mentality do Try Guy, evitar o implementar procedimentos inúteis, envolver todos os membros do time na criação e melhora de sistemas, designar uma guardião dos sistemas, e utilizar ferramentas como o Quadro de Sistema para avaliar e melhorar os esforços de sistematização da sua organização. # Melhoramento de Sistemas de Negócios: Um Processo Continuado de Feedback e Melhoria Para construir sistemas efetivos de negócios, é preciso estabelecer um processo continuo de melhoria desses sistemas através de feedback, incorporação de idéias e de fazer coisas melhor. Este processo é fundamental, pois nosso time deve sentimentar-se à vontade para compartilhar suas preocupações e sugestões, e em troca, seremos capazes de transformar esse feedback em melhorias reais para os nossos sistemas de negócios. ## O Problema: Medo de Feedback Muitos times têm medo de falar sobre problemas que encontram nos sistemas e processos criados pela organização. Para superar isso, recomendamos implementar um Sistema de Melhoria Contínua no seu negócio, o qual lhe ajudará a resolver problemas de maneira profunda e encontrar chances de solucionar vários problemas à mesma altura. ## Aparelhos Únicos de Uso e Aproximar-se Estratégico Evitar únicos de uso de aparelhos e adotar uma abordagem estratégica ao construir os seus sistemas é essencial. Quando se lida com sistemas e processos de negócios, é tentador lidar com problemas em fragmentos, mas essa abordagem leva a desperdiçar muito tempo e dinheiro, uma vez que resulta em múltiplos software, procedimentos ou políticas de um uso único. Uma abordagem estratégica mais eficiente envolve encontrar oportunidades de solucionar problemas múltiplos à mesma altura ao saber quais problemas devem ser solucionados. ## Ferramenta de Gestão de Trabalho sem Código Para começar o seu percurso de construção de processos, recomendamos configurar uma Ferramenta de Gestão de Trabalho sem Código. Este instrumento flexível permite resolver vários problemas num só local e eu ensino mais sobre isso dentro de uma formação gratuita ligada abaixo chamada "A Fundamentação". A ferramenta ajuda a organizar todos os seus processos e sistemas em um só local, auxiliando a acabar com o enjambre de dispositivos únicos de uso no seu ambiente virtual. ## Atrazio e Priorização Quando a construir processos e automatizações, caia cuidado em usá-las como uma forma de deferimento. Concentre-se em coisas que vão pagar-lhe de volta em uma semana ou duas semanas, e atrasar no desenvolvimento de tarefas que causarão um benefício tão modesto, a menos que seja avançado no caso. ## O Problema "Enquanto Estamos Aqui" Para evitar o "O Problema 'Enquanto Estamos Aqui', " que pode levar ao desordem e excessos orçamentais, focalize-se em fazendo uma ou duas alterações à vez e dê pequenas pausas à equipa. Isso não só faz com que os seus projetos se finalizem mais rapidamente e eficientemente, como também mantém a equipa mais feliz e mais envolvida. ## Passeios e Manutenção Antes de entrar nos seus projetos de construção de sistemas de negócios, lembre-se de reservar tempo para manutenção. Justamente como em jardinagem ou em criação de galinhas, as coisas que construímos requerem trabalho e manutenção para funcionarem corretamente. Faça planos para manutenção e integre-os em suas expectativas ao iniciar o próximo projeto de construção de sistemas de negócios. ## Conclusão A contribution, um Processo Continuo de Melhoria é fundamental para a construção de sistemas de negócios melhorados. Para alcançar isto, focalize em uma abordagem estratégica e evite Procrastinação, O Problema "Enquanto Estamos Aqui", e o Passeio Instantâneo. Configure uma Ferramenta de Gestão de Trabalho sem Código e mantenha os seus sistemas regularmente. Sempre lembra o priorizar tarefas que beneficiam o seu negócio no curto termo, enquanto evita a adição de dispositivos únicos de uso ao seu estabelecimento. Para mais recursos e informação, siga as ligações abaixo. Não esqueça de subscrever e gostar deste vídeo. [Música] [Começando para transmissão ao vivo aos 30: 00] Nesta transmissão ao vivo, faremos falar sobre a opinião polémica do chef: "Porque Não Precisamos de um Sistema de Gestão de Tarefas. " Durante esta transmissão ao vivo, gostaria de desmantelar esta ideia e espero que no final desta transmissão ao vivo consiga convencê-lo que você realmente pode necessitar de um sistema de gestão de tarefas e aprendera como centraliza-lo eficazmente no seu time. [Continuando a discussão sobre o sistema de gestão de tarefas e seus benefícios] Abaixo encontra-se o texto traduzido para português europeu, mantendo a formatação Markdown: ```markdown # A Importância do Software de Gerenciamento de Tarefas As pessoas precisam de software de gerenciamento de tarefas no seu mundo porque: 1. A Nuvem de Promessas nos Ultrapassa o Que Os Nossos Memórias podem Variar * Quando trabalhamos com múltiplas pessoas, as tarefas e promessas que se parametriam a tornam-se difíceis de gerir apenas com o nossa memória. * O Software de Gerenciamento de Tarefas nos oferece um lugar para escrever notas e ajudar a diminuir a tensão mental de recordar tudo isso. 2. Softwares oferecem vantagens sobre métodos tradicionais * O software permite a comunicação mais rápida, as atualizações em tempo real e a redução da pressão inútil. * **Comunicação Rápida** - Em vez de ter conversas longas sobre o estado dos projetos, você pode simplesmente escrever comentários ou mudar as datas de entrega no software. * **Atualizações em tempo real** - Pode facilmente ver o estado dos projetos sem precisar de reunir-se ou perguntar a outras pessoas sobre o seu progresso. * **Redução da Pressão Inútil** - Utilizando software de gerenciamento de tarefas, poderemos descarregar a carga mental de recordar tudo isso para focar na vida pessoal. 3. Três Métodos Adicionais por Meio dos quais o Software de Gerenciamento de Tarefas pode acrescentar valor à sua organização * **Aunficiando a falta de Comunicação** - Registrando as nossas idéias e sendo cuidadosos sobre o que compartilhamos com os outros, podemos diminuir as probabilidades de erros causados por uma falta de comunicação. * **Reduzindo o Tempo Infrito** - O software de gerenciamento de tarefas pode ajudar a salvar tempo ao automatizar várias tarefas, reduzindo o número de interações manuais necessárias. * **Melhorando a Contabilidade** - Usando um sistema centralizado para gerir as tarefas podemos tornar nossos e os nossos colegas mais contáveis em relação aos prazos de entrega e ao cumprimento de nossas promessas. ``` # Gestão de Tarefas para Melhor Eficiência e Contabilidade Sistemas de gestão de tarefas podem reduzir significativamente os custos e aumentar a produção enquanto ajudam a impedir problemas comuns como praços faltados, duplicidade de trabalho e expectativas desalinhadas. Aqui estão algumas formas em que um sistema de gestão de tarefas pode ajudar o seu time: ## Redução de Custos 1. **Prazos Faltados Preventíveis: ** Compartilhando informação com uns aos outros, membros do time podem garantir que todos estão cientes de suas responsabilidades e evitar faltar aos prazos. 2. **Trabalho Duplicado: ** Anegar tarefas a apenas um pessoa e especificar a propriedade pode prevenir o trabalho duplicado e diminuir os custos. 3. **Expectativas Desalinhadas: ** Um sistema de gestão de tarefas ajuda a clarificar as expectativas e garantir que todos são cientes das tarefas atribuídas, reduzindo entendimentos maliciosos. ## Automatização da Contabilidade 1. **Checadas Eficientes: ** Com um sistema de gestão de tarefas, é possível eliminar reuniões de checagem de longa duração e concentrar-se em itens de grande escala ao invés de detalhes. O sistema fornece uma verdadeza documentada, facilitando a contabilidade dos membros do time por suas tarefas. 2. **Tempo de Comunicação Reduzido: ** Escrever tarefas e atribuí-las através de um sistema de gestão de tarefas requer menos tempo do que comunicá-las oralmente, e o sistema prompe-os a especificar a responsabilidade, deixando claro quem é responsável por concluir cada tarefa. 3. **Sistematização da Gestão de Tarefas: ** A templatização das tarefas ou o uso de processos com margem de exceção construída pode ajudar a lidar com flutuações em tarefas de forma eficiente. Reframe as suas tarefas aos resultados finais desejados, permitindo à equipe determinar os detalhes enquanto se mantém no resultado desejado. ## Aumento da Produção e Redução dos Riscos 1. **Descobrimento de Melhorias: ** Usar um sistema de gestão de tarefas permite aos membros do time facilmente detectar ineficiências e áreas para melhorias, resultando na inovação de processos e resultados melhorados. 2. **Treinamento Descontando: ** Permitir aos membros do time ver as tarefas uns dos outros permite que o treinamento aconteça de forma natural sem a necessidade de reuniões formais ou sessões de treinamento. Em geral, usar um sistema de gestão de tarefas podem ajudar o seu time a reduzir os custos, aumentar a produção e melhorar significativamente a eficiência e a contabilidade. Se tiver alguma dúvida ou precisar de assistência adicional, não hesite em perguntar! Formatação: # Sessão de Treinos com Susie # Capturar Gestão de Tarefas para Eficiência em Negócios Sem duvida, não preciso gastar horas multiplas tentando capturar e entender o que Susie faz todo o dia. O treino está integrado no fato de que escrivenmos o que fazemos, quando fazemos, e quem faz o que. Como ya mencionado, se reaismente queremos estar no 'Vanguarda', começamos a falar sobre como começamos a escrever como realizarmos a tarefa, de modo que não apenas "apague a lixeira no dia da Quinta-feira por Alex, " mas também "aqui é como apagamos a lixeira, aqui estão os métodos, aqui é onde ela vai, e aqui é como ordenamos". *Mais consequencial do lado do Negócios* São vantagens de treino ainda em última análise, para aqueles de nós que não são tão diligentes, se for dono de um negócio. Faca um simples cálculo do valor por hora do seu tempo. Se não tiver um sistema de gestão de tarefas capturado e a Susie, por exemplo, súddenmente não pode ir ao trabalho, ela te chama a 4h da manhã, "amedrontada, não posso vir, " ou seja envolvido em algum tipo de Crise em que ela precisa ser rapidamente retirada do seu negócio. Se precisarmos descobrir o que a Susie estava a fazer, descobriremos o que devia fazer, e dar à alguém, Soube livre que vai levar tempos —Sou falo de horas, oposto a se tudo estiver dentro de um sistema de gestão de tarefas. Você está futuramente protegido, e as pessoas podem simplesmente ver a lista de tarefas sem a sua intervenção, potencialmente salvingo 2 à 4 horas a cada vez que isso acontecer. E todos sabemos o valor do tempo do dono de um negócios e o esforço que se emprega quando se deve desburar no campo. *Treino Pausado* O treino pausado não é apenas ótimo para aqueles de nós que são peregrinos e precisam de treino. É também valioso para qualquer um que é sócio proprietário no negócio. Empresas são ativos—entidades que criamos para muitas pessoas aqui; você pode estar tentando vender o seu negócio ou adquirir um emprésto baseado no valor do seu negócio, ou em muitos casos, o grupo que está construindo, você está tentando aumentar o valor da entidade independentemente do grupo de trabalhadores que possui hoje mudar, em princípio, o cenário que será mais valioso: 1. Uma empresa de eletrom smoke que foi um time de 10 e cada pessoa do time sabe como rodar o negócio mas tudo está na cabeça, OU 2. Uma empresa de eletrom smoke com 10 pessoas onde todos os pessoas são excelentes e também têm um Manual escrito de todo o que eles fazem, de como fazem, e quando fazem para garantir que os nossos clientes são constantemente satisfeitos? *Report em Construção* Apenas por simples ato de rastrear as suas tarefas, desbloqueou-se uma rica variedade de relatórios que nunca acompleto. Estes relatórios podem incluir onde o tempo era gasto (é no marketing ou OPs? ), qual tarefa específica foi executada, qual cliente específico, e quanto era lucrativo o cliente. *Reduzirem custos* Agora, vou falar sobre relatórios para os fãs de Operações. Temos aqui algumas pessoas de operações ou fãs de finanças? Mas se você é uma pessoa dedicada a operações ou finanças, talvez aprecie que apenas por simples ato de rastrear as suas tarefas desbloqueou-se uma rica variedade de relatórios que nunca acompleto. Estes relatórios podem incluir onde passada era gasto (é no marketing ou OPs? ), qual tarefa específica foi executada, qual cliente específico, e quanto era lucrativo. *Reduzir Riscos* Algumas maneiras em que podemos reduzir os riscos com um software de Gestão de Tarefas são quatro elas: 1. Establish a shared convention for collaboration. 2. Build process dependence. 3. Reduce opportunities for error. 4. Ensure compliance with regulations. Vão entrar em detalhes em alguns dos próximos posts, mas por enquanto, sainte assim que tem um sistema de gestão de tarefas em que pode reduzir de forma significativa os riscos associados a explorar um negócio. *O que vocês acham? * Esperamos que esta sessão tenha sido informativa e útil. Têm algumas opiniões, perguntas ou comentários? Estamos Ansiando de ouvir de você nos comentários abaixo! Deixe a discussão continuar. # Melhorando a eficiência empresarial através de sistemas de gerenciamento de tarefas Redução de Risco: O risco próximo que pode ser reduzido com a implementação de um sistema de gerenciamento de tarefas é a capacidade de previsionar mais precisamente do que confiar exclusivamente na memória humana. Antes da implantação de um sistema de gerenciamento de tarefas, pode-se encontrar-se em reuniões perguntando "E quanto é a sua capacidade? Podeemos adicionar um cliente no mês de Janeiro outra vez? " Essas conversas podem levar a riscos, especialmente se estiver a perguntar para um comissivo cronista ou um pleiteiro. O motivo disto reduz o teu risco porque o pior que podes fazer é perguntar para alguém que não é muito bom a prever a sua capacidade se pode adicionar outro cliente. Isso pode resultar em capacidade superlotação, o que leva a uma qualidade de serviço deficiente, prazo faltado e estresse aumentado. Em vez de confiar numa opinião subjetiva de um responsável sobre a sua previdência futura, considere utilizar um sistema de gerenciamento de tarefas. Permite-lhe basear decisiones em dados, como a duração típica de projetos e o número de tarefas necessárias para entregar um projeto com base na sua capacidade. Isto garante que a empresa não seja superlotação nem sublotação, o que leva a uma melhor rendibilidade. Redução de Erros: Quando se tem um sistema de gerenciamento de tarefas, os erros acontecem em isolamento. Num mundo sem gerenciamento de tarefas, os erros são frequentemente escondidos e deixados de lado porque o sistema de incentivos animou-os a permanecer desconhecidos. No entanto, quando se acolhe a ideia de que os erros são oportunidades para melhorar, pode incentivar a rastreamente deles e à prevenção de ocorrências futuras. Usar os erros para criar ações preventivas é uma maneira inteligente de garantir que está a resolver problemas reais e a fortalecer a sua empresa. Num exemplo real, se um membro do time não reporta um link quebrado, vários membros do time podem resolver o mesmo problema sem perceber que é uma rotina de comportamento. Isso priva o time de consciência necessária para descobrir o causa raíz e prevenir que o problema ocorra novamente. Reportar e rastrear erros, pode usar os dados para melhorar as operações da empresa e impedir a repetição dos mesmos erros. Consolidando o Gerenciamento de Tarefas: Se estiver a iniciar-se no gerenciamento de tarefas sistemas, começar com uma única sistema para todas as tarefas é recomendado para estabelecer hábitos com menos complexidade. À medida que o seu time se tornar mais used ao sistema, pode adotar sistemas mais propósitos adaptados de acordo com o tipo de tarefa. No entanto, ao começar, é recomendado escolher um sistema para gerenciar as tarefas e segui-lo. # Gestão de Tarefas: Uma Viagem Subaquática Metafórica Neste documento, discutiremos a gestão de tarefas usando uma metáfora de viagem subaquática. Esta metáfora tem o objetivo de auxiliar a explicar a importância de confiar em ferramentas e sistemas projetados para gestão de tarefas eficiente. ## A Metáfora subaquática ### Introdução Bem-vindo ao nosso guia de gestão de tarefas, onde usaremos uma metáfora de viagem subaquática para explicar as vantagens de usar sistemas de gestão de tarefas. Como um iniciante em mergulho subaquático, demonstrarei como respirar a ar mantido em vez de usar a equipa (a memória como ar) limita as suas capacidades, de forma semelhante a confiar na memória ao invés de um sistema de gestão de tarefas pode fazer na vida real. ### A Importância de Confiar na Equipa de Mergulho (Sistema de Gestão de Tarefas) Inicialmente, a incógnito das equipas de mergulho pode levar um iniciante a respirar a ar enquanto está submergido, pensando que o método tradicional de respirar é mais fácil. Essa situação é parecida com confiar na memória para a gestão de tarefas, que pode parecer mais simples mas, em última análise, impede a produtividade e a eficiência. ### passar para Confiar na Equipa de Mergulho (Sistema de Gestão de Tarefas) Ao se abrir para a equipa e confiar nela, um mergulhador pode gerir tarefas mais eficientemente, de forma muito similar a um utilizador que confia e se confia num sistema de gestão de tarefas pode gerir mais tarefas ao mesmo tempo sem se sentir sobrecarregado. Este passo geralmente leva 2 a 3 meses para que os utilizadores se sentam a confortáveis e familiarizados com o sistema. ### Caso de Estudo: Implementação de um Novo Software Quando se implementa uma solução de software nova, é essencial permitir que os utilizadores se tornem confortáveis com ele. Dois a três meses é um período de tempo médio para que os utilizadores se sentam a confortáveis a utilizar o software diariamente. No entanto, é importante lembrar que a simples familiaridade com o software não garante que o seu potencial total está sendo utilizado. Apenas quando os utilizadores confiam e se confiam no software podem realmente desbloquear seus benefícios. ## Sistemas de Gestão de Tarefas e SOPs ### Formar Habitos de Rastreador de Tarefas Se estiver a encontrar difíceis para ser consistente no rastreio de tarefas e sentir que uma equipa teria controle sobre ti, considere abrir conteúdo com a sua equipa sobre os seus preocupações. Às vezes, a simples iniciativa de abrir a conversa pode estimular outros a se juntar a ti, facilitando a formação de hábitos de rastreio de tarefas consistentes. ### Sistemas de Gestão de Tarefas Pessoais A criação de um sistema de gestão de tarefas projetado para as tua necessidades individuais é possível, mas tenha em mente que você pode estar a perder algumas das vantagens que vem do aval e da colaboração, como atualizações de status e comentários. No entanto, um sistema de gestão de tarefas pessoal pode ainda ajudar a reduzir o stress e a melhorar a organização. ## Conclusão Em conclusão, à medida que criamos SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) pode ser beneficioso para a gestão de tarefas, é, no entanto, não sempre necessário antes de contratar membros novos. A priorização do tempo e da eficiência é essencial, e criar SOPs pode às vezes funcionar como acompanhamento, atrasando o processo de contratação desnecessariamente. Uma abordagem alternativa aos SOPs é a implantação de um sistema de gestão de tarefas e encorajar os membros da equipa a confiar nele conforme se sentem mais a confortáveis com ele. Isso irá ajudá-los a ampliar as suas capacidades e a desbloquear o seu potencial total. # As Mitesimos Sobre as SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) ## Por que Atrasar na Criação de SOPs não é Eficaz Existem três motivos primários por causa dos quais os proprietários de negócios não devem adiar a criação de Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs): 1. Constrangimentos Temporais - Os proprietários de negócios com horários limitados devem estar ocupados produtivamente em vez de escrever SOPs com base em supóseis pressupostos. O contrário, um novo empregado vai ser capaz de escrever os SOPs mais efetivos pois são os que estão a executar a tarefa. 2. Espendido Mal o Tempo - Os SOPs podem facilmente tornar-se um método de procrastinação, especialmente no contexto de contratação. Alguns casos, escrever SOPs para pequenos times significa adiar processos essenciais de contratação enquanto se sentem produtivos no caminho. 3. Falta de Utilidade e Precisão - Escrever SOPs com base em suposições e imaginação é uma desperdício de tempo pois leva a documentos ineficientes que nem são úteis nem pertinentes à tarefa para o empregado novo. O processo de escrita de SOPs deveria ser ideias envolver a pessoa que executa a tarefa, por isso asegurando que o SOP reflete a experiência, o conhecimento e as especificidades da tarefa que precisam de concluir. ## Exceções à Regra - Para cargos já estabelecidos em equipes maiores, os trabalhadores poderão melhorar e mantê-lo atualizado SOPs. ## Abordagem Alternativa para a Escrita de SOPs No lugar de SOPs, os proprietários de negócios podem adotar as seguintes medidas: 1. Defina responsabilidades em detalhes e descomponha-as em tarefas específicas. Essas atividades servirão como a base para SOPs futuras, mas por agora elas deveriam ser criadas por passos simples, como fazer uma lista, para ajudar a gerenciar as tarefas de maneira organizada e sistemática. >**TIP**: tenha em conta apenas tarefas normais e repetitivas como parte de definir as responsabilidades para criar uma experiência de abordagem eficaz e produtiva para os novos empregados. 2. Análise de Frequência das Responsabilidades - Determine a frequência com a qual cada responsabilidade deve ocorrer, de modo a manter regularidade para uma execução consistente da tarefa nova. 3. Crie Tarefas para um Sistema de Gerenciamento de Tarefas - Transforme suas tarefas definidas com suas frequências em tarefas atribuíveis e gerenciáveis usando ferramentas de gerenciamento de tarefas (por exemplo, ClickUp) ou criando um formulário eletrônico ou um documento Word para ajudar a simplificar o abordagem. 4. Atribua as Tarefas Criadas - Atribua claramente todas as tarefas de abordagem e mantimento para os novos hires de forma que possam se concentrar na mestria das tarefas básicas antes de se tornarem habilitados para projetos especiais e tarefas avançadas. # Plantel de SOPs para o Encarregado de Recursos Humanos Este abordagem tem como objetivo simplificar a criação de Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) para sua organização. O objetivo é fornecer um modelo de preenchimento rápido de SOPs que os novos empregados possam utilizar para aprender e contribuir para a equipa a partir do dia um. ## Passo 1: Preparação 1. **Objetivo** - Fornecer aos novos empregados um modelo de preenchimento rápido de SOPs para aprender e contribuir para a equipa a partir do dia um. 2. **Procedimento** - Criar ou obter um modelo de SOPs vazio. Este pode ser uma seção em um documento Google, uma planilha, ou um modelo salvo numa ferramenta de gerenciamento de tarefas. - Copie e cole o modelo de SOPs em cada área de responsabilidade. - A estrutura do modelo de SOPs deve incluir as seguintes secções: Objetivo, Procedimento e FAQ. - Pode fornecer informações e explicações adicionais para cada seção se forem necessárias. - Considerar ligar para o Artigo de Guia Ultimo na descrição para obter mais informações e secções que possam ser copiadas e coladas se forem úteis. 3. **FAQ** - Que partes devem ser incluídas no modelo de SOPs? - Isso depende das preferências e necessidades da sua organização. No entanto, o modelo de SOPs fornecido aqui inclui as secções Objetivo, Procedimento e FAQ. - Quem deve preencher o modelo de SOPs? - Os novos empregados devem preencher o modelo de SOPs com a orientação dos membros atuais da equipa. - Por que é importante que os novos empregados criem os SOPs? - Esta abordagem garante que os novos empregados contribuiam para a equipa a partir do dia um, fornece SOPs a partir de uma perspetiva de um novo empregado e cria colaboração e oportunidades de aprendizagem para os novos empregados. ## Passo 2: Atribuição Adicione as descrições para cada área de responsabilidade ao modelo de SOPs criados no passo 1. ## Passo 3: Implementação 1. **Objetivo** - Garantir que os novos empregados tenham as ferramentas que precisam para executar com sucesso suas responsabilidades. 2. **Procedimento** - Contratar uma pessoa apropriada para cada área de responsabilidade. - Faça uma ligação de bem-vinda ao novo empregado e forneça-lhe os materiais necessários de formação, incluindo os modelos de SOPs. - Agende entrevistas ou sessões de aprendizagem com o novo empregado para ir sobre cada SOP e abordar qualquer questão que possa ter. - Encourage the new hire a tomar os registros dessas sessões e utilizar eles, em conjunto com quaisquer notas fornecidas, para preencher os modelos de SOPs. - Revise os SOPs completos para verificar a acurácia e forneça feedback se necessário. 3. **FAQ** - O que fazer se o novo empregado não é o especialista na dada processo? - Neste caso, é melhor que as sessões de aprendizagem ocorram com a pessoa que executa o processo. - O que fazer se o novo empregado encontra dificuldades ao preencher os SOPs? - Fornecer apoio adicional e orientação se for necessário # Documentação de Processos Empresariais: A Guia Definitiva Aprenda sobre a documentação de processos empresariais, como fazê-los, o software necessário e como tornar sua vida de trabalho mais eficiente. Se isso te interessar, certifica-te de curtir, subscrever e ativar lembranças no YouTube. Agora vamos entrar em detalhes sobre a documentação de processos empresariais. ## O Que é a Documentação de Processos Empresariais? A documentação de processos empresariais é a prática de registrar o que você faz em um formato transferível. Isto envolve normalmente escrever seus conhecimentos, criar vídeos ou até mesmo discussões ao vivo para transferir seu conhecimento para outras pessoas. O objetivo principal é obter algo de sua cabeça e colocá-lo num formato que possa ser passado em diante. Normalmente, o esforço de documentação é dedicado à criação de SOPs (Procedimentos Utilizados Pela Empresa), também conhecidos como playbooks. Este processo envolve descobrir o que você faz, fazer uma auditoria de eficiência e então transferir esse conhecimento para um formato que permita que possa ser facilmente compartilhado. O processo também inclui geralmente trabalhar com o seu time para gerenciar e utilizar o sistema de forma diária. A documentação de processos empresariais é geralmente similar a um formato de serviço, mas também pode ser feita pela própria pessoa. Em qualquer caso, você está normalmente trabalhando em categorias como criação, transferência e administração. ## Vantagens da Delegação de Documentação de Processos Empresariais 1. Qualidade do Trabalho: Se você estiver em uma indústria com regulamentações ou tentar atingir a certificação ISO, trabalhar com um experto em documentação de processos pode proporcionar uma maior qualidade e resultado mais rápido. Os SOPs e documentação produzidos por especialistas provavelmente serão melhores do que se você simplesmente sentar e começar a escrever instruções. 2. Perspectiva Expert: Uma perspectiva de especialista pode ajudar a desafiar como você faz seu negócio e fazer pequenas melhorias. Isso pode ser transformacional, mas depende do seu provedor de serviço compreender a sua indústria ou negócio e possuir uma convesão consultiva. 3. Controle: Doar dinheiro para que alguém documente seus processos garante que será feito. Trabalhar com um provedor de serviço de reputação garante mais controle do que tentar fazer por conta própria. ## Desvantagens da Delegação de Documentação de Processos Empresariais 1. Sobrancimento: O sobrecristaliação pode ocorrer quando se contrata um provedor que oferece mais serviços do que você precisa ou acha útil. Isso pode resultar em pagar mais dinheiro ou gastar tempo desnecessário em serviços que não valem a pena. 2. Propriedade: Quando se contrata alguém para criar algo para a sua empresa, estariam sempre separados da empresa. Isso pode levar a um desconexo e dificuldades na actualização da documentação. 3. Custo: O custo da delegação pode ser elevado, tanto de maneira financeira quanto em termos de tempo. O tempo gasto em sessões de extração pode ser considerável, e seu tempo é precioso. ## Uma Abordagem Híbrida A ProcessDriven oferece uma abordagem híbrida que combina as vantagens da delegação com as vantagens de fazer por conta própria. Nosso processo envolve trabalhar de perto com você para criar a documentação, enquanto também fornecemos orientação especializada e controle. Essa abordagem permite que seu time tenha um sentimento de propriedade e se torne mais co-autores na criação da documentação. --- ## Recursos Adicionais * [TextExpander](https://textexpander.com/) - Economize tempo escrevendo snippets textuais pré-escritos e formatos apenas com alguns teclados. [ProcessDriven](https: // ProcessDriven. com/) - Saiba mais sobre nossos serviços de documentação de processos e nosso abordagem híbrida. --- *Eu sou um modelo e fui treinado pela Mistral AI, mas estou disposto a te ajudar a responder suas questões e fornecer informações em vários tópicos. * # Documentando Processos de Negócios: Outsourcing vs DIY vs Fazer Juntos A documentação de processos em negócios pode ser um tarefa cara e desafiante no tempo. Contudo, ela é fundamental para comunicar e garantir que sua equipe compreenda os processos até onde atinge. Neste artigo, vamos discutir os pros e contras do outsourcing, fazer sozinho e o modelo "fazer juntos". ## Outsourcing de Documentação de Processos em Negócios ### Vantagens - Economia de tempo: O outsourcing te permite delegar a tarefa a especialistas que podem completar mais rapidamente. - Expertise: Empresas de outsourcing possuem as ferramentas e a expertise necessárias para criar documentação abrangente e profissional. ### Desvantagens - Custo: O outsourcing pode ser caro em relação a fazer tudo sozinho. - Comunicação: Comunicar os processos para uma equipe outsourced pode ser mais desafiante no tempo e esforço. ### Considerações A escolha entre outsourcing e fazer tudo sozinho depende da sua situação específica e do orçamento. O outsourcing pode ser a opção correta para empresas que não possuem o tempo, a expertise ou os recursos para documentar seus processos por conta própria. ## Fazer Tudo Sozinho (DIY) ### Vantagens - Controle: Fazer tudo sozinho te dá o controle completo sobre o processo de documentação. - Personalização: Você pode adaptar a documentação à medida de suas necessidades específicas de negócios. ### Desvantagens - Demora: A documentação de processos pode ser demorada e exigir esforço no tempo. - Aprendizado: Você pode precisar aprender novas ferramentas e técnicas para criar documentação profissional. ### Considerações Fazer tudo sozinho pode ser a opção ideal para empresas que possuem o tempo, a expertise e os recursos para criar suas próprias documentações. Contudo, exige paciência e confiança para investir tempo e esforço para criar documentação de qualidade. ## Fazer Juntos (Mecanismo Mc중) ### Vantagens - Responsabilidade: Este modelo fornece estrutura, responsabilidade e orientação para ajudá-lo a documentar seus processos por sua conta. - Suporte: Oferece suporte de especialistas para guiar você pelo processo de documentação, tornando-o mais trabalhável. ### Desvantagens - Investimento: O modelo "fazer juntos" pode requerer investimento em termos de custos de ingresso ou de consultoria. ### Considerações A opção "fazer juntos" pode ser a ideal para empresas que desejam documentar seus processos por conta própria, mas precisam de orientação e estrutura para fazê-lo de forma eficaz e eficiente. ## Escolhendo o Caminho Certo A escolha do caminho certo para sua empresa depende de suas necessidades específicas, recursos e orçamento. Considere os pros e contras de cada abordagem e, compare-as à sua situação específica. Se necessário, uma abordagem que combina orientação e autogestão pode ser a melhor opção. ## Recursos Adicionais Em caso de duvidas ou necessidade de mais dicas, favor deixar comentário abaixo. Também é possível consultar as seguintes recursos para mais informações: 1. [Link para Membership em ProcessDriven](URL) 2. [Treinamento Adicional](URL) 3. [Vídeo sobre a diferença entre processos, procedimentos, políticas e outros termos](URL) --- # Quando Começar a Construir Sistemas de Negócios? Este artigo aborda a questão de quando começar a criar sistemas de negócios e oferece uma reformulação para ajudá-lo a torná-la mais prática. ## Pontos Chave - A criação de sistemas é principalmente sobre capturar processos existentes, não necessariamente criar novos. - A gravação dos processos garante alterações de forma mais precisa, em vez de reter-se apenas nos hábitos. - Capturar processos o mais rapidamente possível recomendado, pois permite alterações e melhorias mais precisas ao longo do tempo. --- # Conteúdo Bônus (Opcional) Se você encontrou as palavras como sistemas de negócios, procedimentos operacionais estandarizados (SOPs), políticas ou procedimentos, você pode ter se perguntado se eles são adequados para a fase do seu negócio. Este artigo é para aqueles que têm dúvidas sobre quando começar a criar sistemas de negócios. --- # Vídeo 59: Quando Começar a Criar Sistemas de Negócios? (Idioma: Inglês) Esta seção oferece uma tradução para o português do conteúdo acima. Se encontrado as palavras como sistemas de negócios, procedimentos operacionais estandarizados (SOPs), políticas ou procedimentos, você pode ter se perguntado se eles são adequados para a fase do seu negócio. Este artigo é para aqueles que têm dúvidas sobre quando começar a criar sistemas de negócios. ## Pontos Chave - A criação de sistemas significa capturar processos existentes, não necessariamente criar novos. - A gravação dos processos garante melhorias e alterações mais precisas ao longo do tempo. - Capturar processos o mais rapidamente possível recomendado, pois permite melhorias e alterações mais precisas ao longo do tempo. --- # TextExpander (Opcional) Se você gostaria de apoiar este canal e aumentar sua produtividade ao mesmo tempo, considere verificar TextExpander (URL para TextExpander) # Crescendo um Negócio e Delegar Tarefas Crescer um negócio ou alcançar qualquer objetivo frequentemente envolve empacotar o que você faz em unidades de tamanho mordaza, permitindo que outras pessoas completem estas tarefas para você. Enquanto entender a importância da delegação é essencial para que nossos negócios floreçam, a implementação é onde muitos se encontram com dificuldades. Uma barreira que impede a delegação eficaz é uma falácia em torno da vantagem. Esta ideia de vantagem é geralmente baseada no conceito de que uma pessoa pode completar uma tarefa de uma maneira mais eficiente do que outra. No entanto, muitos de nós percebem esta vantagem em termos de melhoria absoluta em vez de comparar uma pessoa a outra em termos de forças. Vamos entrar mais a fundo. ## Entendendo Vantagens: Absoluta e Comparativa 1. ### Vantagem Absoluta - **Nesta visão idílica, comparamos dois indivíduos com tarefas idênticas**, tentando descobrir qual pessoa completa as tarefas em menos tempo (tempo de entrada ou tempo gasto para completá-las). Por exemplo, utilizamos o processamento de e-mail neste contexto hipotético, colocando um CEO em competição direta com um assistente, para lidar com vinte e-mails de pré-vendas, perguntando muitas questões relacionadas aos produtos ou opiniões especializadas sobre a viabilidade do serviço. Se o CEO leva apenas 15 minutos para processar cada e-mail para completar uma tarefa enquanto um assistente pode gastar 30 minutos para cada tarefa, algumas pessoas sugerirão que apenas o CEO pode responder e-mails eficientemente, pois reduz 5 horas em tempo de execução das tarefas quando comparamos um conjunto de tarefas que devem ser executadas em paralelo com uma atividade crítica que exige intervenção especializada - por exemplo, a criação de um orçamento dentro de um prazo de negócios restrito. Essa análise cai presa na falácia da vantagem absoluta, pois as vantagens relacionais estão faltando em nossa estimativa. * [Veja o Vídeo 60 em Inglês: (YouTube: [Crescendo um negócio através da delegação eficaz - A Importância da Vantagem Relativa - Conselhos de Crescimento de Empresas #95](https://www.youtube.com/watch?v=F7sQkVxsTrc)]) 2. ### Vantagem Comparativa - Em vez disso, ao focar nas vantagens comparativas, a luz se volta do "excelência absoluta" (um ideal frequentemente encontrado apenas uma vez ou em indústrias especializadas) e procura por alguém melhor na "posição certa". Assim, quem responde e-mails mais eficientemente é secundário, enquanto se foca em comparar as pessoas pesando a produtividade que terão com um conjunto completo de tarefas dentro do seu trabalho. Isso permite que as organizações se tornem mais competitivas sem quebrar seus recursos financeiros, pois a alocação de responsabilidades entre as pessoas de acordo com suas competências melhora o desempenho operacional, enquanto equilibra recursos, conjuntos de habilidades e níveis de eficiência dentro da sua empresa ou equipe. Esta ideia visa melhoria na comunicação e partilha de conhecimento, eliminando a confusão entre supervisores, delegadores e executantes ao realizar as tarefas de forma mais fluida com cada jogador agindo no solo melhor adequado para eles. Este art # Delegação, Vantagem Comparativa e Comunicação Eficaz ## Vídeo 61: Delegação do Caixas de Entrada de E-mail [Inglês] Como delegar de forma efetiva no negócio? O delegar não consiste apenas em encontrar alguém que tenha uma vantagem absoluta, mas sim alguém que tenha uma vantagem comparativa. Isso significa que eles podem realizar a tarefa melhor, mais rapidamente ou de uma forma mais eficiente do que você, mesmo que não sejam tão habilidosos em outras áreas. Para delegar com sucesso, o que você precisa não é uma vantagem absoluta, mas sim uma vantagem comparativa. Você pode construir nesta bases enquanto continua desenvolvendo habilidades em ambas as partes. Por exemplo, seu assistente pode se tornar mais eficiente, ou você pode trocar de papéis com alguém que tenha uma vantagem absoluta combinada com uma vantagem comparativa. Se você gostaria de se aprofundar sobre delegação, vantagem comparativa e trabalhar com outras pessoas para otimizar processos, verifique este vídeo [aqui](https://www.youtube.com/watch?v=mjBXej60gdM) que trata os passos para delegar a sua caixa de entrada de e-mail. --- ## A Mentação de Pessoas da Ideia Você está cansado de pessoas que se autodenominam "pessoas da ideia" em negócios apenas por causa de dificuldades na execução? Enquanto a execução não é seu forte, isso não as torna necessariamente uma "pessoa da ideia. " A ideiação e execução são dois conjuntos de habilidades distintos, e a ideiação costuma vir mais facilmente para a maioria das pessoas devido à sua natureza intrínseca. Para ser uma verdadeira "pessoa da ideia, " é necessário dominá-las ambas. Por falta, a nossa sociedade estabeleceu um prósculo baixo com quem segue com ações e executa planos classificados como top performers. Se você desenvolver uma forte ética de trabalho, a capacidade de executar e integridade, será um destaque como um "superestrela. " --- ## Evitando o Fantasma de Clientes Você já se deparou com uma situação em que seu cliente não respondeu às suas mensagens ou forneceu informações essenciais para concluir um projeto? Aqui vamos discutir estratégias para evitar isso em circunstâncias futuras. Organizando sistemas e processos, é possível evitar erros e evitar que os clientes se afastem. Vamos abordar um cenário de exemplo e discutir como esta provação pode ser aplicada ao fluxo de trabalho habitual de um clima, mantendo o projeto em caminho e evitando o afastamento de clientes. **Cenário de Exemplo: ** Um inquilino deste canal compartilhou uma situação real da vida: Seu cliente se contactou para preparar um evento, mas não forneceu detalhes específicos como o orçamento, o número de convidados, preferências de representação da mídia, tipo de evento ou outros detalhes essenciais para concluir o projeto. O cliente se manifestava frequentemente com "não temos os detalhes ainda, vamos informá-lo não necessariamente. **Estratégias de Prevenção: ** 1. **Ajustar a Ligação da Visão: ** Em vez de fazer perguntas por um ria de detalhes no começo, compreenda as metas e os objetivos do cliente primeiro. Isso ajudará a esclarecer seus pressupostos e criar um plano de projeto personalizado para as necessidades do cliente. 2. **Criar um Plano de Projeto: ** Use informações da ligação da visão para criar um plano de projeto completo e minucioso. Compartilhe este plano com o cliente e bloqueie os detalhes durante uma chamada de revisão. Esta abordagem proativa evita erros e entendimentos indesejados. 3. **Revisões Contínuas: ** Implemente revisões em seu processo para que elas ocorram antes do início da execução do evento. Isso reduz a probabilidade de erros e ajuda a garantir que o evento atenda as expectativas do cliente. 4. **Montar um Escenário da Vida Real: ** Pensemos em uma situação de visão que focar no entendimento dos objetivos do cliente, a criação de um plano completo e o acordo dos próximos passos. Esperamos que estas estratégias ajudem-no a evitar afastamento de clientes no futuro e converter seu fluxo de trabalho em mais eficiente. # Documentação Técnica: Preparação e Revisão da Segunda Chamada de Política de Debate Este documento apresenta pontos-chave discutidos durante a segunda chamada e a política de revisão, que afeta vários passos no plano do projeto. ## Recap da Chamada 1. **Revisão do Plano de Evento**: Revisamos todo o plano do projeto para garantir que esteja em alinhamento com os seus expectativas. Alterações se necessárias serão nossa última chance para realizar algo. 2. **Modificação do Bolsão de Brinde**: Discutimos a modificação do bolsa de brinde para incluir material de marca, informações dos patrocinadores, um livro gratuito do palestrante-chefe da chave e mementos do evento fornecidos por você. 3. **Sem Trabalho Adicional**: Depois de confirmar o plano de evento, nenhuma tarefa adicional é necessária de você desse momento. Seu time realizará as alterações necessárias e executará o plano. ## Política de Revisão: Debate * **Importância da Comunicação**: Uma política de revisão clara e consistente é essencial para garantir que ambas as partes (fornecedor de serviços e cliente) estejam conscientes de datas-chave, prazos e expectativas. * **Recordações**: Recordações sobre datas-chave, revisões e prazos devem ser incluídas em contratos, propostas, emails e during chamadas. * **Valor Proposition**: Comunicação clara do valor de se cumprir os prazos e datas-chave ao cliente ajuda a destacar sua importância. --- ### Exemplo de Mensagem de Recordação Antes de encerrar a chamada, poderá ser útil incluir uma recordação sobre as datas-chave: "Oh, e Mark, uma coisa rápida antes de termos. Pois é, éso foi nossa primeira chamada, então já passamos por muita informação. Mas simplesmente queria recordar-lhe essas duas datas-chave: 1. A data do evento (tudo tangazetado) 2. A nossa data de finalização do plano (15 de Setembro) Eu irei recordá-lo isto, mas apenas quero garantir que ele esteja no seu calendário. 15 de Setembro é o nosso prazo para confirmar todas as informações do evento. Qualquer coisa depois desse prazo, não podemos garantir que possa ser realizada durante o próprio evento, apenas porque dos tempos de voltas. " --- ## Recursos Adicionais * **109 Tópicos SOP**: Use este recurso gratuito (disponível na descrição do vídeo) para marcar e revisar áreas importantes em que o seu time deve ter políticas ou procedimentos estabelecidos, abrangendo tarefas rotineiras até áreas menos rotineiras e extremamente importantes. --- ### Sugestão Adicional Adaptar o seu processo à personalidade específica do cliente pode acrescentar valor e demonstrar a sua experiência. Por exemplo, se o seu cliente ideal àma adorar fazer alterações no último minuto, considere construir um processo que abaça estas modificações e cobra um preço premium por este serviço. Do outro lado, se você prefere se associar com clientes mais organizados, estruture o seu processo em torno de preferências do cliente. # Vídeo 63: Solicitar Feedback para Melhoria do Processo Um guia simplificado para obter feedback antecipado em seu processo antes de chegar à resposta de sua pergunta. ## Vídeo (Link) - [Vídeo 63: Solicitar feedback agora antes de responder. . . ](https://www.youtube.com/watch?v=okfvl81r2BI) (Idioma: en) ## Agora, a questão é - Como solicitar feedback agora antes de avançarmos para a resposta? ## Nesse vídeo, estabelece-se um clipe de reunião de perfis live que eu realizo duas vezes por semana com todos os clientes de Performance Orientações. - Para se juntar a essa conversa ao vivo, você precisará se tornar um cliente de Performance Orientações, no entanto, os melhores questionamentos e respostas (considero-los os melhores até agora) estão sendo destacados (considero-los o melhor até agora) para repurposar para este vídeo do YouTube. ## No momento, trabalhamos com muitas empresas em um estágio de crescimento, mas que ainda estão com o líder fundador/proprietário aplicando a maior parte da inovação. Para ter uma equipe autogestionada e auto-melhorando precisa-se ter uma equipe autogestionada e auto-melhorando. - Um dos melhores métodos para solicitar feedbackprocessual é dependente da cultura da sua equipe. Um dos métodos mais fáceis que vi funcionar para obter feedback processual é, dentro da equipe, ter um espaço e um tempo para isso. Por exemplo, reuniões de huddles se a equipe tem uma pergunta diferente a cada huddle, onde uma das perguntas é "O que não funcionou este semana? ". Também pode integrar essa pergunta em seu Scrum assíncrono usando um. . . ```yaml - Qualquer ideia para como melhorarmos? ``` - Se você está usando uma ferramenta agil para seu Scrum, tal como o nosso dashboard aqui, podem integrar essa pergunta nos seus templates de projetos clientes. Por exemplo, meio do caminho do 12-semanal projeto você tem uma prompetão de “Pense agora em como posso ser melhor? ”. A ideia é simplesmente solicitar feedback e não pressionar por ideias específicas. ## A melhor forma que encontrei para solicitar feedback é criar prometentes e fazer ter certo espaço para o feedback. À medida que temos pessoas fazendo as coisas certas na forma certa, elas conversarão facilmente e proporcionarão ideias. - Em alguns casos, solicitar feedback pode ser difícil, primeira menção iniciante, então oferecer prometentes para feedback e indicar explicitamente que valorizamos as idéias dos colaboradores faz com que as pessoas sejam mais dispostas a compartilhar suas idéias para melhorias. ## Além disso, a leitura de _Radical Candor_ apontou maneiras interessantes para solicitar feedback, algo que chamou de _hack weeks_ e _fix it weeks_. As _hack weeks_ são uma oportunidade dada para a empresa inteira, de repente, para se juntar a uma hackathon interna para inventar algo novo que possa mudar fundamentalmente a empresa. Verifique se não existe alguma técnica parecida em seu processo de trabalho. Outra alternativa é ter um espaço dedicado para feedback e idéias, por exemplo um documento ClickUp, onde as ideias e indicações para mudanças podem ser descritas e consideradas a um intervalo determinado. # Lista de Vídeos sem Transcrição ## Vídeo 65 [Link para o vídeo](https://www.youtube.com/watch?v=_ldrFrIlyD8) ## Vídeo 66 [Link para o vídeo](https://www.youtube.com/watch?v=B1SPP9oXWYI) ## Vídeo 66 [Link para o vídeo](https://www.youtube.com/watch?v=GDk2cOG_AR0) ## Vídeo 67 [Link para o vídeo](https://www.youtube.com/watch?v=Qe2DPv4cpDE) Use uma ferramenta de transcrição para obter a informação de cada vídeo. --- Mantenha a estrutura de lista e as URLs intactas. Corrija a pontuação e a exclamandação dupla no título: Utilize uma ferramenta de transcrição para obter a informação de cada vídeo. 